Management Assistent Hai

De functie

Bij Hai - Hutten Albron Impactmakers draait alles om verbinden. Mensen, processen, divisies en... systemen! Wij zoeken een nauwkeurige en betrokken Management Assistent die hands-on aan de slag gaat, graag schakelt met collega's op alle niveaus en niet bang is voor een veelzijdige uitdaging.

In deze rol help je mee om de operatie van verschillende divisies soepel te laten verlopen. Jij zorgt dat contracten kloppen, administratieve processen efficiënt verlopen en collega's, klanten en leveranciers altijd snel en accuraat worden geholpen.

Wat ga je doen?

• Contract- & SLA beheer: opstellen, aanpassen en verwerken van contracten en addenda; beheren en wijzigen van SLA's; controleren en verwerken van contractafspraken in CRM en overige systemen (o.a. Prijslijstapp, Mendix/Finnapp); bewaken van afspraken en opvolgen van wijzigingen vanuit operatie of klant.
• Financiële administratie & systeembeheer: aanmaken en beheren van debiteuren, kostenplaatsen, PO's en factuurinstellingen; ondersteunen bij factuurklachten; onderhouden van klant- en locatiegegevens in CRM; beheren van ODG-portalen van zakelijke accounts.
• Operationele ondersteuning & klantcontact: beantwoorden van vragen van collega's, klanten en interne stakeholders; behandelen van binnenkomende e-mails en meldingen; coördineren van ad hoc verzoeken; regelen van attenties zoals jubileumcadeaus, bloembestellingen, geboortecadeaus en afscheidscadeaus.
• Agendabeheer & administratieve support: plannen, beheren en verzetten van overleggen en afspraken; documentbeheer in SharePoint en locatiedossiers bijhouden; opstellen van overzichten, locatielijsten en rapportages; ondersteunen van collega's bij systeemvragen en onboarding.
• Samenwerking & verbetering: nauw samenwerken met Finance, Business Horeca, Zorg, Juridische Zaken en operationele teams; bijdragen aan implementatie van nieuwe werkwijzen en systemen; signaleren van verbeterkansen in administratieve en ondersteunende processen.

Wat neem je mee?

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een administratieve, binnendienst- of managementassistentie-functie.
• Aantoonbare ervaring met contractadministratie, klantcontact en het werken in meerdere systemen tegelijk.
• Administratief zeer sterk, accuraat en servicegericht.
• Digitale vaardigheden (CRM-systemen, Office 365, SharePoint).
• Snel kunnen schakelen en goed overzicht houden
• Zelfstandig, maar zoekt actief samenwerking met collega's.

Onze menukaart voor jou

25 vakantiedagen, 8% vakantiegeld en reiskostenvergoeding. Laptop, telefoon en alle tools om je werk goed te doen. Goede pensioenregeling. Volop ontwikkelmogelijkheden binnen een groeiende organisatie. Een warm welkom in een informeel, betrokken team. Werk met betekenis: jij zorgt dat processen en collega's soepel kunnen werken.

Klaar om impact te maken? Solliciteer direct! Upload jouw contactgegevens via de sollicitatiebutton, en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. Heb je vragen? Neem gerust contact aan Enoc da Costa, Recruitment Business Partner via werkenbij@albron.nl

Onze organisatie

Hai - Hutten Albron Impactmakers is meer dan alleen een werkgever, we zijn een organisatie met een duidelijke missie: het creëren van positieve impact voor onze gasten, collega's, leveranciers en de wereld om ons heen. Je werkt in een dynamisch team waarin jouw inzet en nieuwsgierigheid gewaardeerd worden. De cultuur binnen onze organisatie is open, collegiaal en gericht op leren, ontwikkelen en samenwerken.