Beheerder Servicedesk Inkopen en Bestellen

Ben jij klantgericht, nauwkeuring, communicatief sterk en op zoek naar een uitdagende functie in een leuk team? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het team Servicedesk inkopen & bestellen is de spin in het web en het eerste aanspreekpunt voor collega's die iets willen bestellen of inkopen. Door het ondersteunen, adviseren en doorverwijzen van collega's bij het registeren van inkopen, draagt het team eraan bij dat de collega's zo goed mogelijk geholpen worden bij het rechtmatig inkopen. Hierdoor wordt de kwaliteit van inkoopregistraties geborgd. Het doel van dit team is dan ook het bieden van professionele inkoopbegeleiding en bijdrage aan een kwalitatief goede inkoop- en contractregistratie en financiële administratie. Ons team werkt onder andere nauw samen met afdeling Inkoop, Crediteuren en Contractmanagement.

Wat ga je doen?

Als beheerder Servicedesk inkopen en bestellen, verleen je op diverse manieren begeleiding aan collega's binnen de gemeente. Je adviseert, informeert, traint, verwijst door en je ondersteunt waar nodig. Alle collega's van de gemeente met een bestel- en inkoopbehoefte ga je zo goed mogelijk door het systeem begeleiden, om onze inkoopadministratie juist, volledig en rechtmatig te krijgen. Je registreert contracten, beoordeelt inkoopvragen, adviseert over de weg naar aanbestedingen, controleert en corrigeert bestelaanvragen en houdt het contractregister bij.

Wat bieden wij?

Een plek in ons superleuke team! Afwisseling, werk dat er echt toe doet, in een team met leuke en hardwerkende collega's en een fijne werkplek in ons bijzondere stadhuis. Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers kunnen groeien en ondersteunen jou daarom graag bij je professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Ook kun je rekenen op:

• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een 36-urige werkweek en de mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• de mogelijkheid om (na je inwerkperiode) deels thuis te werken en de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer.
• Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

Jij bent klantvriendelijk, nauwkeurig en houdt ervan om te ontzorgen en te ondersteunen. Je bent communicatief sterk en weet precies hoe je een klant moet adviseren of wanneer je iemand moet doorverwijzen. Daarnaast heb je kennis van financiële processen en/of inkoopprocedures en ervaring met het beheren van een inkoop-, contract- of financiële administratie. In het proces werk je veel zelfstandig, maar samenwerken is in dit nieuwe team ook essentieel.

Ook neem je mee:

• 1-3 jaar werkervaring in het vakgebied en ervaring met Servicedesk;
• hbo werk- en -denkniveau;
• een aanvullende relevante Inkoopopleiding/NEVI;
• ervaring met het proces Aanvraag tot betalen (purchase to pay) en Oracle EBS (in het bijzonder iProcurement);
• inhoudelijke kennis van (raam)contracten;
• inhoudelijke kennis van het inkoopproces en aanverwante spelregels;
• inhoudelijke kennis van de aanbestedingswetgeving.

Wie zijn wij?

De afdeling Transactieverwerking is een organisatieonderdeel waarin de uitvoering van de processen crediteuren/inkoopadministratie, debiteuren en betalingsverkeer voor de gemeente Den Haag plaatsvindt. Het team Servicedesk inkopen & bestellen valt onder Transactieverwerking en ons werk draagt bij aan een nauwkeurige en complete financiële administratie.

Wij zijn samengesteld uit diverse disciplines binnen de gemeente: Orderhelpdesk, Contractregistratie en -beheer, en Inkoophelpdesk.

Het team bestaat uit 17 collega's, waarvan 4 in de adviseursrol. Het is een servicegericht en stabiel team waar collega's voor elkaar klaarstaan en samenwerken aan kwaliteit.

Sollicitatieproces

Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Tjarda van den Broek Humphrey, teammanager Servicedesk inkopen en bestellen, via tjarda.vandenbroekhumphrey@denhaag.nl.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt bij externe sollicitanten deel uit van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.