Office coördinator

Een goed georganiseerde werkomgeving valt niet altijd op, maar je merkt het meteen als die er niet is. Daarom zoeken wij een Office Coördinator die overzicht houdt, snel schakelt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel blijft draaien. Iemand die structuur brengt, collega’s ondersteunt en met een frisse blik onze facilitaire processen verder professionaliseert.

Als Office Coördinator houd jij je bezig met het coördineren, organiseren en optimaliseren van de facilitaire dienstverlening binnen de organisatie. Je zorgt dagelijks voor continuïteit, kwaliteit en doelmatigheid van onze kantoorlocaties, receptiedienstverlening, facilitaire inkoop, wagenparkbeheer en interne activiteiten.

Je stuurt het receptieteam aan en zorgt voor een goede bezetting en samenwerking. Daarnaast bewaak je het dagelijks functioneren van de kantoorlocaties en zorg je dat meldingen snel en zorgvuldig worden opgepakt in afstemming met de klussendienst. Je houdt overzicht op facilitaire middelen, voorraden en leveranciers en zorgt dat processen efficiënt blijven verlopen.

Ook ben je verantwoordelijk voor de facilitaire inkoop, het beheren en controleren van facturen en het onderhouden van contact met leveranciers zoals schoonmaak en andere dienstverleners. Je beheert daarnaast het wagenpark, inclusief administratie, onderhoud, schades en afspraken met externe partijen.

Samen met de directiesecretaresse organiseer je bijeenkomsten en evenementen. Je zorgt voor een goede voorbereiding, planning en uitvoering en bent het aanspreekpunt voor betrokken collega’s en externe partijen.

Kortom, jij zorgt ervoor dat onze primaire processen optimaal worden ondersteund en dat collega’s hun werk goed kunnen doen.

• Leidinggeven aan het team receptionisten (circa 5 fte)
• Coördineren van het dagelijks functioneren van de kantoorlocaties
• Afhandelen van facilitaire meldingen in samenwerking met de klussendienst
• Facilitaire inkoop en leverancierscontact
• Beheer en administratie van het wagenpark
• Organisatie van interne bijeenkomsten en evenementen

• Een salaris tussen de €3036,66 en €4338,69 bruto o.b.v. 36 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring
• Een opleidingsbudget van 1,5% van je jaarsalaris dat je kunt inzetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling via bijvoorbeeld de Prodeba Academy
• Je krijgt 8,33% vakantiegeld en ruim 5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband. Dus genoeg ruimte om op te laden en te genieten
• Een individueel keuzebudget van 8,33% van je jaarsalaris dat je kunt gebruiken voor extra verlofdagen, extra opleidingsbudget of je kunt het laten uitbetalen
• Een laptop, telefoon en een lease auto van de zaak, waarbij het ook mogelijk is om de leaseauto privé te rijden
• Uitgebreide onboardingsdag met alle nieuwe collega’s
• Budget voor een teambuildingsactiviteit met jouw team
• Traditiegetrouw een kerstfeest waarbij jouw partner mee mag
• Altijd een verrassing op jouw verjaardag!

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting facilitaire dienstverlening, facility management of een vergelijkbare opleiding
• Je hebt kennis van facilitaire processen, inkoop en bijbehorende administratieve procedures
• Je beschikt over basiskennis van wagenparkbeheer
• Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende of coördinerende rol
• Je bent bereid om de 24-uurs bereikbaarheidsdienst te draaien
• Je kunt zelfstandig werken en goed prioriteiten stellen
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Je bent nauwkeurig in administratie en factuurverwerking
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B

Bij Prodeba kom je te werken in een krachtige en vooruitstrevende omgeving, waar passie en nabijheid centraal staan in de zorg die we bieden en de omgeving die we creëren. De cultuur is open, direct, innovatief, mensgericht en (positief) kritisch met ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Prodeba denkt vooral in mogelijkheden.

Zie jij jezelf aan de slag gaan als office coördinator? Solliciteer dan snel via de sollicitatiebutton! Heb je nog vragen over de vacature, bel dan met Chantal van Gent, via 06-33016938.

• HBO-diploma in de richting van facilitaire dienstverlening
• Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende of coördinerende rol
• 32-36 uur beschikbaarheid

• Opleidingsbudget
• Individueel keuzebudget
• Maandelijks vakantiegeld