Adviseur interne dienstverlening en informatie

Voor het cluster BCO van de gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een adviseur interne dienstverlening en informatie. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie
De afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) is onderdeel van IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) in het cluster BCO (Bestuurs- en Concernondersteuning). FDV is een afdeling in ontwikkeling, bestaande uit de teams: Projecten & Advies, Producten & Diensten, Facility & Beveiliging en het Bedrijfsbureau. Facilitaire Dienstverlening verzorgt de interne dienstverlening met betrekking tot facility, huisvesting en beveiliging. Klantgericht, aansluitend bij het primair proces van de gebruikers, flexibel reagerend op veranderingen in de omgeving en kostenbewust binnen de financiële en huisvestingskaders die gesteld zijn. Het Bedrijfsbureau verzorgt integrale ondersteuning aan FDV en draagt daarmee bij aan het realiseren van de afdelingsdoelstellingen. Je valt onder het team Bedrijfsbureau, maar in praktijk werk je voor en samen met collega’s van de hele afdeling.

De organisatie

Het cluster BCO verzorgt de bedrijfsvoeringstaken van de gemeente. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Rotterdam is altijd in beweging. De organisatie en de afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) zijn hierdoor continue in ontwikkeling. Wij hebben als missie om te zorgen voor een veilige, aantrekkelijke en gastvrije (werk)omgeving voor alle medewerkers van de gemeente en haar bezoekers. Daarbij spelen wij flexibel in op wat zij van ons vragen zodat ze hun werk voor de stad en de Rotterdammers optimaal kunnen doen. Wij van FDV zijn de expert op gebied van huisvesting en facilitaire dienstverlening. De medewerkers kunnen vertrouwen op onze dienstverlening. Deze is makkelijk, eenduidig, duurzaam en gastvrij. Hierbij spelen informatie, communicatie, verwachtingsmanagement en innovatie een steeds belangrijkere rol.

Functieomschrijving
Jij wordt blij van interne dienstverlening en hebt affiniteit met duidelijke communicatie. Ook krijg je energie van het zorgen dat de medewerkers van de gemeente Rotterdam hun werk voor de stad en de Rotterdammers optimaal kunnen doen.

Jouw functie

Als adviseur Interne Dienstverlening en Informatie lever jij een belangrijke bijdrage aan passende en proactieve facilitaire dienstverlening aan de medewerkers van de gemeente Rotterdam. Persoonlijk, makkelijk en duidelijk zijn belangrijke interne dienstverleningsprincipes. Je zorgt er samen met de collega’s binnen de afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) voor dat medewerkers van de gemeente weten welke huisvesting en interne dienstverlening beschikbaar is. Je vertaalt een veelheid aan informatie en soms complexe materie naar duidelijke en overtuigende communicatie. Je zorgt ervoor dat informatie niet alleen wordt gedeeld, maar ook begrepen, geaccepteerd en toegepast. Je bent een stevige adviseur die overzicht houdt, richting geeft aan anderen en ook zelf uitvoert. Medewerkers van de gemeente kunnen door de continue betrouwbare informatievoorziening vertrouwen op de dienstverlening en ervaren een fijne werkplek waarin zij zich welkom en veilig voelen. Hierdoor kunnen zij het werk voor de stad en de Rotterdammers zo goed mogelijk doen.

Een fijne werkplek maken we samen waarbij actief verwachtingsmanagement een centrale rol speelt. Je helpt FDV om de verwachtingen te managen. Je houdt een overzichtsplanning van belangrijke momenten, activiteiten en mijlpalen bij die afhankelijk zijn van heldere informatievoorziening. Je werkt hiervoor informatiematerialen uit voor verschillende interne doelgroepen. Je neemt deel aan projecten, zoals implementaties van aanbestedingen en huisvestingsprojecten. Door effectieve communicatie weten de medewerkers van de gemeente welke dienstverlening ze wanneer van FDV kunnen verwachten en wat FDV van hen verwacht en worden ze tijdig op de hoogte gebracht van veranderingen in de dienstverlening. Waar mogelijk worden keuzes gemaakt in samenwerking met stakeholders en ondersteunt met de juiste informatie. Dat helpt veranderingen te realiseren.

Je komt te werken in een omgeving die continue in beweging is. Je speelt in op ontwikkelingen. Je zoekt en onderhoudt contact met collega’s, signaleert informatiebehoeften en vertaalt deze naar vervolgstappen. Denk aan het maken van een communicatie aanpak tot aan de uitvoering.

Naast het werken vanuit een strategie en aanpak op strategisch/ tactisch niveau heb je ook feeling met de operatie. Je werkt nauw samen met collega’s die verantwoordelijk zijn voor een product/dienst, project of locatie. Jouw bijdrage is ervoor te zorgen dat de informatievoorziening over de werkplekdienstverlening goed getimed en herkenbaar is voor de medewerkers van de gemeente, zowel digitaal als in de gebouwen. Je zet hierbij diverse middelen in die aansluiten op de doelgroep en passen binnen de kaders die gesteld zijn. Je vervult een regierol in de afstemming tussen Communicatie, FDV en andere afdelingen die zich bezighouden met werkplekdienstverlening, zoals ICT.

Functie-eisen
Je bent een enthousiaste en initiatiefrijke adviseur die vernieuwing brengt. Met jouw proactieve, samenwerkingsgerichte houding, goede communicatieve - en adviesvaardigheden (woord en geschrift), staat jouw komst voor resultaat en vernieuwende oplossingen. Je kan overzicht houden en richting geven. Je kan werken in een dynamische omgeving op zowel strategisch als tactische niveau. Tenslotte denk je mogelijkheden en bezit je een goede dosis doorzettingsvermogen.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo- opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van informatievoorziening of gebruikersondersteuning binnen dienstverleningsprocessen, opgedaan in de afgelopen 7 jaar;
• Je hebt ervaring in het werken bij één of meerdere organisaties met minimaal 500 werknemers en met minimaal 2 verschillende locaties en diverse stakeholders, zoals gebruikersgroepen, leveranciers en externe samenwerkingspartners.

Wensen

• Je hebt een Hbo-opleiding in de richting van Communicatie of vergelijkbaar zoals Marketing, Bedrijfskunde, Media en Entertainment Management of Facility Management;
• Je hebt werkervaring als adviseur of projectleider, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring in het vertalen van communicatieboodschappen naar beeldmateriaal.

Ons aanbod

Als adviseur interne dienstverlening en informatie bij de de gemeente Rotterdam werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Kennismakingsgesprekken: Week 8 en 9;
• Werklocatie: Timmerhuis, Halvemaanpassage 90 te Rotterdam;
• In overleg met de leidinggevende, kan er vanuit huis worden gewerkt;
• Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is, vindt dit plaats op de hierboven genoemde of andere gemeentelijke locaties;
• Salarisschaal 11: €4.465 - €6.343.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 9 februari.

Salarisrange: