Management Assistent | Rotterdam

Als managementassistent ben jij de verbindende schakel binnen de afdeling. Je ondersteunt de teammanager, vier teamleiders en collega’s in de dagelijkse organisatie. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van (complexe) agenda’s en bijbehorend e-mailverkeer
• Organiseren en plannen van overleggen, bijeenkomsten en teamactiviteiten (incl. Teams)
• Verzorgen van verslaglegging waar nodig
• Beheren van de mailbox van de afdelingsmanager en algemene secretariaatsboxen
• Regelen van facilitaire zaken zoals bestellingen, catering, lunches en attenties
• Indienen en verwerken van bestelaanvragen (o.a. via Oracle)
• Ondersteunen bij afdeling overstijgende werkzaamheden

Je werkt voornamelijk op locatie in Het Timmerhuis (Rotterdam) en bent zichtbaar aanwezig binnen het team.

Programmateam Opvang Vluchtelingen zorgt voor locaties waar vluchtelingen zo goed mogelijk kunnen wonen. Door goede begeleiding en inzet van zorg/taal/welzijn verloopt de opvang vrijwel geruisloos. We betrekken de buurt waar mogelijk, zetten in op participatie en zelfstandigheid van ontheemden. We werken samen met de regio en hebben onze financien op orde.

Binnen de gemeente Rotterdam wordt met een bont gezelschap van collega’s uit verschillende disciplines gewerkt aan het opvangen van vluchtelingen. Van ontwikkelaars van Stadsontwikkeling tot ggz specialisten in het wijkteam. Van strategische ‘oliemannetjes” tot facilitair medewerkers. Van collega’s van BRP en leefgeld tot onderwijs en CMO.

Dit gebeurt met de kaders die het college heeft vastgesteld. Zoveel mogelijk kleinschalig. Zo duurzaam en zelfstandig mogelijk. Efficiënt, humaan en met behoud van zoveel mogelijk draagvlak in de stad. Met elkaar realiseren ze voor meer dan 5.000 mensen in deze stad een voorlopig thuis.

De focus ligt met name op het huisvesten van 2.000 vluchtelingen uit de Oekraine, het realiseren van een doorstroom locatie voor Statushouders en continueren van opvang op schepen waar asielzoekers worden gehuisvest.

Samenwerken, bevlogenheid en vakmanschap kenmerkt het werken aan deze opgave