Facilitair Support Specialist

Wil jij werken voor een dynamische afdeling binnen een groot bedrijf met rijke historie? Spreekt het je aan om te werken voor een organisatie waar je veel kan leren en deels je functie nog zelf kan vormgeven op basis van jouw eigen competenties? Dan is de rol van Facilitair Support Specialist bij Jacobs Douwe Egberts (JDE) iets voor jou!

Wie zijn wij?

Facility management Nederland is de centrale regie-organisatie voor JDE op het gebied van Facility Services. De scope van services bestaat uit onderhoud, huisvestingsvraagstukken, hospitality diensten zoals catering en schoonmaak, safety en security en ook het heritage centre.

Deze dienstverlening verrichten we voor alle locaties in Nederland: Amsterdam, Joure en Utrecht.

Onze dienstverlening is volledig uitbesteed aan externe partijen: bv alle schoonmaakwerkzaamheden, beveiliging, catering, groenonderhoud en nog vele andere diensten vertrouwt JDE aan Facilicom toe. Alle technische werkzaamheden aan Equans.

In deze functie zoeken wij iemand die zich wil vastbijten in de facilitaire vraagstukken van de klant en affiniteit heeft met het voeren van financiële administratie. Draai jij je hand niet om voor financiële werkzaamheden in SAP? Ben je verder bekend met facilitymanagement informatiesystemen? Dan zijn wij per direct op zoek naar jou! Je bent samen met je collega's verantwoordelijk voor het zo soepel en efficiënt laten verlopen van de financiële administratie en het verzorgen van adequaat documentmanagement. Je bent een spin in het web van contractmanagement en houdt je bezig met het ontzorgen van het JDE Regieteam en werkt nauw samen met onze leveranciers.

Wat je gaat doen

Jij zorgt als Facilitair Support medewerker ervoor dat de financiële administratie en de contract administratie van facilitaire contracten goed verloopt. Je ondersteunt de contractmanager en manager FM & RE in het organiseren van informatie, documenten en overlegstructuren. Je bent daarbij de schakel binnen het financiële proces en aanspreekpunt voor de controllers en andere externe administratieve ondersteuning. Dit betekent dat je inkooporders aanmaakt, facturen controleert, goederenontvangst boekt waarbij contractkennis opdoen en het uitzoeken van financiële vraagstukken ook tot de werkzaamheden behoort. Daarnaast ben je het aanspreekpunt als er vanuit de leverancier of de klant vragen zijn betreffende de facturatie. Je zorgt ervoor dat de diverse overleggen plaatsvinden en bewaakt dat de acties worden genoteerd en uitgevoerd. Verder neem je deel aan projecten om de totale dienstverlening en de afdeling continu te verbeteren, denk oa aan documentbeheer.

• Je kunt zelfstandig werken en handelen, maar je voelt je ook betrokken bij het team en werkt graag met je collega's samen aan een goed eindresultaat;
• Je bent klantgericht en dienstverlenend;
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-opleiding, het liefst in de financiële richting;
• Je bent proactief, secuur en resultaatgericht;
• Ervaring met financiële systemen, bijvoorbeeld SAP;
• Je hebt kennis van MS Office;
• Kennis van financiële processen is een must; Affiniteit voor facility management is een grote pré;
• Minimaal 3 jaar ervaring in administratieve functie is een pré;
• Je bent collegiaal en durft je mening te geven en vragen te stellen;
• Basisbeheersing van de engelse taal.

Aanvullende informatie

Ben je geïnteresseerd in deze vacature, dan kun je reageren ter attentie van Karen Bongers, Talent Acquisition Specialist.