Zorg voor structuur en overzicht in een dynamisch team dat nieuwkomers in Den Haag een warm welkom biedt.
Den Haag vangt al langere tijd een groot aantal nieuwkomers op. Dat vraagt om een organisatie die kan schakelen, samenwerken en overzicht houdt in een continu veranderende omgeving. Het opgaveteam Nieuwkomers zorgt voor opvanglocaties, voorzieningen en een goede landing in onze wijken.
Als Projectmanagementondersteuner ben jij een belangrijke steunpilaar voor dit team. Samen met drie collega-ondersteuners creëer jij structuur, regel je wat nodig is en houd je de organisatie draaiend. Je werkt met mensen die hard werken, elkaar helpen en veel samen doen. Het vraagt flexibiliteit, soms ook in de avond of het weekend maar geeft veel voldoening: jouw werk draagt direct bij aan een veilige, warme start voor mensen die hun leven hier opnieuw moeten opbouwen.
Wat ga je doen?
In deze rol ondersteun je managers en projectleiders binnen de vier deelopgaven van Nieuwkomers: derealisatie en ontwikkeling van locaties, het dagelijks locatiebeheer, sociale voorzieningen en samenwerking met bewoners en stakeholders in de wijk. Je zorgt voor overzicht, voorbereiding en een soepel lopende organisatie.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheer van de gezamenlijke mailboxen, acties uitzetten en monitoren;
- agenda's beheren: afspraken plannen, prioriteiten bewaken en overzicht creëren;
- actie- en besluitenlijsten en planning bijhouden zodat iedereen weet waar hij aan toe is;
- vergaderingen en bijeenkomsten organiseren, locaties regelen en stukken voorbereiden;
- kantoorartikelen bestellen;
- inkooporders aanmaken;
- attenties verzorgen voor nieuwe collega's en bij momenten van lief & leed;
- stukken opzoeken, informatie ordenen en documenten voorbereiden voor besluitvorming;
- meewerken aan het verbeteren, verdelen en professionaliseren van PMO-taken binnen het team;
- flexibel bijspringen wanneer dat nodig is - ook incidenteel 's avonds of in het weekend voor bijeenkomsten die georganiseerd worden.
Je werkt in een hecht team dat elkaar ondersteunt en waarin jij een onmisbare rol speelt doordat je overzicht brengt, vooruitdenkt en graag organiseert.
Wat vragen wij?
Je bent een ervaren ondersteuner die met rust, overzicht en initiatief een dynamisch team vooruithelpt. Jij brengt structuur waar nodig, schakelt snel als het moet en werkt graag samen met anderen.
Daarnaast herken je jezelf in het volgende:
- minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementondersteuner, domeinondersteuner of in een vergelijkbare ondersteunende rol;
- je kunt uitstekend plannen, organiseren en structureren;
- je bent een teamplayer: je werkt graag samen met je PMO-collega's en het bredere opgaveteam;
- je neemt initiatief, ziet wat er nodig is en pakt het op;
- je bent flexibel en vindt het geen probleem om af en toe in de avond of het weekend aanwezig te zijn bij bijeenkomsten;
- je kunt goed omgaan met weerstand en weet situaties te relativeren en in perspectief te plaatsen;
- je houdt van organiseren, regelt graag zaken en blijft kalm en gestructureerd, ook wanneer het druk is;
- je communiceert helder, schakelt makkelijk en bewaakt het overzicht.
Wat bieden wij?
Een veelzijdige functie met grote maatschappelijke impact vraagt om een toekomstgerichte aanpak en creatieve, innovatieve oplossingen. Je werkt in een dynamische omgeving met uitdagende vraagstukken, samen met collega's die zich kenmerken als professioneel, betrouwbaar en betrokken.
arbeidsvoorwaarden.
Wie zijn wij?
De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn
De dienst OCW is een veelzijdige en dynamische dienst, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. De dienst OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en de uitvoering op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, maatschappelijke ondersteuning en publieke gezondheid. De uitvoeringsorganisaties GGD Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden, die werken voor de negen gemeenten in Haaglanden, zijn ook een onderdeel van OCW.
Door de oorlog in Oekraïne en met de spreidingswet in het Nederlandse stelsel voor asielopvang is het aantal vluchtelingen dat in Den Haag wordt opgevangen onverminderd groot.
De opgave voor het duurzaam opvangen van asielzoekers en Oekraïners (nieuwkomers) wordt sinds maart 2022 georganiseerd in het opgaveteam Nieuwkomers. Deze opgaveorganisatie zorgt voor zowel de uitvoering van de opgave als voor de integraliteit van de opgave (samenwerking en besluitvorming, onder meer op het gebied van alle nieuwkomers) en een goede (tijdelijke) landing in één van onze wijken of buurten.
Het opgaveteam Nieuwkomers werkt aan de hand van vier deel opgaven te weten;
- Realisatie en Ontwikkeling locaties: het zoeken naar en ontwikkelen van locaties;
- Locatiebeheer: het dagelijks beheer op de locaties;
- Sociale voorzieningen: zorgen voor voldoende voorzieningen zoals zorg, werk en onderwijs;
- Stad en bewoners: de bewonerscommunicatie- en participatie.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Het opvragen van referenties is een onderdeel van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.
Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.
Op gesprekSuper, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.
ArbeidsvoorwaardenGefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.
AangenomenGefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.
IndiensttredingOp je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.