Zorg jij dat onze processen soepel verlopen? Jij bent de spil achter ons advieswerk voor het ruimtelijk erfgoed van Den Haag.
Den Haag is voortdurend in beweging. Als medewerker ondersteuning voor Welstand, binnen de afdeling Monumentenzorg & Welstand, draag jij direct bij aan het behoud en de ontwikkeling van onze stad. Jouw werk zorgt ervoor dat alles achter de schermen van de Adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed goed geregeld is. Zo ondersteun je de commissie, het team én de afdelingsmanager en ben jij een onmisbare schakel in het proces.
Wat ga je doen?
Een van de wettelijke taken van de afdeling is het ondersteunen van de Adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed. Deze commissie adviseert het college van B&W over aanvragen voor omgevingsvergunningen. Jij zorgt ervoor dat de commissie goed voorbereid kan werken en dat de collega's ondersteund worden in hun dagelijkse werk.
Je houdt van structuur, hebt gevoel voor architectuur en bouwkunde en vindt het leuk om processen soepel te laten verlopen. Je werkt nauwkeurig, schakelt snel en weet precies wat er nodig is om de week georganiseerd te starten.
Jouw taken zijn onder andere:
- het opstellen en publiceren van de wekelijkse vergaderagenda voor de Adviescommissie, op woensdag;
- het dagelijks telefonisch te woord staan van bewoners en collega's;
- het ondersteunen van de adviseurs van team Welstand bij het voorbereiden van commissievergaderingen;
- het beheren van de afdelingsmailbox en het afhandelen van inkomende verzoeken;
- het verzorgen van secretariële ondersteuning voor de afdelingsmanager, waaronder agendabeheer;
- het coördineren van administratieve taken zoals de landelijke publicatie van de agenda;
- het meedenken over het verbeteren van werkprocessen binnen de afdeling.
Wat vragen wij?
Je bent dienstverlenend ingesteld, schakelt snel en houdt overzicht, ook bij deadlines. Je werkt zorgvuldig, bent zelfstandig en weet van aanpakken. Je vindt het belangrijk dat bewoners snel en duidelijk geïnformeerd worden wanneer zij contact met ons opnemen.
Daarnaast beschik je over:
- mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur niveau 4, aangevuld met een relevante opleiding (bijvoorbeeld in de richting managementassistentie, officemanagement of secretariële ondersteuning);
- minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in administratieve en/of secretariële ondersteuning, met onder andere ervaring in agenda- en mailboxbeheer, het beantwoorden van de afdelingstelefoon en het voorbereiden van vergaderstukken;
- goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- vaardigheid met Microsoft Outlook, Word en Teams;
Wat bieden wij?
Je werkt in het hart van een team dat zich inzet voor het behoud van Den Haags unieke karakter. Je werk is afwisselend, betekenisvol en je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over verbeteringen.
Wie zijn wij?
monumentenzorg en team welstand. Op de afdeling is een collegiale sfeer, mensen werken zelfstandig en in teamverband aan diverse projecten en dossiers en zijn altijd bereid elkaar te helpen en adviseren. Regelmatig is er tijd voor een informele borrel. We vinden het belangrijk dat ons team een goede afspiegeling vormt van de stad Den Haag, met ruimte voor verschillende achtergronden, perspectieven en ervaringen.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.
Sollicitatieproces
Op gesprek: Je wordt uitgenodigd voor een gesprek om elkaar beter te leren kennen.
Arbeidsvoorwaarden: We doen je een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.
Aangenomen: We zijn het eens over de arbeidsvoorwaarden; contract en VOG worden afgerond.
Indiensttreding: Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek.