Bestuurs- en directiesecretaresse

Organisatie

De Omgevingsdienst Groningen verzorgt de uitvoering van vergunningverlening- , toezicht- en handhavingstaken op het gebied van milieu, bouwen en wonen in opdracht van de Groninger gemeenten en de provincie Groningen. Waar het gaat om de veiligheid rondom risicovolle bedrijven zoals de grote chemiebedrijven, is de Omgevingsdienst eindverantwoordelijk voor de vergunningverlening en toezicht en handhaving in Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen).

Algemeen:

Het secretariaat bestaat uit vier secretaresses en een receptioniste. Als secretaresse bied je secretariële ondersteuning aan de leiding (teamleiders, managers en directeur).

Opdracht:

Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen.

Functie is een combinatie van directiesecretaresse en managementassistente voor de teammanagers en alle voorkomende werkzaamheden op het secretariaat

• Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit de volgende activiteiten:je beheert de agenda's van diverse leidinggevenden, waaronder directeur en afdelingshoofden
• je regelt afspraken voor leidinggevenden en andere belanghebbenden in de organisatie
• je bewaakte de werkprocessen van het secretariaat
• je zorgt voor het administratief afhandelen van diverse zaken (denk hierbij aan het laten ondertekenen van contracten, facturen) en verspreiden naar de interne organisatie
• (bestuurlijke) bijeenkomsten organiseren
• Je notuleert vergaderingen van teams in het primair proces
• Je stemt de werkzaamheden onderling of binnen secretariaat

Profiel

Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau, een relevante MBO+ opleiding afgerond en bij voorkeur een aanvullende opleiding managementassistent en minimaal 3 jaar relevantewerkervaring in een vergelijkbare functie.

Daarnaast werk je nauwkeurig, servicegericht, proactief en heb je uitstekende communicatieve vaardigheden en verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent vasthoudend als het nodig is, maar flexibel als dat kan. Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en kennis van Office 365 zijn vereist. Het je snel eigen maken van nieuwe systemen is een grote pre.

Ben jij de proactieve en nauwkeurige secretaresse die het secretariaat van de Omgevingsdienst Groningen soepel laat draaien

• Ids de Vries
• ids@kenonz.nl
• 0644038426