Directiesecretaresse

Wat ga je doen?
In deze functie voer je zowel secretariële taken uit als werkzaamheden op het gebied van projectmanagementondersteuning. Je verzorgt het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam. Ook ondersteun je de opgavemanagers bij het inplannen van afspraken. Je zorgt voor het inplannen en voorbereiden van (online) bijeenkomsten en ondersteunt bij het verzamelen en opstellen van stukken en documenten. Indien gewenst stel je de agenda op, ben je bij overleggen aanwezig en help je met het vastleggen van acties en het verslag. Je bewaakt de acties en processen, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. Je hebt bij deze werkzaamheden veelvuldig contact met het programmamanagementteam, de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en de opgavemanagers. Daarnaast stem je af met collega's vanuit de provincies/ministeries op hoog ambtelijk niveau.

Het team
Als directiesecretaresse ondersteun je de collega's van het PMT (programma managementteam), samen met een collega-directiesecretaresse. Het PMT bestaat uit 1 programmadirecteur, 3 programmamanagers, 1 programmasecretaris. Onder leiding van het programmamanagementteam (PMT) worden de hoofdactiviteiten aangestuurd door 8 opgavemanagers en ondersteunen de secretarissen van de ambtelijke commissie en de bestuurlijke commissie het besluitvormingsproces.

Eisen bij de opdracht:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van secretarieel/office management.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
• Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.

Wensen bij de opdracht:

• Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat. 
• Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer.
• Je hebt ruime ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen.
• Je hebt ervaring met communicatie en afstemming met externe partners (zoals ministeries, provincies, gemeenten).
• Je hebt ervaring met project- of programmamanagementondersteuning.  
• Je hebt kennis van of affiniteit met thema's in het landelijk gebied (zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat).
• Je hebt ervaring met het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen.

Competenties:

• Omgevingssensitiviteit.
• Resultaatgerichtheid.
• Geduld en affiniteit met werkprocessen.
• Analytisch vermogen.
• Flexibiliteit.
• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden. 
• Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.
• Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.
• Nauw samen kunnen werken collega-directiesecretaresse
• Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van secretarieel/office management.
  2. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
  3. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
  4. Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  5. Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.
  6. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  7. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.