Managementassistent

ml. 0030339

Gemeente Rotterdam

Waar ben jij van?

Een managementteam zonder een managementassistent is een verloren zaak. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel. Als geen ander weet jij hier raad mee. Jij ontzorgt het managementteam van administratieve en organisatorische taken. Dankzij jouw komst creeer je overzicht en stabiliteit binnen het team! Jouw specifieke aandachtsgebied is het secretarieel ondersteunen van de regiomanager en teamleider van het REC TBC.

Jouw functie

De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers.

Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. De afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. Verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS TEAMS.

De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling. 

Dit ga je doen:

• Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingsmanagement op orde is;
• Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
• Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
• Je pakt administratieve taken op;
• Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals. 

Jouw profiel

Je houdt van aanpakken, kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding. Je hebt overzicht over afdeling brede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling.

Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners. Ook ben je flexibel en stressbestendig en denk je in oplossingen. Je bent opmerkzaam en werkt integer. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden.

Eisen

• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanger opgedaan in het afgelopen vier jaar;
• Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
• Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams

Wensen

• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD's;
• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en hierdoor weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie
• Je hebt affiniteit met het domein van infectieziektenbestrijding en paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld.
• Je hebt ervaring met een Regionaal Expertise Centrum (bijvoorbeeld TBC)

De afdeling

De afdeling Strategie en Ondersteuning (S&O) is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van de GGD RR. Naast het ondersteunen van het primaire proces hebben we een belangrijke rol bij het voorbereiden en opschaling ten tijde van crisis. Om onze paraatheid te maximaliseren streeft de afdeling S&O naar bedrijfsvoeringsmedewerkers die multi inzetbaar zijn en elkaar kunnen helpen en bijstaan daar waar de urgentie het hoogst is.

Onze organisatie

De GGD RR is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam, maar zit wel verweven binnen de structuur van het Cluster Maatschappelijke ondersteuning. Anders dan reguliere gemeentelijke onderdelen, vervult de GGD RR een regio functie op het gebied van de publieke gezondheid. Deze regio functie vraagt een stuk maatwerk op de bedrijfsvoering en precies dit maatwerk is waar de afdeling S&O voor aan de lat staat.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanger opgedaan in het afgelopen vier jaar;
  2. Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
  3. Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams
  4. Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD's;
  5. Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en hierdoor weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie
  6. Je hebt affiniteit met het domein van infectieziektenbestrijding en paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld.
  7. Je hebt ervaring met een Regionaal Expertise Centrum (bijvoorbeeld TBC)
  8. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  9. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?