Projectleider / adviseur / specialist kostenverhaal projecten en tijdschrijven

ml. T176367

BUCH

Omschrijving opdracht

projectleider / adviseur / specialist kostenverhaal projecten en tijdschrijven 

De BUCH is een werkorganisatie die werkt voor 4 gemeenten: Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Personeel is in dienst van de BUCH en voert werkzaamheden uit voor de gemeenten. Kosten worden via de kostenverdeelstaat en een verdeelsleutel naar de gemeenten doorbelast.

Binnen het ruimtelijk domein lopen verschillende kostenverhaalprojecten bij de gemeenten. Elke gemeente voert dit op eigen wijze uit. Het proces, de boekingsgang en de rollen en verantwoordelijkheden niet zijn vastgelegd. Dit heeft geleid tot een onjuist inzicht in de stand van zaken en onjuiste (ontbrekende) boekingen en hiermee de afrekeningen naar de gemeenten.

Er is een start gemaakt met de inventarisatie van de boekingen t.b.v. Het maken van correcties en betrokkenen zijn het proces aan het harmoniseren en beschrijven. Echter om alle resultaten tijdig te kunnen behalen is extra inzet nodig in de vorm van een projectleider die ook over de onderwerpen kan adviseren en waar nodig kan ondersteunen bij de uitwerking hiervan.

Een proces dat nauw verbonden is met het afrekenen van kosten van projecten is tijdschrijven. Dit vindt deels plaats voor het ruimtelijk domein. Ook hiervoor geldt dat het proces niet is beschreven en rollen en verantwoordelijk niet zijn belegd.

Er is behoefte aan een brede inventarisatie binnen de organisatie voor zowel inhuur als vaste medewerkers en in kaart brengen van de gevolgen van tijdschrijven. 

Kostenverhaalprojecten resultaten

• Proces voor de vier gemeenten harmoniseren en implementeren
• Boekingsgang standaardiseren en uniformeren, inclusief wijze en proces afrekenen tussen BUCH en gemeenten
• Goedzetten stand projecten per januari 2025 en afrekening jaarrekening 2025
• Beoordelen stand begroting 2025 en verder
• Mogelijkheden onderzoeken van kostenverhaalprojecten in grexmanager
• Opstellen van een financiële en voorgangsrapportage kostenverhaalprojecten
• Implementatie proces binnen de organisatie               

Tijdschrijven resultaten

• Inventariseren welke functies ten behoeve van welk project tijd moeten schrijven (onderscheid inhuur en vaste medewerkers)
• Bepalen tarieven, eventueel overhead en andere voorwaarden voor afrekenen uren
• Bepalen invloed van tijdschrijven en doorbelastingen op gekoppelde processen zoals kostenverdeelstaat en berekening verdeelsleutel.
• Bepalen organisatorische positie en benodigde formatie voor het beheer van het tijdschrijfsysteem
• Bepalen wijze opdrachtverstrekking van gemeenten naar BUCH t.b.v. Afrekening (jaarcontracten)
• Opstellen en vastleggen proces tijdschrijven
• Implementatie proces binnen de organisatie 

Taken en verantwoordelijkheden

• Samenstellen (deel) projectgroep
• Opstellen planning met deelresultaten
• Adviseren en waar nodig bijspringen bij de totstandkoming van de (deel)resultaten
• Monitoren voorgang en periodiek betrokkenen hierover informeren (teammanagers, MT BUCH)

Harde eisen

• Gemeentelijke kennis en ervaring (10 jaar), Kostenverhaalprojecten (proces, boekingsgang)
• Kennis, ervaring met doorbelastingen & afrekeningen
• Kennis kostenverdeelstaat
• Kennis BBV 

Zachte eisen

• Ervaring Key2financien
• Werken met GR en gemeenten en onderlinge afrekeningen
• Ervaring TIM (tijdschrijfsysteem)
• Ervaring GREX manager

Competenties

Stevige gesprekspartner

Gevoel voor onderlinge verhoudingen/teamspeler

Overtuigingskracht

Technische vakkennis en deze kunnen vertalen naar begrijpelijke uitleg

Zelfstandig en pro actief

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Gemeentelijke kennis en ervaring (10 jaar), Kostenverhaalprojecten (proces, boekingsgang)
  2. Kennis, ervaring met doorbelastingen & afrekeningen
  3. Kennis kostenverdeelstaat
  4. Kennis BBV 
  5. Ervaring Key2financien
  6. Werken met GR en gemeenten en onderlinge afrekeningen
  7. Ervaring TIM (tijdschrijfsysteem)
  8. Ervaring GREX manager
  9. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  10. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  11. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.