Projectadviseur Informatiehuishouding M365

ml T173956. Erasmus Universiteit Rotterdam

Achtergrond bij de inhuurbehoefte

Voor het Fase 2 Project Adoptie SharePoint en Teams binnen de Erasmus Universiteit Rotterdam worden medewerkers van het domein Bedrijfsvoering binnen de Faculteiten, Diensten en BV's van de EUR meegenomen om efficiënter en productiever met M365 te gaan werken, voor zowel de interne als externe samenwerkingen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het op orde krijgen van de informatiehuishouding.

Als Projectadviseur Informatiehuishouding M365 ga je de EUR-medewerkers binnen deze Faculteiten, Diensten en BV's meenemen en ondersteunen in de beweging en bewustwording van informatie-eigenaarschap en archivering.

Werkzaamheden bestaan uit, naast het analyseren van de behoefte, ook het opzetten van een awarenesscampagne en het geven van trainingen over relevante werkprocedures voor digitale archivering. Daarnaast moeten, afgeleid van het bestaande Documentair Informatiehuishoudingsbeleid, richtlijnen opgesteld worden. Denk hierbij aan ordeningsstructuren, naamconventies, metadatering en labelling voor bewaartermijnen. Dit doe je in samenwerking met het Expertiseteam Documentair Informatiemanagement (DIM) en de awareness officer binnen het CIO Office. Je fungeert als vraagbaak voor medewerkers en contactpersonen. Hiervoor beschik je over sterke vaardigheden in probleemanalyse, voortgangsanalyse, kwaliteitsgericht werken en het plannen en organiseren.

Functie-/opdrachtomschrijving

Deze opdracht betreft de inhuur van een Projectadviseur Informatiehuishouding M365, primair voor het ondersteunen van medewerkers die gaan werken met M365 en specifiek met Teams en SharePoint, maar ook de informatiehuishouding opschonen in Azure.

• Analyseren van de informatie op Teams en SharePoint.

• Adviseren over ordeningsstructuur en bewaartermijnen.

• Bewustwording informatiebeheer door informatie-eigenaren vergroten.

• Opstellen van richtlijnen.

• Ondersteunen bij de (her)inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites.

• Verzorgen van ondersteuning op de werkvloer.

• Geven van trainingen aan specifieke doelgroepen.

• Administreren van werkzaamheden en uitkomsten.

• Afstemmen met diverse betrokken stakeholders en gebruikers.

• Periodiek rapporteren aan projectleider/product owner over voortgang.

Deze werkzaamheden zijn niet uitputtend en kunnen in overleg en binnen de kaders van de functie-/opdrachtomschrijving worden uitgebreid of aangepast.

Functieprofiel

Als Projectadviseur Informatiehuishouding M365 ben je verantwoordelijk voor het vergroten van de bewustwording bij informatie-eigenaren over hun rol bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. Je inventariseert en analyseert eventuele knelpunten die zij ervaren. Je verdiept je in de informatiestromen en bijbehorende processen en informatieobjecten. Je stelt diverse richtlijnen op, zoals naamgevingsconventies, ordening en inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites. Je adviseert over bewaartermijnen en andere aspecten van digitale archivering en je verzorgt trainingen hierover.

Je gaat de EUR-medewerkers binnen de Faculteiten, Diensten en BV's ondersteunen om hun informatie, door middel van de door jou opgestelde richtlijnen, efficiënter te ordenen en te beheren binnen M365 en dan met name in Teams en SharePoint.

De werkzaamheden bestaan uit het proactief geven van adviezen met betrekking tot informatiebeheer en bewaartermijnen in relatie tot de informatie die in Teams en SharePoint staat. Samen met de adoptiemedewerkers M365 help je bij het (her)inrichten van de Teams-groepen en SharePoint-omgevingen.

Verantwoordelijkheden

• Zorgdragen dat medewerkers handreikingen tot zich nemen om binnen M365 bewuster hun informatie te beheren in de dagelijkse werkzaamheden en hiermee bijdragen aan het op orde krijgen van de informatiehuishouding.

• Zorgdragen voor richtlijnen informatiehuishouding.

• Ondersteunen bij de (her)inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites.

• Ophalen van feedback van medewerkers.

• Geven van workshops, (online) trainingen en lunchsessies.

• Rapporteren.

Wij verwachten dat de Projectadviseur Informatiehuishouding M365 de volgende activiteiten verricht:

• Geven van trainingen aan specifieke doelgroepen.

• Analyseren en adviseren van informatie, ordeningsstructuren en bewaartermijnen.

• Opstellen en opmaken van adoptiematerialen.

• Administreren van werkzaamheden en uitkomsten.

• Helpen bij de (her)inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites.

• Afstemmen met diverse betrokken stakeholders en gebruikers.

• Periodiek rapporteren over voortgang.

Belangstelling en vaardigheden
De kandidaat is een gemotiveerde, ondernemende en flexibele teamspeler met goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden. De kandidaat kan uitstekend zelfstandig de werkzaamheden uitvoeren, hanteert hoge kwaliteitsnormen bij de uitvoering en bewaakt en verbetert deze waar mogelijk. De kandidaat heeft plichtsbesef en voelt zich verantwoordelijk dat het afgeleverde werk of een beslissing aan bepaalde eisen voldoet, en is aanspreekbaar op de resultaten van afgesproken acties.

De kandidaat onderzoekt, herkent en begrijpt de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang. De kandidaat verwoordt gedachten helder en vlot, brengt mondeling en schriftelijk een boodschap begrijpelijk over en weet hierbij de aandacht vast te houden. Handelt vanuit organisatiebelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en aan de relaties. De kandidaat is communicatief sterk.

Eisen

• Jij beschikt over een diploma op hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld een technische, bedrijfskundige of andere relevante opleiding.
• Jij hebt aantoonbare relevante werkervaring binnen de publieke sector, bij voorkeur binnen het hoger onderwijs.
• Jij beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Voor Engels geldt minimaal CEFR-niveau B2.
• Jij hebt aantoonbare kennis en ervaring met het op orde brengen van de (documentaire) informatiehuishouding binnen M365.
• Jij hebt aantoonbare ervaring met M365.
• Jij hebt minimaal 7 jaar relevante werkervaring.
• Jij hebt aantoonbare ervaring met het geven van trainingen en instructies.
• Jij beschikt over communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit.
• Jij hebt aantoonbare ervaring met de inrichting van Teams en SharePoint.
• Jij beschikt over motivatie, ondernemerschap, flexibiliteit en goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden en kunt zelfstandig werken.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Jij beschikt over een diploma op hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld een technische, bedrijfskundige of andere relevante opleiding.
  2. Jij hebt aantoonbare relevante werkervaring binnen de publieke sector, bij voorkeur binnen het hoger onderwijs.
  3. Jij beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Voor Engels geldt minimaal CEFR-niveau B2.
  4. Jij hebt aantoonbare kennis en ervaring met het op orde brengen van de (documentaire) informatiehuishouding binnen M365.
  5. Jij hebt aantoonbare ervaring met M365.
  6. Jij hebt minimaal 7 jaar relevante werkervaring.
  7. Jij hebt aantoonbare ervaring met het geven van trainingen en instructies.
  8. Jij beschikt over communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit.
  9. Jij hebt aantoonbare ervaring met de inrichting van Teams en SharePoint.
  10. Jij beschikt over motivatie, ondernemerschap, flexibiliteit en goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden en kunt zelfstandig werken.
  11. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  12. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.