Voor DJI/Team Service & Beheer is JS Consultancy op zoek naar een Procescoördinator S11. Dit betreft een functie in loondienst voor 24 - 36 uur per week, per z.s.m. voor een periode van6 maanden (met optie tot verlenging).
DJI zorgt namens de Minister van Justitie en Veiligheid voor de uitvoer van straffen en vrijheidsbenemende maatregelen, die na uitspraak van een rechter zijn opgelegd. DJI is verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg van justitiabelen en werkt op vele manieren met hen samen aan voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. Voor DJI worden de inkooptrajecten van verschillende DJI-inrichtingen en vestigingen centraal geregeld vanuit het IUC DJI.
Op deze functie ben jij de kennis- en procescoördinator van het team Service & Beheer. Het team bestaat uit ongeveer 12 functioneel beheerders die werkzaamheden uitvoeren binnen Leonardo: het Oracle-systeem voor de financiële administratie van JenV-organisaties. Het team Beheer & Services richt zich met name op het functioneel beheer van applicaties en levert diensten die het werken in het digitale domein ondersteunen en versterken. Het team heeft een servicegerichte aanpak en regelmatige afstemming met ketenpartners binnen hun eigen organisatie en het domein van JenV. De teams verzorgen gebruikersondersteuning, beheren bedrijfsinformatie en verzorgen het autorisatiebeheer.
Je bent als procescoördinator verantwoordelijk voor het faciliteren van het werk van de functioneel beheerders, in tooling en processen. Een aantal projecten hiervoor zijn al gestart, maar door drukte op het primaire proces van de functioneel beheerders is er te weinig tijd dit verder te brengen. Zo zijn ze begonnen met het optimaliseren van een aantal werkprocessen (onder andere rondom TopDesk en met het gebruik van Jira), dit moet nog worden afgerond en geborgd. Van een deel van de al bestaande processen ontbreekt het aan goede documentatie, afspraken en (beleid)kaders. Ook willen ze hun afstemming met interne en externe stakeholders verbeteren. Er ligt dus veel om op te pakken. Dit biedt de kans voor veel initiatief maar vraagt ook een proactieve houding en verantwoordelijkheidsgevoel.
Je fungeert naast de teamleider en inhoudelijk coördinator als aanspreekpunt voor het team en de rest van de organisatie. Hiertoe onderhoud je contacten met collega’s, van andere afdelingen binnen het SSC, om op de hoogte te blijven van lopende ontwikkelingen. Waar nodig neem je deel aan afstemming overleggen met stakeholders binnen of buiten het SSC.
Verder sta je aan de lat voor:
• Optimaliseren gebruik van TopDesk binnen het team; goede TopDesk-kennis binnen team en goede inrichting van TopDesk;
• Kwaliteitscheck op tickets en afhandeling escalaties, niet inhoudelijk maar procesmatig en in communicatie;
• Proces van ticketafhandeling; doorlooptijd, werkvoorraad bewaken en roosterplanning;• Rapportages maken voor managementinformatie (KPI’s), capaciteitsplanning, benodigde kennisopbouw en procesverbeteringen binnen of buiten het team;
• Serviceformulieren en andere routes voor tickets beheren en verbeteren;
• SLA’s opstellen, bewaken, updaten naar aanleiding van nieuwe afspraken met afdelingen;
• Regie op Key-useroverleggen; overzicht, agenda, planning en vastlegging;
• Kwaliteit en actualiteit kennisbank en procesbeschrijvingen verhogen en bewaken