Projectcoördinator / Adviseur facilitaire zaken

ft 23256. Gemeente De Bilt

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. 

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Opdracht
De gemeente is op zoek naar een procescoördinator / adviseur facilitaire zaken ter ondersteuning van de teamleider Facilitaire Zaken. De afgelopen periode is de teamleider intensief belast geweest met uiteenlopende incidentele vraagstukken, zoals het organiseren van extra raadsvergaderingen, ondersteuning bij evenementen, het inrichten van werkplekken, verbouwingen aan het archief, het opstellen van een agressieprotocol, en de actualisatie van het vlekkenplan. Hierdoor blijven de dagelijkse werkzaamheden en procesoptimalisaties liggen.

Er is binnen het team behoefte aan meer overzicht, structuur en heldere processen, met name rondom reserveringen van ruimten, het organiseren van evenementen en besluitvorming en verantwoordelijkheden hierin.

De tijdelijke adviseur wordt ingehuurd om hierin te voorzien. Belangrijke taken zijn:

• Onafhankelijke advisering over en coördinatie van facilitaire processen zoals beveiliging, schoonmaak, meubilair en inrichting.
• Analyseren en verbeteren van werkprocessen, inclusief het opstellen van procesbeschrijvingen en het koppelen van proceseigenaren aan de processen.
• Opstellen van een advies voor het efficiënter inrichten van facilitaire processen en de rollen en verantwoordelijkheden hierin. Na goedkeuring van het voorgelegde advies het implementeren van de verbeteringen.
• Kritisch kijken naar en adviseren over inkopen en dienstverlening, inclusief kwaliteitsbewaking en het controleren van leveringen.
• Onderhouden van goede relaties met zowel interne stakeholders als externe leveranciers.
• Nauwe samenwerking met bodes en collega's van het interne meldpunt voor een optimale dienstverlening.
• Je eerste aanspreekpunt is de teamleider Facilitaire Zaken. Je legt verantwoording af aan de directeur bedrijfsvoering.

Dit neem je minimaal mee:

• Je kent de relevante wet- en regelgeving die op het facilitaire vakgebied van toepassing zijn;
• Je kunt je communicatie aanpassen aan de situatie en aan jouw gesprekspartner;
• Bij het uitvoeren van contractbeheer schroom je er niet voor om bij het niet nakomen van afspraken een stevig gesprek te voeren;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en brengt professionaliteit en collegialiteit met je mee.
• Je houdt ervan projecten te leiden in een complexe omgeving met veel stakeholders.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring als projectleider op facilitair gebied;
3. Aantoonbare werkervaring met facilitaire processen in een overheidsorganisatie, geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv;

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider Facilitaire zaken binnen de overheid (45 punten);
5. Afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau in de richting van Facility Management, Bouwkunde of Projectmanagement (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het maken van beheerplannen op het gebied van locatiebeheer (25 punten);

Competenties
-      Kan goed hoofd en bijzaken van elkaar scheiden
-      Stressbestendig
-      Initiatiefrijk en flexibel
-      In staat om en brug te vormen tussen facilitair en de rest van de organisatie

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op in de week van 8 september tot en met 15 september 2025.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
  2. Aantoonbare werkervaring als projectleider op facilitair gebied;
  3. Aantoonbare werkervaring met facilitaire processen in een overheidsorganisatie, geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv;

  4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider Facilitaire zaken binnen de overheid (45 punten);
  5. Afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau in de richting van Facility Management, Bouwkunde of Projectmanagement (30 punten);
  6. Aantoonbare werkervaring met het maken van beheerplannen op het gebied van locatiebeheer (25 punten);

  7. Per wanneer ben je beschikbaar?

  8. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?