Evenementencoördinator

gdb 2966. Gemeente s'Hertogenbosch 

Opdrachtomschrijving

De wereld van evenementen kent voor jou geen geheimen - en dat geldt ook voor de ambtelijke organisatie erachter.
Voor een tijdelijke periode zijn wij op zoek naar een ervaren Evenementencoördinator met aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.

Je bent niet de organisator van evenementen, maar wél de onmisbare schakel binnen het gemeentelijk proces dat deze evenementen mogelijk maakt. Je zorgt dat alles binnen de gemeente soepel samenkomt: van vergunningverlening tot terreinbezoeken en van beleidsafstemming tot evaluaties.

• Je coördineert het volledige ambtelijke proces rondom evenementen: van intake tot evaluatie, in nauwe samenwerking met collega-coördinatoren.
• Je bewaakt voortgang, kwaliteit en onderlinge afstemming binnen dit proces en communiceert helder met organisatoren, collega's en ketenpartners.
• Je bent medeverantwoordelijk voor het opstellen van de gemeentelijke evenementenkalender. Hiervoor beoordeel je aangemelde evenementen op geschiktheid en volledigheid, vraagt waar nodig aanvullende informatie op in het kader van de schaarsteprocedure, en maakt een selectie op basis van vastgestelde criteria. Tevens begeleid je het proces tot vaststelling van de kalender door het college in december. Hiervoor werk je samen met collega's van vergunningverlening en de strategisch beleidsmedewerker.
• Je fungeert als verbindende schakel tussen afdelingen als vergunningverlening, openbare orde & veiligheid, communicatie, beheer openbare ruimte en andere stakeholders - met heldere afspraken, zonder zelf verantwoordelijk te zijn voor het opvolgen van ieders taken.
• Je toetst aanvragen op haalbaarheid en technische randvoorwaarden (denk aan beschikbaarheid van stroom- en watervoorzieningen) en schakelt de juiste collega's of uitvoerders in.
• Je neemt deel aan overleggen, terreinbezoeken en coördinatiebijeenkomsten en draagt bij aan een gestroomlijnde voorbereiding en uitvoering van evenementen.

Specifieke inzetmomenten

In de periode september t/m 28 februari 2026 ligt de focus o.a. Op de voorbereiding en uitvoering van grotere evenementen zoals 11-11, Serious Request en Carnaval. Dit betekent dat je:

• Ingezet wordt tijdens de voorbereiding van deze evenementen;
• Aanwezig bent tijdens de uitvoering (denk aan toezicht en coördinatie);
• Ondersteunt in de afstemming en evaluatie rondom deze impactvolle evenementen.

Kandidaatomschrijving

Je bent een proactieve verbinder met ten minste HBO werk- en denkniveau. Je hebt kennis van het reilen en zeilen bij het organiseren van een evenement, zowel binnen de gemeente als daarbuiten. Je bent dan ook goed geïnformeerd over de ontwikkelingen en wet- en regelgeving op het gebied van evenementen. Je hebt ervaring met projectmatig werken en het aansturen van verbeterprocessen. Daarnaast ben je flexibel, zelfstandig, organisatorisch sterk en beschik je over goede communicatieve vaardigheden.

Interviewplanning

Gesprekken vinden plaats op vrijdag 12 september 2025.

Toelichting op rooster

28 tot 32 uur per week.

Eisen

Vereist opleidingsniveau

Minimaal HBO werk- en denkniveau. Aantoonbaar middels diploma('s) en/of relevante werkervaring.

Vereiste werkervaring

•  Je hebt aantoonbaar 5 jaar ervaring met gemeentelijke processen rondom evenementenvergunningen; - Je hebt aantoonbaar 5 jaar ervaring met beleid, uitvoering en beheer met betrekking tot het evenementenproces in de gemeentelijke context. Daarnaast ben je hierbij aantoonbaar betrokken geweest in een coördinerende of aansturende rol; - Je hebt aantoonbaar ruime ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocedures en snapt de rollen van verschillende stakeholders.

Gevraagde documenten

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 20 %

Gewenste werkervaring

Je hebt ervaring met de afstemming rondom en realisatie van stroom- en wateraansluitingen op evenemententerreinen. Weging: 45 %

Competenties

Je bent resultaatgericht, waarbij je in staat bent om verschillende belangen af te wegen. - Je hebt ruime ervaring met stakeholdermanagement.Weging: 10 %

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. Minimaal HBO werk- en denkniveau. Aantoonbaar middels diploma('s) en/of relevante werkervaring.
  2. Je hebt aantoonbaar 5 jaar ervaring met gemeentelijke processen rondom evenementenvergunningen; - Je hebt aantoonbaar 5 jaar ervaring met beleid, uitvoering en beheer met betrekking tot het evenementenproces in de gemeentelijke context. Daarnaast ben je hierbij aantoonbaar betrokken geweest in een coördinerende of aansturende rol; - Je hebt aantoonbaar ruime ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocedures en snapt de rollen van verschillende stakeholders.
  3. Je hebt ervaring met de afstemming rondom en realisatie van stroom- en wateraansluitingen op evenemententerreinen. Weging: 45 %
  4. Je bent resultaatgericht, waarbij je in staat bent om verschillende belangen af te wegen. - Je hebt ruime ervaring met stakeholdermanagement.Weging: 10 %

  5. Wat is je uurtarief (excl. Btw, incl. Woon-werkverkeer)?
     Het opgegeven tarief is all-in, inclusief 10% fee All About Work. Bijvoorbeeld: bij opgave van €80 is €72 voor jou, €8 fee.

  6. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  7. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.