Senior directiesecretaresse

ml 0018259. Gemeente Rotterdam

Waar ben jij van?

Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.

Jouw functie

Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.

Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.

• Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.

• Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

• Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.

• Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.

• Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega's van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.

• Ondersteuning: Ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.

Jouw profiel

Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega's te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.

Eisen

• Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerond;

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;

• Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;

• Je hebt kennis van en ervaring met Planon;

• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner;

• Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd;

• Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).

Wensen

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;

• Je hebt werkervaring met het systeem DIVA;

• Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.

De afdeling

Je komt te werken binnen het team Directieadvies en Ondersteuning. Als directiesecretaresse val je binnen het secretariaat dat bestaat uit 9 collega's. Het secretariaat ondersteunt de directeur, de 3 afdelingshoofden, 9 teamleiders en 4 opgavemanagers. Als senior directiesecretaresse ben jij dé ondersteuner van de directeur. Eén dag per week vervang je de secretaresse van de adjunct directeur; jullie vormen samen een duo.

Onze organisatie

Je komt te werken binnen de Directie Veiligheid. De Directie Veiligheid werkt samen met partners aan een veilige stad om in te wonen en in te werken. Zo houden collega's binnen Directie Veiligheid zich o.a. Bezig met georganiseerde misdaad (ondermijning), jeugdcriminaliteit, veilige wijken, digitale veiligheid en polarisatie, extremisme en radicalisering. Ook verstrekken we vergunningen, kunnen we op last van de burgemeester panden sluiten en zorgen we ervoor dat allerlei evenementen in de stad veilig verlopen. De Directie is onlangs gereorganiseerd naar een opgavegerichte organisatie. Het team waarbinnen je komt te werken (Directieadvies en Ondersteuning) is een nieuw samengesteld team.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerond;
  2. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
  3. Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;
  4. Je hebt kennis van en ervaring met Planon;
  5. Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner;
  6. Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd;
  7. Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
  8. Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
  9. Je hebt werkervaring met het systeem DIVA;
  10. Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.
  11. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  12. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.