Voor de gemeente Ouder-Amstel zijn we op zoek naar een zeer ervaren financieel adviseur met geruime kennis binnen gemeentefinanciën, maar die ook boekhoudkundig sterk is. Wij hebben namelijk een mooie uitdagende opdracht:
Startdatum: 07-07-2025
Einddatum: 07-01-2026, optie tot verlenging van een half jaar
Aantal uur: 18 tot 24 uur
De opdracht bestaat uit onderstaande fases met de daarbij op te leveren deel documenten:
Deel 1:
Actualisatie Budgetten (ZBB light)
De afgelopen jaren is er veel wisseling geweest in de ambtelijke organisatie als bij de financieel adviseurs. Hierdoor is de kennis van de herkomst van de budgetten grotendeels verdwenen met als gevolg dat er ook onvoldoende inzicht is of er voldoende budget is. Ook zorgt dit voor een groter risico op onjuiste boekingen en facturen die verkeerd gecodeerd worden.
Daarnaast stamt de inrichting en structuur van de budgetten ook uit de samenvoeging met Duo+ uit 2016. Daarom is het nu tijd om niet terug te kijken, maar met elkaar het gesprek aan te gaan waar bepaalde budgetten voor zijn. Kortom waar gebruik je ze nu voor en hoe zie je dat in de toekomst voor je.
Jouw taken:
Stel een analyse op van de huidige budgetten en breng in kaart welke kosten hier vorig jaar op geboekt zijn.
Initieer een gesprek tussen de beleidsmedewerker en de financieel adviseur om samen tot een goed inzicht naar de toekomst te komen hoe de budgetten op een goede manier ingedeeld kunnen worden (op thema’s of in clusters). Kom hierin ook met verbeter voorstellen.
In samenwerking met de beleidsmedewerkers en de budgethouders en de financieel adviseur dient de uitkomst van dit gesprek te leiden tot een herstructurering van het budget.
Onderbouw deze herstructurering zodat duidelijk is hoe de hoogte van de budgetten zijn opgebouwd, welke contracten/partijen hieruit betaald worden.
Documenteer en archiveer bovenstaande in een apart document en in ons financieel systeem Key2Financiën, zodat voor de toekomst helder blijft waaruit de budgetten bestaan.
Na afronding van dit deel vragen wij om een analyse uit te brengen over de financiële kennis en kunde van de organisatie vanuit de gesprekken met de financieel adviseurs. Deze analyse gebruiken wij om de kennis en kunde over budgetbeheer bij de organisatie en bij de financieel adviseurs komende jaren te blijven verbeteren.
Deel 2:
Herstructureren van de budgetten
Op dit moment hanteren wij een rekeningschema en een grootboekinrichting die is overgenomen uit de samenvoeging van de gemeente met Duo+ in 2016. Grootboeknummers (Fcl’s) en kostencategorieën (Ecl’s) zijn destijds allemaal letterlijk overgenomen zonder hierin een opschoning- en efficiency slag te maken. Daarnaast is deze inrichting destijds zeer gehaast in elkaar gezet. Dit zorgt er voor dat we een grote hoeveelheid grootboeknummers hebben die:
onlogisch zijn ingericht;
dezelfde naam hebben, waarbij de reden van splitsing onduidelijk is;
naam hebben die niet past bij de budgetten die bij het nummer horen;
Doel is dan ook om deze op te schonen en te herstructureren. Vooral nu vanuit deel 1 helder is geworden waar budgetten voor zijn. Hierdoor kan er ook goed gekeken worden hoe we die budgetten dan ook efficiënt gaan inrichten. Rekening houdende met de regels van het BBV (Takenstructuur) en fiscaliteit (verschillende BTW labels aan grootboeknummers). Daarnaast liggen ook een aantal grootboeknummers met de daarbij horende budgetten bij Duo+ waarvan ook een analyse dient te komen of we dit zo dienen te houden of dat dit beter ingericht kan worden.
Jouw taken:
Analyseer het huidige rekeningschema en breng deze in kaart;
Kom samen met team financiën en de budgethouders tot een voorstel voor een nieuwe en efficiënte indeling van het grootboek (Grootboeknummer, kostensoorten en taken). Houdt rekening dat de inrichting wendbaar dient te zijn in de zien dat als portefeuilles verdeeld moeten worden bij een nieuw college van B&W, dat de administraties eenvoudig aanpasbaar is. Hierin fungeer je als verbinder en gesprekspartner.
Werk bovenstaande inrichting uit zodat deze technische ook in te richten valt in het financieel systeem. Schakel hierbij ook met de functioneel beheerder van Key 2 Financiën en eventueel met Centric.
Ga vervolgens samen met de organisatie in gesprek over een efficiënte inrichting van de factuur routes en laat ook deze inrichten door de functioneel beheerder.
Tot slot is ook de financiële administratie van het faciliterend grondbedrijf een aandachtspunt. Hierin verwachten wij een voorstel/opzet voor een projectadministratie.
Graag een motivatie mbt de eisen toevoegen
Wie zoeken wij een zeer ervaren financieel adviseur met:
Kennis van en ervaring met inrichting van administratie bij gemeenten (Grootboekschema en inrichting in Grootboeknummer, kostencategorie en taak)
Financiële kennis binnen meerdere vlakken van de gemeentelijke uitvoering (Beheer openbare ruimte, sociaal, bedrijfsvoering en grondbeleid)
Kennis van het BBV en fiscaliteit
Meer dan 10 jaar ervaring als financieel adviseur
Kennis van Key 2 Financiën (Centric)
Boekhoudkundig onderlegd.
En qua competenties breng je het volgende mee:
Analytisch sterk
Communicatief zeer vaardig
Je bent een verbinder
“Hands on” mentaliteit