ICT governance, portfolio-, en servicemanagement

ft. 22198

Gemeente Nieuwegein

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Gemeente Nieuwegein wil een verdere professionaliseringsslag maken in haar IT en informatievoorziening. Concreet gaat het om het beheer van de ICT omgeving, het beheer van de vele applicaties en de wijze waarop we projecten met een ICT-component opstarten, plannen en uitvoeren. We zoeken hiervoor de juiste kennis en expertise die aangeboden wordt door één partij.

ICT-dienstverlening is de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar we voorheen veel zelf in beheer hadden, nemen we nu steeds vaker ICT-diensten als een service af bij externe partijen. Deze transitie vraagt om een hernieuwde inrichting van onze ICT-governance en sturing. Zo is onlangs de levering van diensten op gebied van het datacenter overgenomen door een externe leverancier, waardoor we dit nu als een service (IaaS) afnemen. Deze verschuivingen maken het noodzakelijk om te kijken naar de manier waarop we onze ICT beheren en aansturen, zodat we nu en in de toekomst blijven beschikken over een betrouwbare ICT-dienstverlening. Het gaat dan onder andere om: 

• Vastleggen van afspraken hoe we incidenten en problemen aanpakken, en wijzigingen doorvoeren. 
• Afspraken over de wijze waarop we ons applicatielandschap onderhouden, het versiebeheer van applicaties vormgeven en zorgdragen voor tijdige vervanging van applicaties en diensten. 

Om dit te realiseren willen we binnen de gemeente Nieuwegein ons portfoliomanagement versterken en inzetten op het toepassen van best practices en processtandaarden voor uitvoer van verschillende ICT-processen. Dit geldt zowel voor centraal en decentraal applicatiebeheer. De eerste stappen die we willen zetten zijn gericht op de introductie van processen die vallen onder IT Servicemanagement. Concreet gaat het hier om incident-,problem- en changemanagement. Daarnaast willen we met alle contracteigenaren afspraken maken over de toepassing van applicatie lifecycle management. 

De gemeente Nieuwegein ziet op hoofdlijnen de volgende 3 onderwerpen als kern van het op te stellen en uit te voeren plan van aanpak:

1. Inrichten ICT Portfoliomanagement en Projectmanagement
2. Opzetten en implementeren van processen voor doorvoeren wijzigingen en afhandeling incidenten en problemen, gebaseerd op de methodiek IT Servicemanagement.
3. Inrichten en implementatie van applicatie lifecycle management bij centraal en decentraal applicatie/functioneel beheer

1. Inrichten ICT Portfoliomanagement en Projectmanagement

Binnen de gemeente Nieuwegein is geen overkoepelend ICT-portfolio waarin zichtbaar is welke projecten en initiatieven er lopen. Dit leidt tot onvoldoende zicht op de benodigde en beschikbare capaciteit, waardoor projecten onverwacht stil komen te liggen of uitlopen. Daarnaast worden ICT-gerelateerde initiatieven buiten het portfolioproces om opgestart, wat verstoringen in het geplande werk veroorzaakt. Ook is de functie van projectmanagement onvoldoende ingevuld, wat leidt tot variabele uitvoeringsmethoden en sturing van projecten. Er is inmiddels een start gemaakt met een projectenportfolio door onze senior projectleider.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Portfoliomanagement & Governance
  • Ondersteunen bij inrichting en implementatie van ICT-portfolioproces.
  • Uitwerken van rollen, verantwoordelijkheden, prioritering en governance.
• Projectmanagementstandaard
  • Ontwikkelen van een uniform projectmanagementraamwerk.
  • Optimaliseren van projectaansturing en begeleiden van medewerkers.
• Capaciteitsbeheer
  • Inzicht creëren in beschikbare en benodigde capaciteit.
  • Invoeren van processen voor signalering en oplossing van knelpunten.
• Sturingsinformatie & Rapportage
  • Ontwikkelen van een rapportagemodel en bijbehorende processen.

1. Inrichten en implementatie van applicatie lifecycle management

Binnen de gemeente Nieuwegein is behoefte aan een gestandaardiseerd proces voor Applicatie Lifecycle Management (ALM) om de continuïteit en efficiëntie van applicaties gedurende hun hele levenscyclus te waarborgen. Dit omvat het beheer van applicaties vanaf de ideevorming, beheer en onderhoud en opnieuw aanbesteding van de applicatie of ontmanteling van het systeem. Het applicatiebeheer binnen gemeente Nieuwegein is zowel centraal, als decentraal belegd.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Analyse & Inventarisatie
  • In kaart brengen van huidige werkwijzen, applicatiefases en beheertaken.
  • Identificeren van knelpunten en benodigde werkafspraken.
• Procesontwikkeling & Inrichting
  • Ontwerpen en beschrijven van ALM-processen op basis van levensfases.
  • Vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en aansturing.
  • Opstellen van een inrichtingsvoorstel voor aansturing van functioneel beheer.
• Training & Implementatie
  • Bepalen van trainingsbehoeften en opstellen van een opleidingsplan.
  • Trainen van medewerkers en implementeren van ALM processen.
• Sturingsinformatie & Rapportage
  • Ontwikkelen van een rapportagemodel en bijbehorende processen.

1. Opzetten en implementeren van IT Servicemanagement

Binnen de gemeente Nieuwegein is behoefte aan een gestandaardiseerd proces voor IT Service Management (ITSM) om de continuïteit en efficiëntie van IT-diensten te waarborgen. Dit omvat onder andere het beheer van wijzigingen, incidenten en problemen binnen de IT-infrastructuur.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Analyse & Inventarisatie
  • Inventariseren van bestaande processen, rollen en verantwoordelijkheden.
  • In kaart brengen van opleidingsbehoeften voor huidige en nieuwe medewerkers.
• Procesontwikkeling & Inrichting
  • Inrichten en documenteren van processen voor (minimaal) incident-, problem- en changemanagement.
  • Definiëren en beleggen van rollen zoals Incident-, Problem-, en Change Manager.
• Training & Implementatie
  • Trainen van medewerkers.
  • Implementatie van de processen in de dagelijkse werkwijze.
• Monitoring & Verbetering
  • Monitoren van prestaties van de processen.
  • Doorvoeren van optimalisaties op basis van evaluaties.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Je bent in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten
2. Je hebt minstens 2 soortgelijke opdrachten uitgevoerd (dit dient duidelijk te zijn beschreven op een aparte pagina in het cv).

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
3. Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak hoe opdrachtnemer de hierboven beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina's) (70 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Proactief en resultaatgericht.
• Analytisch en strategisch denker.
• Teamspeler met leiderschapskwaliteiten.
• Sterke communicatieve vaardigheden.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 7 juli 2025 en/of woensdag 9 juli 2025. 

Overige informatie

De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je bent in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten
  2. Je hebt minstens 2 soortgelijke opdrachten uitgevoerd (dit dient duidelijk te zijn beschreven op een aparte pagina in het cv).

  3. Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak hoe opdrachtnemer de hierboven beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina's) (70 punten);

  4. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)

  5. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?

  6. Per wanneer ben je beschikbaar?