Administratief Medewerker Subsidiebureau

Ft 21991. Gemeente Zoetermeer 

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces - van aanvraag tot en met verantwoording.

Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator.

Opdracht
Deze tijdelijke opdracht betreft hoofdzakelijk de uitvoering van een specifiek onderdeel binnen het subsidieproces. In de periode juni tot en met augustus ontvangt de gemeente een verhoogd aantal subsidieaanvragen. Het is van belang dat deze aanvragen tijdig en correct worden verwerkt.

De medewerker richt zich primair op het administratief inboeken van subsidieaanvragen in het geautomatiseerde systeem, zodat de verdere behandeling door de backoffice efficiënt kan verlopen. Daarnaast worden enkele aanvullende administratieve werkzaamheden verricht, zoals het doorzetten van tussentijdse rapportages.

Het inboeken vereist een kritische en nauwkeurige werkwijze. Een juiste eerste verwerking is essentieel voor een correct en voortvarend vervolgtraject en voorkomt onnodige vertraging.

Hoofdtaken
- Inboeken van aanvragen in applicatie;
- Bijhouden lijstwerk in Microsoft Excel;
- Duidelijke communicatie met teamleden, coördinator en andere collega's in het Subsidieproces.

De opdracht loopt van 7 juli 2025 tot en met 30 december 2025. Binnen het team wordt actief kennis gedeeld en wordt samengewerkt in een collegiale werksfeer.

Vereisten 
1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.);
2. Minimaal een afgeronde mbo4 opleiding;
3. Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie;
4. Per 7 juli 2025 beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingsopties;
5. Beschikbaar om op maandag én dinsdag fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis (de resterende uren zijn in goed overleg af te stemmen).

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie met subsidieverstrekkingen binnen een gemeentelijke organisatie (45 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het werken in teamverband in een digitale omgeving met MS Teams. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan (20 punten);
8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een administratieve/ondersteunende rol binnen een gemeente (20 punten);
9. Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding in juridisch of financiële richting (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
1. Initiatiefrijke houding;
2. Klantgerichtheid;
3. Samenwerken;
4. Analytisch;
5. Resultaatgerichtheid.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 23 juni 2025 tussen 09:00 uur en 17:00 uur. 

Overige informatie

Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste;

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.);
  2. Minimaal een afgeronde mbo4 opleiding;
  3. Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie;
  4. Per 7 juli 2025 beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingsopties;
  5. Beschikbaar om op maandag én dinsdag fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis (de resterende uren zijn in goed overleg af te stemmen).

  6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie met subsidieverstrekkingen binnen een gemeentelijke organisatie (45 punten);
  7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het werken in teamverband in een digitale omgeving met MS Teams. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan (20 punten);
  8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een administratieve/ondersteunende rol binnen een gemeente (20 punten);
  9. Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding in juridisch of financiële richting (15 punten).

  10. Per wanneer ben je beschikbaar?

  11. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?