Secretariaatsmedewerker

Zorg jij dat alles op rolletjes loopt? Word de onmisbare schakel op het secretariaat van de afdeling Armoede en draag bij aan een socialer Amsterdam. Wat ga je doen?

Door veranderingen binnen het secretariaat van de afdeling Armoede zijn wij op zoek naar een tijdelijke, enthousiaste secretariaatsmedewerker.

De afdeling Armoede ondersteunt Amsterdammers die leven met een minimuminkomen en helpt hen aan meer financiële ruimte. De afdeling is breed en telt ruim 250 collega’s, verdeeld over teams als Voorzieningen, Schuldhulpverlening, Kredietbank, Stadspas en de Stadsbank van Lening.

In deze functie werk je voor al deze teams. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de 8 teammanagers en ondersteunt daarnaast ook de afdelingsmanager. Samen met twee andere secretariaatsmedewerkers verdeel je de werkzaamheden.

Het secretariaat is letterlijk het kloppend hart van de afdeling, dus jouw aanwezigheid op kantoor is van groot belang.

Wat je doet op een gemiddelde werkdag:

• Organiseren van activiteiten en bijeenkomsten voor de afdeling
• Verzenden van berichten via MS Teams
• Bijhouden en up-to-date houden van personeelslijsten
• Notuleren van overleggen en beheren van agenda’s
• Ontvangen van bezoekers en gasten op verschillende locaties
• Beheren van de telefoon, inkomende e-mails en post

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De afdeling Armoede valt onder de directie Werk Participatie en Inkomen. Wij dragen met elkaar bij aan de bestaanszekerheid van de Amsterdammers die het financieel moeilijk hebben.

Werklocatie: Jan van Galenstraat, 323, 1056CH, AMSTERDAM

Wie ben je?

• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met MS Teams, inclusief het organiseren van online vergaderingen.
• Je werkt graag samen en schakelt makkelijk met collega’s.
• Je bent sterk in organisatie en planning, en weet goed prioriteiten te stellen.

Wensen

• Je bent proactief, energiek en neemt initiatief waar nodig.
• Je bent een verbindende kracht binnen het team en draagt actief bij aan een positieve werksfeer.
• Je werkt hoofdzakelijk op kantoor. Thuiswerken is mogelijk tot één dag per week.

Wat je meebrengt aan competenties

• Plannen & organiseren: Je coördineert activiteiten effectief en benut beschikbare tijd en middelen optimaal om doelen te behalen.
• Omgevingsbewustzijn: Je volgt relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en weet deze te vertalen naar je werk.
• Klantgerichtheid: Je speelt in op de behoeften van de teammanagers en de afdelingsmanager en denkt actief mee.
• Samenwerken: Je draagt bij aan een goede teamsfeer en werkt constructief mee aan gezamenlijke resultaten.
• Stressbestendigheid: Je blijft kalm, professioneel en effectief presteren in een dynamische en soms hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, staat open voor feedback en handelt waar nodig zelfstandig.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime baan van 32 of een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3052,- en maximaal € 4300,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract tot 31-12-2025;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen met m.shaawi@olympia.nl