Managementassistent Bedrijfsvoering

Als managementassistent binnen het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie vervul jij een essentiële ondersteunende rol. Je houdt je bezig met agendabeheer, verslaglegging, en het organiseren van evenementen. Daarnaast voer je diverse operationele taken uit die bijdragen aan de efficiëntie van onze organisatie.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Complex agendabeheer;
• Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s;
• In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen waaronder iBabs, het systeem voor digitale vergaderstukken;
• Verlengd ICT-demandmanagement: het aanvragen van laptops en functionele maiboxen, het beheren van mailgroepen, het geven van rechten tot folders, het intrekken ervan;
• Bewaken en waar nodig (mee) vormgeven van lopende acties in de bedrijfsvoering zoals het organiseren van uitvragen, aanmaken van inkooporders, onboarding van nieuwe collega’s.

Als jij je herkent in deze veelzijdige rol en graag een bijdrage wilt leveren aan de ontwikkeling van Amsterdam, nodigen we je uit om te solliciteren. Laat jouw talenten en vaardigheden het verschil maken in onze dynamische werkomgeving.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Cluster Digitalisering Innovatie en Informatie – gemeente Amsterdam

Het cluster Digitalisering Innovatie en Informatie heeft de vraag van de stad van vandaag én morgen voorop staan. Het cluster levert excellente dienstverlening aan bewoners, ondernemers en bezoekers van de gemeente Amsterdam, voorziet in overzicht, kennis en integrale duiding van informatie en zorgt voor veiligheid, onder andere van data, digitale identiteit en privacy in de stad. Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad gepast te kunnen blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het I-Domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Zodat we een voorbeeldfunctie kunnen uitdragen in het op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad. Door een vooruitziende blik en inrichting van diensten, vormt de gemeente Amsterdam daarnaast een optimaal solide entiteit die bestand is tegen een toenemende dreiging van buitenaf voor ons digitale netwerk. Digitaliseren betekent hoofdzakelijk dat we fors investeren komende jaren in de hiervoor benodigde kennis en competenties van onze medewerkers, dat we gemeentebrede omscholingstrajecten voor banen van de toekomst organiseren en dat agile werken de norm is in het IT, Innovatie & Data onderdeel. Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

• Je hebt ruime ervaring met secretariële ondersteuning van meerdere personen en complex agendabeheer;
• Je hebt goede kennis van MS Office (waaronder Excel) en bij voorkeur ervaring met iBabs, AFS, MijnP&O en Topdesk;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt een flexibele werkhouding en kunt omgaan met druk en wisselende prioriteiten;
• Je hebt een teamgerichte instelling, kijkt verder dan je eigen takenpakket en bij voorkeur ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving zoals de gemeente Amsterdam.

Aan competenties breng je mee

• Plannen
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Verantwoordelijkheid

• Een parttime baan van 24 uur per week, verspreid over 3 tot 4 dagen;
• Een salaris van minimaal €3.052,- en maximaal €4.297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van ervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria. Voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl.