(Combi-opdracht) Secretaris intake- en omgevingstafel en vergunningverlener

hhi 972. Gemeente Haarlemmermeer 

Opdrachtomschrijving

Doel van de opdracht
Haarlemmermeer is een ambitieuze en snelgroeiende gemeente. We staan voor grote opgaven op het gebied van bouwen, duurzaamheid en het bieden van uitstekende dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers. De samenleving verandert, en met de invoering van de Omgevingswet merken we een duidelijke toename van initiatiefnemers die hun ideeën willen verkennen voordat zij een omgevingsvergunning aanvragen. Dit biedt volop kansen én uitdagingen.

Om deze ontwikkelingen in goede banen te leiden, zoeken wij tijdelijke versterking voor het team Omgevingsvergunningen. Dit geeft ons niet alleen de ruimte om onze ambities waar te maken, maar ook om te leren en te bepalen hoe ons team er in de toekomst uit moet zien.

Voor deze opdracht zoeken we iemand die twee rollen combineert. De eerste rol betreft de rol als 'secretaris van de intake- en omgevingstafel' en de tweede de rol als 'vergunningverlener'. Beide rollen vervul je in duo met collega's uit het bestaande team Omgevingsvergunningen, zodat kennis gedeeld wordt en we samen bouwen aan een sterkere organisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als secretaris van de intake- en omgevingstafel ben je het aanspreekpunt voor ruimtelijke initiatieven die strijdig zijn met het Omgevingsplan. Je zorgt voor een soepel proces van voorbereiding, planning, advisering en terugkoppeling. Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat adviezen van hoge kwaliteit zijn.

Verantwoordelijkheden als secretaris:

• Je bereidt plannen voor en bespreekt deze met betrokkenen.
• Je coördineert en begeleidt initiatieven voor verschillende belanghebbenden.
• Je hebt contact met inwoners voor wie je hun initiatief begeleidt en voorziet hun van informatie bij hun (aan)vraag.
• Je plant intaketafels, stelt de agenda op en nodigt deelnemers uit.
• Je woont intaketafels bij en stelt een verslag van de adviezen op.
• Je zorgt ervoor dat alle vraagstukken tijdig en volledig bij de juiste personen terechtkomen.
• Je werkt actief aan de verdere professionalisering van onze processen en systemen.

Voor de tweede rol als vergunningverlener ben je verantwoordelijk voor het toetsen en afhandelen van (aan)vragen binnen de kaders van de Verordening Fysiek Domein. De focus ligt op gebruik van de openbare ruimte, bouwen en overige fysieke activiteiten. Voorbeelden van type aanvragen zijn: standplaats, uitweg, brandveilig gebruik van de openbare ruimte, kamperen en geluidsontheffing. Daarnaast handelt je ook (aan)vragen binnen de kaders van Woningbeleid zoals verhuurvergunning gerelateerd aan de Leegstandwet en Opkoopbescherming. Deze rol kenmerkt zich door de diversiteit van de werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden als vergunningverlener:

• Je neemt proactief zaken onder je hoede. Voor jouw zaken zorg je voor de vertaling van beleid naar toetsing en uitvoering.
• Je bent hét aanspreekpunt voor de zaken die je behandelt, zowel intern naar adviseurs, als extern naar de aanvrager.
• Je doet zelfstandig onderzoek, controleert op volledigheid, signaleert risico's, toetst aanvragen aan het bestemmingsplan en beleidskaders, maakt besluiten op en communiceert helder jouw besluit.
• Je bent samen met de teamjurist verantwoordelijk voor de afhandeling van bezwaar.
• Je werkt actief aan de verdere professionalisering van onze processen en systemen.

Oplevering en resultaat
De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:

• Kennis is geborgd bij gemeente Haarlemmermeer over de doorontwikkeling van processen, samenwerking, beleid etc. Door procedure-/werkbeschrijvingen en training.
• De toegewezen zaken volledig en naar tevredenheid zijn afgehandeld binnen de afgesproken termijn.
• De afgehandelde zaken voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria en termijnen volgens wet- en regelgeving en gemeentelijk beleid.
• De opdrachtgever heeft te allen tijde inzicht in de zaken die door de opdrachtnemer in behandeling zijn.

Afsluiting van de opdracht
Bij afronding levert de opdrachtnemer een overzicht aan van de afgehandelde zaken, relevante documentatie en rapportages, waarmee de gemeente direct verder kan werken.

Toelichting op rooster
Minimaal 28 uur per week. Bij voorkeur 32-40 uur per week.
Bij een parttime dag: dient dit gepland te worden op een woensdag of donderdag

Er wordt verwacht dat er minimaal 2 dagen per week op kantoor wordt gewerkt, vaste teamdag is maandag en de andere dag is flexibel te plannen a.d.h.v. Activiteit op dinsdag, woensdag of donderdag.

Kandidaatomschrijving

Gezien de aard van de opdracht verwachten we van de kandidaat dat deze op korte termijn van meerwaarde is voor onze organisatie. Voor deze opdracht is het van belang dat je de volgende competenties bezit:

• Goed in het plannen en organiseren van processen;
• Sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk);
• Proactieve en innovatieve houding;
• Dienstverlenend ingesteld;
• Inlevingsvermogen;
• Goed gevoel voor bestuurlijk - ambtelijke verhoudingen.
• Geen moeite om prioriteiten te stellen en gestructureerd te werken.

Eisen (aantoonbaar op CV):

• Hbo-werk- en -denkniveau .
• Minimaal 1 jaar ervaring met ruimtelijke procedures en kennis van ruimtelijk beleid.
• Vaardig met MS teams en/of Sharepoint.

Wensen (aantoonbaar op CV):

• Aantoonbare werkervaring in de rol van secretaris;
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie binnen het fysiek/ruimtelijk domein;
• Aantoonbare werkervaring met de Omgevingswet;
• Aantoonbare werkervaring als medewerker vergunningen Omgevingswet/WABO;
• Kennis van bezwaarprocedures en juridische aspecten rondom vergunningen;
• Aantoonbare ervaring met procesverbeteringen initiëren, leiden en behalen van de gewenste resultaten;
• Ervaring met LEAN;
• Aantoonbare ervaring met VTH systeem PowerBrowser;
• Sterk in klantcontact, zowel met inwoners als ondernemers, met een servicegerichte en professionele houding;
• Gevoel voor politieke verhoudingen en bekend met politiek-bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening
• Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 1 jaar kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden.

Interviewplanning

Interviews kunnen worden ingepland bij binnenkomen van inschrijvingen met een geschikte kandidaat. 

Rekening dient gehouden te worden een interview op woensdag 28 mei of maandag 2 juni. 

Toelichting op rooster

Minimaal 28 uur per week (3,5 dag). Bij voorkeur 32-40 uur per week. Bij een parttime dag: dient dit gepland te worden op een woensdag of donderdag. Er wordt verwacht dat er minimaal 2 dagen per week op kantoor wordt gewerkt, de vaste teamdag is maandag en de andere dag is flexibel te plannen a.d.h.v. Activiteit op dinsdag, woensdag of donderdag. ​

Eisen

HBO werk- en denkniveau

Dit dient op CV aangetoond te worden.

Minimaal 1 jaar ervaring met ruimtelijke procedures en kennis van ruimtelijk beleid.

Dit dient op CV aangetoond te worden.
Referentie vereist: Organisatie, naam, functie, telefoonnummer en e-mail.

Vaardig met MS teams en/of Sharepoint.

Dit dient op CV aangetoond te worden.

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:30 %

Aantoonbare werkervaring in de rol van secretaris

Op CV aantoonbaar. Dit geldt voor alle gunningscriteria.

Weging:5 %

Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie binnen het fysiek/ruimtelijk domein

Weging:5 %

Aantoonbare werkervaring met de Omgevingswet

Weging:5 %

Aantoonbare werkervaring als medewerker vergunningen Omgevingswet/WABO

Weging:5 %

Kennis van bezwaarprocedures en juridische aspecten rondom vergunningen

Weging:5 %

Aantoonbare ervaring met procesverbeteringen initiëren, leiden en behalen van de gewenste resultaten

Weging:5 %

Ervaring met LEAN

Weging:3 %

Aantoonbare ervaring met VTH systeem PowerBrowser

Weging:3 %

Sterk in klantcontact, zowel met inwoners als ondernemers, met een servicegerichte en professionele houding

Weging:3 %

Gevoel voor politieke verhoudingen en bekend met politiek-bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening

Weging:3 %

Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 1 jaar kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden

Weging:3 %

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Kandidaten die voldoen aan de eisen, en voldoende scoren bij de gunningscriteria om de winnende kandidaat te worden, worden uitgenodigd voor een interview.

Het interview wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. De mate waarin kandidaat:

• Tijdens het gesprek laat zien te beschikken over de gevraagde competenties, vaardigheden en ervaring
• Gemotiveerd is voor de opdracht;
• Past binnen het team.

Weging:25 %

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. HBO werk- en denkniveau. Dit dient op CV aangetoond te worden.
  2. Minimaal 1 jaar ervaring met ruimtelijke procedures en kennis van ruimtelijk beleid.  Dit dient op CV aangetoond te worden. Referentie vereist: Organisatie, naam, functie, telefoonnummer en e-mail.
  3. Vaardig met MS teams en/of Sharepoint. Dit dient op CV aangetoond te worden.
  4. Aantoonbare werkervaring in de rol van secretaris. Op CV aantoonbaar. Dit geldt voor alle gunningscriteria.
  5. Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie binnen het fysiek/ruimtelijk domein.
  6. Aantoonbare werkervaring met de Omgevingswet.
  7. Aantoonbare werkervaring als medewerker vergunningen Omgevingswet/WABO.
  8. Kennis van bezwaarprocedures en juridische aspecten rondom vergunningen.
  9. Aantoonbare ervaring met procesverbeteringen initiëren, leiden en behalen van de gewenste resultaten.
  10. Ervaring met LEAN.
  11. Aantoonbare ervaring met VTH systeem PowerBrowser.
  12. Sterk in klantcontact, zowel met inwoners als ondernemers, met een servicegerichte en professionele houding.
  13. Gevoel voor politieke verhoudingen en bekend met politiek-bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening.
  14. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 1 jaar kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden.
  15. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  16. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.