Managementassistent | gemeente Rotterdam

Als managementassistent weet jij als geen ander dat agendabeheer, telefoonverkeer, correspondentie, plannen, organiseren én het omgaan met meerdere mailboxen, gesneden koek is. Ook kun je gemakkelijk schakelen en verbindingen leggen tussen diverse onderwerpen die binnen de afdeling spelen. Wij zoeken een enthousiaste collega die in eerste instantie voor de afdeling Financial Reporting gaat werken maar die ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt met de andere Managementassistenten binnen de directie en daar waar nodig collegiaal te hulp schiet. Iemand die een klantgerichte instelling heeft, assertief is als het moet en beschikt over de nodige flexibiliteit. Daarnaast weet je om te gaan met gevoelige en/of vertrouwelijke informatie en vervul je soms de rol van sparringspartner voor de teamleiders.
De werkweek van een managementassistent Financial Reporting saai? Zeker niet! Elke dag is weer anders. De managementassistent:

•Maakt en bewaakt afspraken, plant vergaderingen en beheert de agenda van de MT leden;
•Fungeert als aanspreekpunt voor het MT;
•Plant activiteiten, volgt en bewaakt de uitvoering en rapporteert daarover;
•Verstrekt zowel mondeling als schriftelijk en digitaal informatie aan collega’s;•Verricht administratief en organisatorisch ondersteunende werkzaamheden, archiveert documenten, handelt correspondentie af, stelt mails;•Organiseert vergaderingen en notuleert vergaderingen, verzorgt besluiten- en actielijsten, bewaakt de afhandeling en de voortgang van gemaakte afspraken en signaleert knelpunten;•Organiseert bijzondere bijeenkomsten; regelt daarvoor alle organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals reserveren ruimte en catering, opstellen agenda, uitnodigen deelnemers en desgewenst notuleren.