Standplaats: AMSTERDAM
Duur: 13-05-2024 - 06-12-2024
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 30-04-2024

Wat ga je doen
Ondersteunen van de directeur (directeur Techniek of Financieel directeur, wij zoeken nml. 2 FTE) in brede zin, daarbij ook signaleren wat er speelt in de organisatie en dit vervolgens bespreken;

-Meedenken met de directeur, stroomlijnen van de werkzaamheden;
-Zorgen voor goed contact met interne en externe relaties, om zo dit netwerk goed te kunnen benutten;
-Eerste aanspreekpunt, ontvangen van gasten;
-Voeren van complex agendabeheer waarbij je het totaal overzicht behoudt en zorgt voor een efficiënte agenda;
-Planning en organisatie van meetings;
-Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties met betrekking tot diverse bijeenkomsten en afspraken;
-Voorbereiden van basis correspondentie;
-Archivering en dossierbeheer;
-Managen van informatie: screenen, doorverwijzen en afhandelen van emailverkeer, telefoongesprekken en documenten;
-Verwerken van allerhande ad-hoc vragen en kleine zaken die er voor zorgen dat de directeur Techniek of Financieel Directeur zich kan wijden aan zijn eigen werk.

Wat neem je mee
Voor deze functie zoeken wij iemand op HBO niveau (bijv. opleiding Schoevers Directiesecretaresse).
Je beschikt over een uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en van het gehele MS Office pakket.
Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse / management assistent, hebt relevante levenservaring, een brede algemene ontwikkeling en goede sociale vaardigheden.
Je bent geïnteresseerd om je te verdiepen in de inhoud.

Je staat stevig in je schoenen en herkent jezelf in de volgende criteria:
-Grote mate van integriteit en discretie en handelend in het belang van de organisatie;
-Evenwichtig, zelfstandig en zelfverzekerd;
-Inzicht en groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen;
-Nuchter;
-Communicatief sterk;
-Accuraat en organisatorisch sterk;
-Representatief;
-Je houdt overzicht en het hoofd koel in drukke tijden (stressbestendig);
-Je bent flexibel, geen 9 tot 5 mentaliteit;
-Je ben proactief, ondernemend en kan goed prioriteiten stellen;
-Sterk dienstverlenend;
-Plezier in samenwerken.

Functie-eisen:
CV wordt aangeleverd als PDF- of wordbestand. Andere bestanden worden niet in behandeling genomen.
Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk en evt fee kosten).

De kandidaat heeft een HBO opleiding afgerond.
De kandidaat beschikt over uitstekende kennis van Nederlandse taal in woord- en geschrift.
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring (afgelopen 8 jaar) als directiesecretaresse of managementsecretaresse bij een soortgelijk bedrijf.
De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het MSoffice.

Wensen:
De kandidaat heeft een HBO opleiding in de gevraagde richting van de functie afgerond, bijvoorbeeld Schoevers. Graag toelichten.
De kandidaat heeft werkervaring met Sharepoint.
De kandidaat heeft ervaring met de planning, organisatie en het voorbereiden van bijeenkomsten en presentaties.
De kandidaat heeft werkervaring met complex agendabeheer bij een soortgelijk bedrijf.
De volgende competenties worden getoetst tijdens een mogelijk gesprek:

Je bent geïnteresseerd om je te verdiepen in de inhoud. Je staat stevig in je schoenen en herkent jezelf in de volgende criteria:
-Grote mate van integriteit en discretie en handelend in het belang van de organisatie;
-Evenwichtig, zelfstandig en zelfverzekerd;
-Inzicht en groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen;
-Nuchter;
-Communicatief sterk;
-Accuraat en organisatorisch sterk;
-Representatief;
-Je houdt overzicht en het hoofd koel in drukke tijden (stressbestendig);
-Je bent flexibel, geen 9 tot 5 mentaliteit;
-Je ben proactief, ondernemend en kan goed prioriteiten stellen;
-Klantgericht;
-Sterk dienstverlenend;
-Klantgericht
-Plezier in samenwerken.