Standplaats: UTRECHT
Duur: zsm - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 19-04-2024
Vacature: Managementassistent Bestuursbureau
Je gaat deel uitmaken van de vakdiscipline bestuursondersteuning dat onderdeel is van de afdeling Bestuursbureau (de staf). Het team bestaat momenteel uit een bestuurssecretaris, een managementondersteuning van het Bestuursbureau en een medewerker secretariaat.
Wat ga je doen?
•
• Je bereidt samen met de directeur de agenda van het MT voor. Je zorgt voor de tijdige publicatie ervan in iBabs en maakt de besluitenlijst tijdens de MT-bijeenkomsten. Je zorgt voor een goede planning van de ontwerpen op de MT-bijeenkomsten en verzorgt de terugkoppeling uit het MT.
• Je zorgt in goede samenwerking met de managementassistent voor het beheer van de agenda van de directeur en de mailbox van het bestuurssecretariaat.
• Je zorgt voor het inplannen van het lokaal overleg (met de vakbonden). In overleg met de HR- adviseur ondersteun je bij het vastleggen van de agenda in iBabs en verzorg je de verslaglegging.
In onderling overleg bespreken we je overige werkzaamheden. Voor de uitvoering van deze taken in nauw contact met de directeur, HR-adviseur, de managementassistent Bestuursbureau en de Mt-leden. Je rapporteert functioneel aan de directeur, het hoofd Bestuursbureau is jouw formele opdrachtgever.
Functie-eisen:
De motivatie van de kandidaat is door
hem/haar zelf in correct Nederlands
opgesteld. (We zien in de motivatie graag
terug, waarom deze opdracht jou
aanspreekt en wat jij hieraan kan
bijdragen. Wat zijn jouw belangrijke
eigenschappen die deze opdracht tot een
succes kunnen maken?)
Het cv en de motivatiebrief dienen in één
document te worden toegevoegd.
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring
opgedaan als managementassistent op
directie- of bestuursniveau bij een non-
profitorganisatie (blijkend uit het cv).
Je hebt aantoonbare kennis en ervaring
met Office 365 (blijkend uit het cv).
Wensen:
Je hebt kennis en ervaring in het gebruik
en beheer van IBabs
(ja 100 punten, nee 0 punten).
Je hebt ruime ervaring met complex
agendabeheer en verslaglegging van
vergaderingen (ja 100 punten, nee 0
punten).
Je bent in staat fysiek aanwezig te zijn bij
de MT-vergaderingen (iedere
donderdagmiddag en dinsdagmorgen om
de week); op maandagmiddag dien je
beschikbaar te zijn i.v.m. het publiceren
van de MT-agenda (ja 100 punten, nee 0
punten)
De ODRU hecht waarde aan duurzame
mobiliteit. Kun je aangeven welk
vervoersmiddel u/ uw kandidaat
gebruikt in het kader van de gevraagde
werkzaamheden?
A: Lopen of met de fiets 100 p
B: OV 100 p
C: Elektrische voertuigen 100 p
D: Hybride voertuigen 30 p
E: Motorvoertuigen op basis van
uitsluitend fossiele brandstoffen 0 p
F: Dieselauto en of auto's met een
emissieklasse 3 of lager. 0 p
Doe jij /jouwbedrijf aan verduurzaming en
vermindering CO2 uitstoot? (Ja 100
punten, nee 0 punten)
Indien ja, dient de beschrijving bij de
motivatie te worden toegevoegd.