Ben jij een proactieve managementassistent, die streeft naar een hoge mate van professionaliteit en kwaliteit? Lees dan verder!
Wat ga je doen?
Als managementassistent is geen dag hetzelfde in deze veelzijdige functie met een grote mate van zelfstandigheid!
Jij stroomlijnt de agenda's van de productgroepmanager, hoofden en teammanagers van de afdeling Leerling- en Onderwijszaken. Jij beoordeelt en prioriteert de afspraakverzoeken, en plant ze in. Je regelt en organiseert vergaderingen/ bijeenkomsten, inclusief het reserveren van faciliteiten én zorgt voor verslaglegging.
Verder zorg jij voor een goede (telefonisch, e-mail en post) bereikbaarheid en vangt de eerstelijns telefoon op voor verschillende teams binnen Leerling- en Onderwijszaken. Vragen die jij niet kan beantwoorden zet jij door naar het team met een terugbelnotitie. Jij ondersteunt de teams met verschillende administratieve werkzaamheden. Denk hierbij aan o.a. Het verwerken van aanvragen voor de subsidie peuteropvang, het registreren van ziek- en herstelmeldingen, het bestellen van kantoorartikelen en het verzamelen van informatie voor en het versturen van de afdelingsnieuwsbrief.
Omdat jij het kloppend hart van de afdeling bent, zorg jij ook voor een goede onboarding van nieuwe collega's. Jij vraagt bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers de toegang tot verschillende systemen aan, zorgt dat er een bloemetje klaar staat, stuurt ze een welkom mail en stelt nieuwe medewerker voor aan de afdeling. Collega's komen regelmatig het secretariaat binnen lopen met de meest uiteenlopende vragen, gelukkig weet jij weet altijd een oplossing uit je hoge hoed te toveren!
Wat vragen wij?
Als managementassistent ben je zelfstandig en kun je omgaan met vertrouwelijke informatie en stressvolle situaties. Je blijft kalm in een dynamische omgeving met veel ad hoc vraagstukken waarbij er vaak een beroep op je probleemoplossend en organisatorisch vermogen wordt gedaan.
Collega's kunnen op je rekenen. Dit zie je terug in flexibiliteit in je werkzaamheden en werktijden. Je pakt taken op en je bent bereikbaar wanneer je nodig bent. Natuurlijk heb je ervaring met complex agendabeheer. Je bent proactief en staat stevig in je schoenen.
Ook beschik je over:
Wat bieden wij?
Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in "de dienst draaiende houden" en waarbij je zeker ruimte krijgt voor eigen initiatief. Je gaat werken in een enthousiast, betrokken team.
Je kunt daarnaast rekenen op:
Wie zijn wij?
De productgroep Leerling- en Onderwijszaken (L&OZ) is onderdeel van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn en bestaat uit ruim 100 medewerkers. Het is een uitvoerende afdeling die werkt aan kansengelijkheid voor kinderen en jongeren van 0 tot 27 jaar. Dit doen we door te bevorderen dat kinderen deelnemen aan kwalitatief goede kinderopvang, voorschoolse educatie en onderwijs. Het MT bestaat: productgroepmanager L&OZ, hoofd Staf, hoofd Onderwijsvoorzieningen, 2 afdelingsmanagers Leerlingzaken en een teammanager Voortijdig Schoolverlaten.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.
EnglishNederlandsDeutschFrançaisInschrijfformulier voor: Managementassistent Leerling- en OnderwijszakenFormulier invullen met behulp van jouw cvJe kunt dit formulier invullen met de gegevens uit jouw cv. Kies hieronder het cv dat je wilt gebruiken om het formulier te vullen.Uploaden Persoonlijke informatieVul hieronder jouw persoonsgegevens inDocumentenUploaden XUploaden XUploaden XPrivacystatementWij hechten grote waarde aan je privacy. Wij gaan dan ook uiterst zorgzaam om met je gegevens. Deze gegevens zullen door ons vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor werving- en selectiedoeleinden. Wij zullen geen informatie verstrekken aan derden, tenzij wij daartoe op grond van de wet verplicht zijn. Door het versturen van het sollicitatieformulier ga je ermee akkoord dat je persoonsgegevens worden verwerkt door onze organisatie en worden opgenomen in onze database.Vacature van Gemeente Den Haag