Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Directie secretaresse bij het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC, het IT bedrijf van Defensie)
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo'n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?
Weet jij het hoofd koel te houden in hectische situaties en weet je als geen ander overzicht te houden en te zorgen voor stabiele ondersteuning in een complexer wordende omgeving? Ben je een stevige persoonlijkheid die rust uitstraalt en die daarnaast enthousiast en kritisch is en een gezonde dosis humor heeft? En heb je zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving?
Dan zijn we op zoek naar jou!
Wat ga je doen?
Als directie assistent zorg je samen met je collega's voor het volledige reilen en zeilen binnen het directiesecretariaat en alle bijbehorende organisatorische, administratieve en secretariële taken. Jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.
Door je (inhoudelijke) betrokkenheid weet je wat er speelt en kan je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en vooral dynamisch agendabeheer. Je denkt graag mee en door je proactiviteit kijk je vooruit en signaleer je knelpunten tijdig en lost ze op.
Bij het ontzorgen van de directeuren werk je ook samen met adviseurs van Bestuursondersteuning en Managementondersteuning en de stafadjudant.
En dit allemaal zodat onze directeuren zich kunnen concentreren op de missie van JIVC om te zorgen voor de beste IT voor de Krijgsmacht!
De meest voorkomende werkzaamheden:
- Complex en dynamisch agendabeheer
- Bewaken dat directeuren tijdig benodigde informatie voor afspraken hebben (we werken hierbij met iBabs)
- Beheren mailbox directiesecretariaat
- Ondersteuning bij mailafhandeling directeuren en verwerken post in XPostWeb
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
- Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
- Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. Ambtsjubilea
- Ondersteuning bij evenementen
- Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken
Wat vragen we?
Kennis/opleidingseisen:
- Je hebt minimaal een afgeronde (bij voorkeur secretariële) MBO-opleiding
- Je hebt kennis van MS-Office programma's, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en van standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Uitstekende communicatieve vaardigheden.
Ervaringswensen:
- Ervaring als managementassistent op directieniveau binnen Defensie of een andere complexe (overheids)organisatie is een pré. Schroom echter niet om te solliciteren als je de ambitie hebt om je te ontwikkelen tot de topper die wij zoeken.
- Ervaring en/of affiniteit met IT organisaties is een pré.
Competenties:
Je bent flexibel, dienstverlenend, klantgericht, organisatiesensitief, proactief, stressbestendig, verantwoordelijk, zelfstandig, loyaal, oplossingsgericht en nauwkeurig. Verder kan je snel schakelen, prioriteren, goed samenwerken en relativeren, heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, weet je goed om te gaan met (personeels)vertrouwelijke informatie en beschik je over talent om te plannen en organiseren. Kortom: je bent een duizendpoot!
Salarisniveau
schaal 7Minimum salaris:
€2.900 bruto per maandMaximum salaris:
€4.000 bruto per maandContractduur
Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstellingAantal uren per week
38Plaats
Utrecht, UtrechtOverige arbeidsvoorwaarden
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
De organisatie Ministerie van DefensieDefensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 69.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De afdeling JIVC, Informatiebeleid en StrategieWaar ga je werken?
- Je standplaats is de Kromhoutkazerne in Utrecht
- Bij JIVC werken we hybride: deels op kantoor en deels vanuit huis. Je werkt minimaal 2 dagen op kantoor.
- Sectie Managementondersteuning waar het directiesecretariaat onderdeel van is, valt onder de Ondersteunende Staf van JIVC
- Het directiesecretariaat bestaat uit een team van 5 collega's
Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
- Het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
- Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
- Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!
Contact
- Ivo Saft
- Recruitment Adviseur
- i.saft@mindef.nl
- 06-23995401
- Dinja Hoogerdijk
- dm.hoogerdrijk@mindef.nl
- 0683620474
Het salaris bedraagt €2900 - €4000