Directiesecretaresse Communicatie & Corporate Affairs - Utrecht

Daarom wil je als Directiesecretaresse bij NS werken

• Je bent, samen met het team, het gezicht van de afdeling. Je leert het hele bedrijf kennen en andersom het bedrijf jou.   
• Omdat je proactief mee- en vooruitdenkt voor de directieleden, krijg je oneindig veel waardering voor je werk. 
• Dit is een functie waar de maatschappelijke impact van NS dagelijks zichtbaar is, er is een hoge dynamiek aan onderwerpen die je passeren. Je hebt contact met externe stakeholders zoals journalisten en secretaresses burgemeesters waardoor geen dag hetzelfde is.  

Margreet van der Linden: 'Ik laat deze mooie plek binnen NS achter om met pensioen te gaan. Ik heb hier altijd met veel plezier gewerkt. Op deze afdeling komt heel NS samen. Je hoort veel, er is altijd wat te doen en de sfeer is goed' 

Dit ga je doen als Directiesecretaresse

In deze uitdagende functie ondersteun jij op professionele wijze de directie Communicatie & Corporate Affairs (CCA). Je maakt onderdeel uit van het secretariaat van CCA en realiseert samen met je collega's een goed georganiseerde en up-to-date dienstverlening voor de directieleden.  

De activiteiten op de afdeling kenmerken zich door een hoge dynamiek waarin onverwachte piekbelasting en projectmatig werken hand in hand gaan wat eisen stelt aan je flexibiliteit en anticiperend vermogen. Daar gaan wij binnen CCA op een collegiale manier mee om. Je bent veel aanwezig in Utrecht en daardoor zichtbaar en goed aanspreekbaar als spil van de afdeling. Je bent tenslotte een belangrijk gezicht van de afdeling CCA en hebt een signalerende rol naar de directie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten en je fungeert als een betrouwbare schakel tussen de directie en andere afdelingen. 

Dankzij jouw positieve energie en gevoel voor sensitiviteit bij bepaalde onderwerpen ben jij van onschatbare waarde bij het:  

• beheren van de agenda's van de directeuren van CCA; 
• proactief signaleren van mogelijke knel- en verbeterpunten in de agenda en je adviseert over aanpak- en oplossingsmogelijkheden; 
• het organiseren van teamsessies en andere grote en kleine bijeenkomsten;  
• voorbereiden van vergaderingen aan de hand van de agenda en gestelde prioritering;  
• beoordelen van binnengekomen post en telefoon op mate van urgentie en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af; 
• ondersteunen bij budgettering van CCA, je voert offertes in het SAP-systeem, bewaakt en keurt deze goed; 
• verrichten van representatieve taken zoals het ontvangen en te woord staan van bezoekers;  
• te woord staan van media via de perstelefoon (volgens een rooster) en koppelt hen aan de juiste woordvoerders.  

Jouw werkweek 

Benieuwd hoe jouw werkweek eruit kan zien als directiesecretaresse bij NS? Wij geven je een voorbeeld van jouw toekomstige agenda.  

Hier ga je werken

Je werkplek is in een kantooromgeving op enkele minuten loopafstand van Utrecht Centraal. Het Secretariaat CCA bestaat nu uit 6 directiesecretaresses. Samenwerking en verbinding staan centraal, je stemt werkzaamheden dan ook met elkaar af en helpt elkaar wanneer dit nodig is.  

Bij NS vinden we diversiteit en inclusie belangrijk. Het maakt samenwerken leuker en het resultaat wordt er vaak beter van. Wat jouw achtergrond of levensovertuiging is, maakt dan ook niet uit: we zijn vooral benieuwd naar jouw visie op de functie van directiesecretaresse. 

Dit zijn de functie-eisen

• Je beschikt over minimaal een HBO werk-denkniveau en bij voorkeur heb je een directiesecretaresse-opleiding afgerond of soortgelijk.  
• Je beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring als (directie)secretaresse van een directeur binnen een grote complexe werkomgeving.   
• Je bent gewend om in teamverband te werken, je bent een echte verbinder en zoekt proactief de samenwerking met collega's op.  
• Je bent stressbestendig en kunt goed prioriteiten stellen. De veelheid van onderwerpen laat je niet gek maken.  
• Je bent representatief, integer en bent sensitief. Je begrijpt wat er speelt binnen de organisatie en welk effect dit heeft op de maatschappij.  
• Je hebt affiniteit met communicatie en media. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en beheerst de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift.  
• Je beheerst het Office-pakket uitstekend.  

Bij NS vinden we het belangrijk dat we elkaar durven aanspreken en ons altijd kunnen uitspreken. We zoeken collega's met lef, die open staan voor verandering. Voor deze functie zijn dit allemaal cruciale succesfactoren om je doelen te kunnen behalen in samenwerking met je team en de business. Voor deze functie in dit team ligt de nadruk op de verbinding in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je op een constructieve manier samenwerkt en de sensitiviteit van bepaalde onderwerpen begrijpt  

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:  

• Een salaris tussen € 2695,- en € 4876,- bruto per maand (schaal 59) (o.b.v. 36-urige werkweek). 
• Een 36-urige werkweek.  
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. Een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week). 
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen. 
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.  
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.  
• Je gezin reist gratis in de daluren. 
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.  
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden  
• Een keuzeplan met o.a. Fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen. 
• Wil je meer weten? Bekijk onze arbeidsvoorwaarden en cao. 
• De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in goed overleg met je team, jullie zijn gezamenlijk tenslotte het gezicht van de afdeling).   
• Bij goed functioneren, krijg je na een jaar een vast contract. 

Solliciteren naar deze baan

Solliciteer direct (maar zeker vóór

 donderdag 14 maart 2024)

via de sollicitatiebutton. Binnen enkele minuten ontvang je een automatische sollicitatiebevestiging, binnen 2 weken reageren wij op jouw sollicitatie.  
 
Je kunt je sollicitatie richten aan

Fabiënne de Bruin

, corporate recruiter.  

Nog vragen over het sollicitatieproces?

 Mail naar Karin en Jerina van onze frontoffice via: recruitment@ns.nl. Heb je liever telefonisch contact? Bel dan met onze frontoffice via 088-6713666 

Goed om te weten: 

• De eerste gesprekken vinden plaats op

  dinsdag 19 maart of donderdag 21 maart. 

• De tweede gesprekken vinden plaats in de

  week van 25 maart. 

• Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring.  
• We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt. Dit zie je in alles wat we doen, en dus ook in ons aannamebeleid. Lees hier meer. 
• Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.  Deze functie kan niet op interim basis worden vervuld. Bekijk daarvoor onze inhuur pagina