Fulltime Afdelingssecretaresse Onderwijsinstelling

Een afwisselende en zelfstandige functie binnen een onderwijsinstelling in Amsterdam. Je krijgt erg veel waardering voor jouw werk als secretaresse. Dankzij jouw hulp loopt deze afdeling namelijk op rolletjes. Je maakt onderdeel uit van een groter secretariaat van een maatschappelijk betrokken organisatie.

Jouw baan als Afdelingssecretaresse

In deze zelfstandige functie ondersteun je zowel docenten als studenten vanuit jouw eigen kantoortje binnen de faculteit Rechtsgeleerdheid. Het takenpakket is erg divers, omdat iedereen bij jou kan binnenlopen met een verzoek. Je zal voornamelijk bezig zijn met het agendabeheer, het organiseren van evenementen en onderwijs, en het assisteren gedurende de 6 jaarlijkse tentamenperiodes. Verder ben jij onder andere verantwoordelijk voor het:

• beantwoorden van vragen als aanspreekpunt van medewerkers en externen.
• plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• behandelen van post en telefoon, maken van (zaal- en horeca)reserveringen, en het voorraadbeheer.
• coördineren van drukwerktrajecten en -planningen voor onderwijsmateriaal (voor tentamens en readers).
• bieden van administratieve ondersteuning aan het afdelingshoofd en de sectiehoofden.

Jouw werkplek

Je komt te werken binnen het team van alle secretaresses van deze faculteit in Amsterdam. Iedere secretaresse ondersteunt zijn of haar eigen afdeling. Binnen dat team heb je één buddy wie jouw werk over kan nemen wanneer je bijvoorbeeld met vakantie bent. Andersom ondersteun je ook deze buddy wanneer hij of zij afwezig is. Het secretariaat is erg geliefd binnen deze faculteit, en onderling gaat iedereen fijn met elkaar om. Jouw functie is zelfstandig, aangezien jij je eigen afdeling binnen de faculteit zal ondersteunen. Je hebt je eigen werkplek en zal alleen op de kamer zitten. Medewerkers, docenten en studenten kunnen naar jouw kantoortje wandelen als ze een vraag hebben. Het is aan jou om af en toe 'nee' te verkopen, wanneer een verzoek niet realistisch is volgens jouw planning. 

Heb jij het in je?

Als Secretaresse voor deze afdeling is het belangrijk dat je houdt van zelfstandig en accuraat werken. Verder ben je iemand die stevig in je schoenen staat, je eigen planning helder voor ogen houdt, en waar nodig je grenzen kan aangeven. De type personen die je ondersteunt kunnen namelijk soms met onnodige verzoeken komen. Hopelijk beschik jij ook over:

• een goede beheersing van het Microsoft Officepakket.
• professioneel niveau Nederlands, en basis niveau Engels.
• ervaring binnen een grote complexe werkomgeving.
• enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie.

Wat biedt deze onderwijsinstelling? 

Hopelijk ben jij de nieuwe aanwinst, die het team voor de lange termijn komt versterken. Dit zal de eerste maanden op uitzendbasis verlopen via Projob, met uitzicht op een contract bij deze onderwijsinstelling. Dit betekent dat je de eerste maanden kunt rekenen op:

• een bruto salaris tot €3.336,- per maand op basis van 38 uur per week.
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.
• een reiskostenvergoeding van €0.125 cent per kilometer.

Wanneer je op contract gaat bij de onderwijsinstelling heb je recht op 29 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur. Daarbij natuurlijk ook het bovenstaande salaris, de eindejaarsuitkering en de reiskostenvergoeding.