We zoeken een Allround secretaresse die proactief en punctueel onze organisatie kan ondersteunen.
wat bieden wij jou- salaris tussen 3.014 en 4.244 bruto per maand
- half jaar contract met mogelijkheid op verlenging
- voor 32 of 36 uur
- werken voor de gemeente Amsterdam
Wij zoeken een kei in plannen, iemand die goed kan samenwerken en verantwoordelijkheid pakt. Voor deze functie zoeken we een secretaresse die goed kan werken onder stress en het niet erg vindt dat er constant veranderingen zijn.
- Mbo- of hbo- werkniveau
- Minimaal 1 jaar ervaring als secretaresse
- Aantoonbare ervaring met het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten
- Ervaring met het werken met MS Office
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
Dit zijn taken die je doet op een gemiddelde werkdag.
- Je bekijkt de agenda’s en mailboxen van de projectleiders die die dag werken, en checkt of hun afspraken de komende dagen doorgaan en of de documenten digitaal klaarstaan
- Er komt een verzoek binnen voor een bestuurlijk spoedoverleg die middag. Je informeert de betreffende projectleider, overlegt kort en maakt ruimte in de agenda vrij door afspraken te verplaatsen
- Je beantwoordt de deurbel en de telefoon tussendoor, wenst de onderhoudsman van het koffieapparaat een fijne dag en begroet enthousiast de binnendruppelende collega’s
- Je ziet dat de meeste dieetwensen van deelnemers van een bijeenkomst later deze week zijn binnengekomen en overlegt dat je collega alvast de lunch voor die dag zal bestellen
- Je handelt verschillende mails en vergaderverzoeken af, waarbij je direct vraagt om de benodigde documenten aan je te mailen. Hierbij stel je heldere deadlines die zorgen dat je deze documenten ruim op tijd voor iedereen kunt klaarzetten
- Je overlegt met je aanwezige collega’s welke zaken er in de komende facilitaire nieuwsbrief kunnen komen: samen hebben jullie al een aantal punten bedacht die je aan de coördinator mailt
- Je checkt voordat je naar huis gaat nog een laatste keer de agenda’s en mails van de projectleiders voor morgen en de rest van de week op belangrijke wijzigingen
Je komt te werken op het Actiecentrum Veiligheid en Zorg
- Wibautstraat 6-12, 1091 GM Amsterdam
Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief. Heb je vragen? We zien graag je sollicitatie tegemoet!
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.