Standplaats: GOUDA
Duur: 04-01-2027 - 30-06-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 20-11-2026
Organisatie:
Programma Informatietransitie
Provincie Zuid-Holland werkt binnen het Programma Informatietransitie aan het
duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. Een belangrijk
onderdeel hiervan is de implementatie van CALS: het Centraal Archief en Legacy Systeem.
Het doel van de opdracht is het ondersteunen en realiseren van de functionele implementatie van CALS waarbij informatiebeheerprocessen, functionele eisen en inrichtingsvoorstellen worden geanalyseerd, uitgewerkt, vastgelegd en getoetst. De opdracht is gericht op de inzet van een junior en een medior informatiespecialist die in een bestaand projectteam komen en bijdragen aan het vertalen van informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS. Daarbij staan het duurzaam beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en dossiers gedurende de levenscyclus centraal. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
•
• Analyseren en uitwerken van informatiebeheerprocessen
• Uitwerken van metadata, classificatie en dossierstructuren
• De ondersteuning van lifecycle-management
• De ondersteuning van functionele inrichting en integraties
• Het voorbereiden en uitvoeren van systeem- en functionele testen
Binnen de opdracht wordt onderscheid gemaakt in de mate van zelfstandigheid, inhoudelijke verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden. De junior informatiespecialist zal zich voornamelijk richten op het inventariseren, uitwerken, documenteren en controleren van de informatiebeheerprocessen, metadata, functionaliteit en testresultaten. De werkzaamheden van de junior informatiespecialist worden uitgevoerd binnen vastgestelde kaders van informatiebeheer en onder inhoudelijke begeleiding van ervaren specialisten.
De medior informatiespecialist analyseert zelfstandig de informatiebeheerprocessen en werkt functionele eisen en inrichtingsvoorstellen uit. Daarnaast toetst en begeleidt de medior informatiespecialist afzonderlijke delen van de CALS-implementatie. De medior informatiespecialist signaleert knelpunten en afhankelijkheden, adviseert over oplossingsinrichtingen en stemt complexe vraagstukken af met de verantwoordelijke specialisten.
Beide profielen leveren een inhoudelijke bijdrage aan de implementatie en werken in het projectteam nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en de implementatiepartner OpenText.
4/17 Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
Taakelementen
De junior en medior informatiespecialisten ondersteunen de functionele implementatie van CALS. De werkzaamheden zijn gericht op het analyseren, uitwerken, documenteren, toetsen en testen van informatiebeheerprocessen en de bijbehorende functionele inrichting. De mate van zelfstandigheid en inhoudelijke verantwoordelijkheid verschilt per profiel.
De rol van de junior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:
•
• Informatiebeheerprocessen: inventariseren, beschrijven en documenteren van informatiebeheerprocessen, functionele eisen en procesafspraken
• Metadata en dossierstructuren: uitwerken, vastleggen en controleren van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren
• Lifecycle-management: ondersteunen bij het uitwerken en vastleggen van regels en scenario's voor archivering, bewaring en vernietiging
• Functionele inrichting en integraties: documenteren van functionele specificaties, gebruikersscenario's en inrichtingsafspraken voor CALS en gekoppelde applicaties
• Test en controle kwaliteit: voorbereiden en uitvoeren van functionele testen, vastleggen van testresultaten en registratie en opvolging van bevindingen
• Migratie en kwaliteit informatie: ondersteunen bij voorbereiding van migraties, controle van metadata en uitvoeren van kwaliteitscontroles op informatie
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies
De rol van de medior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:
•
• Informatiebeheerprocessen: analyseren en vertalen van informatiebeheerprocessen naar functionele eisen, user stories, procesbeschrijvingen en acceptatiecriteria
• Metadata en dossierstructuren: specificeren en toetsen van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren op basis van vastgestelde informatiebeheerkaders
• Lifecycle-management: uitwerken en toetsen van functionele regels en scenario's voor archivering, bewaartermijnen, selectie en vernietiging
• Functionele inrichting en integraties: analyse en specificatie van functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario's voor CALS en gekoppelde applicaties
• Test en controle kwaliteit: opstellen, uitvoeren en beoordelen van functionele testen, analyse van bevindingen en advisering over benodigde aanpassingen
• Migratie en kwaliteit informatie: uitwerken van functionele migratie-eisen, ondersteunen bij voorbereiding van migraties, controle van metadata en uitvoeren van kwaliteitscontroles op informatie
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies, vastleggen van inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer
5/17 Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
Resultaten
De junior informatiespecialist levert, onder inhoudelijke begeleiding, de volgende resultaten:
•
• Informatiebeheerprocessen: actuele en vastgelegde procesbeschrijvingen, functionele eisen en procesafspraken
• Metadata en dossierstructuren: uitgewerkte en gecontroleerde metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren
• Lifecycle-management: beschreven lifecycle-processen, bewaartermijnen en functionele gebruikersscenario's
• Functionele inrichting en integraties: vastgelegde functionele specificaties, gebruikersscenario's en inrichtingsafspraken
• Test en controle kwaliteit: voorbereide en uitgevoerde systeem- en functionele testen, inclusief vastgelegde testresultaten en bevindingen
• Migratie en kwaliteit informatie: gecontroleerde metadata-mappings, uitgevoerde kwaliteitscontroles en vastgelegde afwijkingen
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies, vastleggen van inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer
De medior informatiespecialist levert zelfstandig de volgende resultaten op:
•
• Informatiebeheerprocessen: geanalyseerde en uitgewerkte informatiebeheerprocessen, vertaald naar functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria
• Metadata en dossierstructuren: gespecificeerde en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren die aansluiten op de vastgestelde beheerkaders
• Lifecycle-management: uitgewerkte en toetsbare functionele regels en scenario's voor archivering, bewaring, selectie en vernietiging
• Functionele inrichting en integraties: afgestemde functionele specificaties en integratiescenario's voor CALS, M365 en andere vakapplicaties
• Testen en controle kwaliteit: uitgevoerde en beoordeelde functionele testen, inclusief onderbouwde bevindingen, verbetervoorstellen en adviezen voor acceptatie
• Migratie en kwaliteit informatie: vastgestelde functionele migratie- en kwaliteitscriteria, gevalideerde metadata-mappings en beoordeelde migratieresultaten
• Documentatie en overdracht: complete, consistente, inhoudelijk afgestemde en vastgestelde functionele documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie
6/17 Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
Functie-eisen:
Let op, in het invulformulier kwaliteit dient Inschrijver een duo aan te bieden
bestaande uit een junior en een medior. In dit formulier wordt helder welke
kandidaat voor welke functie wordt voorgesteld.
Junior functie
G 3.1 Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma.
G3.2 Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer,
documentmanagement, records management en Data Gedreven werken.
G3.3 Minimaal een (1) jaar aantoonbare werkervaring met functionele inrichting
en implementatie van informatiesystemen, waaronder het beschrijven van
processen functionele eisen en gebruikersscenario's.
G3.4 Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiemigratie,
metadata, classificatie en kwaliteitscontrole.
7/17
Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
Medior functie
G 3.1 Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma.
G3.2 minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als informatiespecialist,
adviseur informatiebeheer of in een vergelijkbare functie binnen een
overheidsorganisatie.
G3.3 minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- of
doorontwikkelingstraject van een DMS/RMA of vergelijkbare
informatiebeheervoorziening waaronder het analyseren en uitwerken van
functionele eisen, metadata en informatiebeheerprocessen.
G3.4 minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring binnen een
migratieproject met werkzaamheden op het vlak van metadata-mapping,
gegevens kwaliteit, classificatie en migratiecontroles.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0005143'. In het onderdeel 'Format CV' en toegevoegd in tabblad 'Uw
inschrijving' op het aanbestedingsplatform. Alleen CV's die in het aangeboden
format worden ingevuld, worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0005143' gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven
hoeveel pagina's A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het
gestelde maximum aantal pagina's, dan worden de pagina's die meer zijn dan
het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: uurtarieven moeten ingevuld worden in de
bijgevoegde Bijlage 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005143' en apart
bijgevoegd worden in tabblad 'Prijs' op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005143' zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaten via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
8/17
Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
proces (61 + 62 + 63)