Managementassistent Programmabureau

De opdracht

Voor een grote publieke organisatie in Rotterdam, actief binnen de haven-, industrie- en infrastructuuromgeving, zijn wij op zoek naar een Managementassistent Programmabureau.

Je ondersteunt een programmabureau dat een centrale rol speelt in de samenwerking tussen industrie, overheden, infrastructuurpartijen en andere organisaties rondom grote maatschappelijke en economische ontwikkelingen.

Binnen deze functie ondersteun je onder andere de directeur en een senior bestuurlijke functionaris. Je bent verantwoordelijk voor agenda- en afsprakenbeheer, de organisatie van overleggen en bijeenkomsten en verschillende communicatieactiviteiten.

Het is een zelfstandige en veelzijdige functie voor iemand die makkelijk overzicht houdt, vooruitdenkt en zich prettig voelt in een omgeving met veel verschillende en vaak senior stakeholders.

De functie

Als Managementassistent Programmabureau zorg je ervoor dat de dagelijkse organisatie rondom het programmabureau soepel verloopt.

Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en zorgt dat vergaderingen en bestuurlijke overleggen goed worden voorbereid en georganiseerd.

Daarnaast organiseer je verschillende bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken. Hierbij regel je onder andere uitnodigingen, deelnemersregistratie, planning en logistieke afstemming.

Ook ondersteun je bij de communicatie vanuit het programmabureau. Je helpt bij het opstellen en publiceren van nieuwsberichten en uitnodigingen en zorgt dat informatie op de website actueel blijft.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda's van directeur en senior stakeholders;

• Plannen en coördineren van afspraken;

• Zelfstandig afstemmen met interne en externe stakeholders;

• Organiseren en voorbereiden van directie- en bestuurlijke overleggen;

• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en themasessies;

• Organiseren en ondersteunen van evenementen en werkbezoeken;

• Verzorgen en versturen van uitnodigingen;

• Bijhouden van deelnemersregistraties;

• Verzorgen van praktische en logistieke afstemming;

• Ondersteunen tijdens bijeenkomsten en evenementen;

• Opstellen van nieuwsberichten, uitnodigingen en andere communicatie-uitingen;

• Publiceren en actualiseren van informatie op de website;

• Ondersteunen van de algemene communicatie van het programmabureau;

• Signaleren waar werkzaamheden of processen slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Dit is nadrukkelijk meer dan alleen administratieve ondersteuning. Je krijgt veel eigen verantwoordelijkheid en moet zelf kunnen inschatten wat nodig is om de directeur en het programmabureau optimaal te ondersteunen.

Wat breng je mee?

Must-haves

• Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse, directieassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie;

• Ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directeuren, managers en/of bestuurders;

• Ervaring met het zelfstandig organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken;

• Goede beheersing van Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel;

• Sterke organisatorische vaardigheden;

• Zelfstandig en proactief kunnen werken;

• Nauwkeurig en gestructureerd;

• Goede communicatieve vaardigheden;

• Makkelijk kunnen schakelen tussen verschillende interne en externe stakeholders;

• Beschikbaar voor 16 uur per week;

• Iedere dinsdag beschikbaar om 8 uur op locatie in Rotterdam te werken.

Pré

• Ervaring binnen een programmabureau;

• Ervaring binnen een projectorganisatie;

• Ervaring binnen een organisatie met veel verschillende stakeholders;

• Ervaring binnen overheid, semioverheid of een bestuurlijke organisatie;

• Ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke overleggen;

• Ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten;

• Ervaring met het opstellen van uitnodigingen en andere communicatie;

• Ervaring met websitebeheer;

• Ervaring met een CMS;

• Ervaring binnen een organisatie rondom infrastructuur, industrie, energie of grote maatschappelijke programma's.

Belangrijk

Voor deze functie zoeken we vooral iemand die sterk is in management- en directieondersteuning.

Ervaring met communicatie en websitebeheer is interessant, maar het belangrijkste is dat je complexe agenda's kunt beheren, zelfstandig bijeenkomsten kunt organiseren en gewend bent om met verschillende stakeholders te schakelen.

Je hoeft dus niet uit de haven- of industriesector te komen. Ervaring binnen bijvoorbeeld een gemeente, provincie, waterschap, ministerie, projectorganisatie of andere grote publieke of semipublieke organisatie kan uitstekend aansluiten.

De functie is voor 16 uur per week. Eén werkdag staat vast: iedere dinsdag werk je 8 uur op locatie in Rotterdam. De overige uren kunnen in onderling overleg flexibel worden ingepland.

Competenties

• Proactief

• Zelfstandig

• Organisatorisch sterk

• Nauwkeurig

• Gestructureerd

• Communicatief vaardig

• Representatief

• Betrouwbaar

• Stressbestendig

• Flexibel

• Omgevingsbewust

• Dienstverlenend

• Initiatiefrijk

• Samenwerkingsgericht

• Goed in prioriteiten stellen

Salarisindicatie

Indicatie: € 3.300 tot € 4.300 bruto per maand op fulltimebasis, naar rato bij 16 uur. Afhankelijk van ervaring; definitieve inschaling in overleg.