Functiefamilie (intern)
UMCU - Staf, administratie en secretariaat
Functienaam (extern)
Secretaresse Onderwijs - Huisartsopleiding
Dienstverband
Bepaald
Aantal uren per week (minimaal)
24
Aantal uren per week (maximaal)
28
Salarisschaal (maximaal)
Schaal 7: € 3126 - € 4182
Samenvatting
Huisartsopleiding Utrecht zoekt per direct een secretaresse onderwijs jaar 1 voor 24 - 28 uur p.w., die de manager opleiding assisteert en verantwoordelijk is voor de continuïteit en kwaliteit van de processen binnen het eerste opleidingsjaar.
Functie inhoud
Een administratieve functie in een dynamische werkomgeving waarbinnen een beroep wordt gedaan op organisatietalent, snel kunnen schakelen en accuratesse. Je bent onderdeel van het ondersteunende team organisatie onderwijs, dat gevormd wordt door drie secretaresses en een algemeen assistente. Het team vervult een spilfunctie binnen de huisartsopleiding; iedere ondersteuner heeft zijn eigen taak en gezamenlijk zijn de ondersteuners verantwoordelijk voor de optimalisering van de organisatorische processen van de drie opleidingsjaren.
Als secretaresse onderwijs jaar 1 assisteer je de manager opleiding jaar 1 en ben je aanspreekpunt voor aios, docenten en huisartsopleiders. Je kerntaken zijn: zorgen voor een goede en efficiënte ondersteuning van het onderwijs, zodat de manager opleiding en de docenten hun taken goed kunnen vervullen. Je coördineert toetsen, cursussen en andere activiteiten die binnen het opleidingsjaar plaatsvinden; je regelt lokalen en andere voorzieningen. Je handelt de evaluatie- en beoordelingsverslagen af en notuleert de besprekingen met de eerstejaarsdocenten. Ook administreer je de opleidingstrajecten, waarbij je proactief meedenkt bij afwijkende trajecten door bijv. Zwangerschap of ziekte.
Je werkt intensief samen met je collega's binnen het team organisatie onderwijs. Bij piekmomenten ondersteunen jullie elkaar en jullie zorgen voor continuïteit door werkzaamheden van elkaar over te nemen bij ziekte en/of vakantie.
Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar je denkt ook actief mee over verbetering en automatisering van processen. Je hebt contacten met zowel de medeondersteuners, de managers opleiding jaar 1, 2 en 3 en docenten, als met de aios, huisartsopleiders en externe docenten. Daarnaast heb je contact met externe instanties die door regelgeving invloed uitoefenen op de opleiding.
Afdeling
Huisartsopleiding Utrecht is een onderdeel van het Julius Centrum, een divisie van het UMC Utrecht. De huisartsopleiding hecht veel waarde aan goed georganiseerd en enthousiast onderwijs in het basiscurriculum, de vervolgopleiding en het postacademisch onderwijs. Doel is gemotiveerde huisartsen in opleiding te krijgen en goede huisartsen af te leveren.
De huisartsopleiding is een driejarige opleiding na het artsexamen. De opleiding is sterk praktijkgericht. In het eerste en derde jaar lopen de artsen in opleiding tot specialist (aios) stage in een huisartspraktijk. Hier staat het individuele leertraject centraal. In het tweede jaar wordt stage gelopen bij ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen. Als Utrechtse huisartsopleiding leiden we jaarlijks circa 300 huisartsen op en hebben we ongeveer 85 medewerkers.
Profiel
- MBO/HBO werk- en denkniveau met enige jaren ervaring in een soortgelijke functie en affiniteit met onderwijs
- beschikbaarheid van 24-28 uur per week.
- zelfstandig kunnen werken, goed kunnen anticiperen op veranderingen en een inschatting kunnen maken van wat deze veranderingen betekenen voor de uitvoering van je werkzaamheden
- uitstekende computervaardigheden: o.a. Parate kennis van MS Office en de bereidheid je te verdiepen in het werken met een elektronische leeromgeving, een elektronisch portfoliosysteem en het softwareprogramma Family
- de bereidheid om - indien nodig - cursussen te volgen en je te verdiepen in onderwerpen binnen je taakgebied
- flexibiliteit, stressbestendigheid en accuratesse
- ervaring met plannen en organiseren
- een pragmatische, tactvolle en discrete instelling
- uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Werkdagen in ieder geval op dinsdag en donderdag en op woensdag minimaal een halve dag.
- een functie in een dynamische werkomgeving met een collegiale, fijne sfeer;
- een inspirerende werkplek in een monumentaal pand in de omgeving van Slot Zeist;
- een vakantie-uitkering van 8% en een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
- een laptop en telefoon van de zaak om je werk optimaal uit te voeren;
- een aanstelling in tijdelijke dienst, met zicht op een vast dienstverband met een salaris; van maximaal € 4.182, bruto per maand, schaal 7 CAO Universitair Medische Centra bij een volledige aanstelling (36 uur).
Locatie
UMC Utrecht
Criteria sollicitant
Vereiste opleiding
6. Mbo-hbo
Specialisme
Staf & ondersteuning
Specialisme
Administratief & secretarieel
Vereiste ervaring
Medior (3-5 jaar ervaring)
Aanvrager
Voor- en achternaam
Mark van Dijk
Zakelijk e-mailadres
MDIJK7@UMCUTRECHT.NL
Telefoonnummer
0627744065
Salarisomschrijving
€4.182 Per maand