Graag een motivatie mbt de eisen toevoegen
Programmamanager vervanging ERP
Radboud Universiteit | opdracht via broker of intern | marktconform tarief of inschaling conform CAO
Over de opdracht:
De Radboud Universiteit vervangt haar ERP-landschap. Het huidige Oracle EBS (BASS) wordt ingezet voor HR, Finance en Inkoop vanuit één geïntegreerde applicatie en maakt plaats voor een composable landschap waarin elk domein afzonderlijk optimaal wordt bediend. Dat gebeurt niet in één beweging, maar in een reeks aanbestedingen en implementaties die deels parallel lopen en onderling afhankelijk zijn. De startdata per domein worden bestuurlijk vastgesteld.
De complexiteit zit niet in één groot project, maar in het gelijktijdig besturen van deelprojecten die elkaar raken: terwijl HR het nieuwe systeem implementeert, bereidt Finance de aanbesteding voor. Terwijl Finance implementeert, moet Inkoop gereed worden gemaakt. Intussen blijft BASS in de lucht, met alle koppelingen en afhankelijkheden, totdat de laatste functionaliteit is overgezet. Zolang het landschap niet composable is, blijven de trajecten technisch verweven en kan geen deelproject uitlopen zonder gevolgen voor het geheel. De complexiteit zit net zo goed in het meekrijgen van de organisatie. Het raakt iedereen, van de salarisadministratie tot de hoogleraar die straks zijn verlof aanvraagt. De programmamanager regisseert een complex veranderprogramma en bewaakt daarbinnen de bestuurlijke, architecturale en technische samenhang, met sterke afhankelijkheid van de benodigde organisatie- en procesveranderingen.
Werkzaamheden:
Als programmamanager stuur je op de samenhang van het geheel: tussen de domeinen onderling, tussen de deelprojecten, en tussen de programmaorganisatie en de bestuurlijke gremia.
Concreet:
Regie voeren op de deelprojecten
De programmamanager stuurt op de samenhang, voortgang en resultaten van de verschillende deelprojecten binnen het programma. Hij/zij zorgt voor duidelijke kaders, bewaakt planning, scope, afhankelijkheden, risico’s en capaciteit en intervenieert wanneer deelprojecten dreigen af te wijken van de programmadoelstellingen
Opstellen en bewaken van een integrale roadmap over HR, Finance en Inkoop, met duidelijke mijlpalen, gebaseerd op de HORA-architectuur en de geldende architectuurkaders.
Sturen op de samenhang tussen de deelprojecten (Basis HR en Salaris, HR Talent/Recruitment/Learning, Finance, Inkoop) en coördineren van de projectmanagers per deelproject.
Borgen van de bedrijfscontinuïteit tijdens migraties en ingebruiknames, met aandacht voor salarisverwerking, personeelsadministratie, financiële afsluitingen en andere bedrijfskritische processen.
Coördineren van de Europese aanbestedingstrajecten per domein, samen met Inkoop en Juridische Zaken.
Je zit het programmateam voor, waarin de managers vanuit HR, Finance en Inkoop deelnemen, evenals vertegenwoordiging vanuit ILS en de faculteiten en de projectmanagers van de deelprojecten. De projectmanagers leggen over voortgang, samenhang en risico’s verantwoording af aan jou.
Besturen van de overkoepelende programmalaag
De programmamanager is verantwoordelijk voor het integraal besturen van het programma en het realiseren van de beoogde businesswaarde. Dit omvat onder andere het bewaken van de programmadoelstellingen, het managen van stakeholders, besluitvorming, budget en resources, het adresseren van organisatie brede risico’s en afhankelijkheden en het rapporteren en escaleren richting de opdrachtgever en relevante governance gremia.
Je legt verantwoording af aan de stuurgroep, waarin de directeuren van Radboud Services, HR, F&C en ILS zitting hebben, aangevuld met een decaan en 2 faculteitsdirecteuren. Het college van bestuur is eindverantwoordelijk en fungeert als escalatieniveau boven de stuurgroep.
Organiseren van besluitvorming over kolom- en domeinoverstijgende vraagstukken, en escaleren wanneer belangen of keuzes van HR, Finance, Inkoop en ILS niet met elkaar verenigbaar zijn.
Afstemming met het I-Portfolio Board over prioritering en capaciteit in verhouding tot de overige i-portefeuilles.
Optreden als gedelegeerd opdrachtgever voor de externe audit op businesscase, aanbestedingsvoorbereiding en autorisatieharmonisatie, en zorgen voor opvolging van de bevindingen.
Bewaken van de ontvlechting van BASS: de volgorde van de trajecten, tijdelijke koppelingen tussen oud en nieuw, en de restfunctionaliteit na ontvlechting van de drie domeinen.
Borgen van de veranderkundige samenhang over de deelprojecten heen: veranderimpact, communicatie, opleiding, adoptie, draagvlak en draagkracht, zodat medewerkers, leidinggevenden en uitvoerende afdelingen tijdig zijn voorbereid op nieuwe processen, rollen en systemen. De programmamanager wordt hierbij ondersteund door een changemanagement team en de inzet van communicatie.
Bewaken dat systeemkeuzes aansluiten op de beoogde procesvernieuwing en de toekomstige dienstverleningsmodellen van HR, Finance en Inkoop, en omgekeerd dat de procesvernieuwing aansluit op de nieuwe systemen.
Borgt afstemming met (enterprise)Architectuur, Privacy en Security.
Stakeholdermanagement met de bedrijfsvoeringsdirecteuren, met de directeur HR en de directeur F&C in het bijzonder als opdrachtgevers, met de programmamanagers optimalisatie bedrijfsvoering binnen de betreffende kolommen en met het college van bestuur.
Risico’s, capaciteit en technische haalbaarheid continu inzichtelijk maken op basis van voortgangs- en risicorapportage, en tijdig bijsturen.
Functie-eisen:
Positie en omgeving
De regie op het programma ligt bij Information & Library Services (ILS), de i-kolom van de universiteit. Het inhoudelijk opdrachtgeverschap voor de eisen, processen en data van de systemen ligt in de lijn: de directeur HR voor het HR-systeem, de directeur F&C voor het Finance- en Inkoopsysteem. Procesherziening, requirements en acceptatie blijven daarmee bij de divisies. De organisatie van de processen om te komen tot integrale systeemtransitie valt onder jouw regie.
Je beschikt over minimaal een wo-opleiding op het gebied van bedrijfskunde, informatiebeleid, informatiemanagement of ICT, aangevuld met minimaal 7 jaar ervaring in vergelijkbare rollen.
Bewezen expertise met het leiden van complexe, grootschalige ERP-trajecten of vergelijkbare organisatiebrede systeemimplementaties in grotere organisaties. Ervaring met ERP-programma’s binnen onderwijsinstellingen is een pre.
Aantoonbare ervaring met Europese aanbestedingstrajecten, bij voorkeur binnen het HR-, Finance- of Inkoop-domein.
Scherp in zowel bestuurlijke verhoudingen als operationele grip. Je schakelt moeiteloos tussen stuurgroep en projectkamer.
Analytische diepgang: je maakt complexe afhankelijkheden inzichtelijk en vertaalt die naar heldere besluitvorming.
Kennis van en ervaring met architectuurkaders, PSA’s en HORA-architectuur.
Bekend met projectmethodieken zoals Prince2, Lean en Scrum, en in staat deze toe te passen binnen de werkprocessen van het hoger onderwijs.
Vermogen om belangen van meerdere directies te verbinden zonder de regie over het programma te verliezen.
Een externe blik gecombineerd met het vermogen om snel en diep in te burgeren in de organisatiecontext.
Aantoonbare bekendheid met de bestuurlijk complexe dynamiek van een onderzoeksuniversiteit of vergelijkbare instelling.
Ervaring met medewerkersparticipatie, medezeggenschap en verandercommunicatie bij organisatiebrede systeem- en procesveranderingen.
Aantoonbare ervaring met het begeleiden van complexe verandertrajecten, waarbij proces-, rol- en gedragsverandering minstens zo bepalend zijn als de techniek.
Ervaring met het aansturen van externe leveranciers en implementatiepartners.