De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Commando der Zeestrijdkrachten (Koninklijke Marine) in Den Helder. Dit commando vormt het maritieme onderdeel van de Nederlandse krijgsmacht en is verantwoordelijk voor inzet, ondersteuning en bedrijfsvoering van de zeestrijdkrachten.
Als junior projectleider ondersteun je de senior projectleider bij de herinrichting van het behoeftestellingsproces; een cruciale schakel binnen de defensiebrede ‘supply chain’. Het behoeftestellingsproces is het formele loket waar veel van de aanvragen voor goederen, diensten en personeel binnenkomen. Kort gezegd: het behoeftestellingsproces bepaalt hoe de Marine haar middelen aanvraagt, beoordeelt en inzet. Als dit proces niet goed werkt, vertraagt de hele organisatie.
Het proces omvat de volledige keten van aanvraag, beoordeling, prioritering en doorgeleiding naar Inkoop. De daadwerkelijke inkoop is een opvolgend proces en valt buiten de scope van deze opdracht, maar sluit direct aan op jouw werk.Door de aanzienlijke groeiopgave binnen Defensie stijgt het aantal aanvragen sterk en structureel. Het gaat om honderden aanvragen per jaar, met een totale waarde van tientallen miljoenen euro. De huidige procesorganisatie is hier onvoldoende op toegerust: de capaciteit is te beperkt, het werk is versnipperd georganiseerd en de werkwijze is niet gebruiksvriendelijk of schaalbaar.
Het doel is een procesorganisatie die deze groei aankan, gebruiksvriendelijk werkt en de maritieme inzetbaarheid en gevechtskracht garandeert.Daarom moet de organisatie rondom het behoeftestellingsproces worden heringericht en versterkt. Jij helpt deze verandering te begeleiden en zorgt dat het proces toekomstbestendig, uniform en efficiënt wordt ingericht.
Er is reeds een stuurgroep en een werkgroep ingericht. Deze groepen hebben belangrijke voorbereidingen getroffen en werken aan de randvoorwaarden voor een succesvolle herinrichting. Daarnaast zijn er operationele medewerkers (enkele tientallen) die het huidige proces uitvoeren en een essentiële rol spelen in de praktische implementatie.De stakeholderbetrokkenheid is groot. Voor Defensie zoeken we daarom een projectleider die deze samenwerking verder weet te versterken, belangen kan verbinden en de organisatie meeneemt in verandering.
De opdracht wordt verstrekt vanuit de Directie Informatie, Bedrijfsvoering en Bestuur, specifiek vanuit de afdeling Integratie en het team Integrale Bedrijfsvoering (jouw directe opdrachtgever). Deze afdeling verzorgt het voorzitterschap van de stuur- en werkgroep en coördineert het behoeftestellingsproces organisatiebreed.Daarnaast werkt de Koninklijke Marine intensief samen met andere defensieonderdelen. Binnen deze samenwerking zijn reeds optimalisaties ontwikkeld die direct binnen de Koninklijke Marine kunnen worden geïmplementeerd, een belangrijke kans om versneld te professionaliseren.
De junior ondersteunt de senior consultant projectleider bij de herinrichting van het behoeftestellingsproces binnen de inkoopketen. De werkzaamheden omvatten onder andere:
•Ondersteunen bij de herinrichting van behandelteams en het uitwerken van rolbeschrijvingen.
•Bijdragen aan de inrichting van procesregie door het voorbereiden van formats, dashboards en werkinstructies.•Ondersteunen bij implementatieactiviteiten zoals communicatievoorbereiding, planning, voortgangsrapportages en stakeholderafstemming.
•Coördineren van deelactiviteiten binnen het project en bewaken van acties en deadlines.•Ondersteunen bij het aanpassen van ondersteunende IT processen door het verzamelen van functionele wensen en het documenteren van requirements.
Op dit moment bevinden zij zich in de laatste fase van de analyse en uitwerking. Naar verwachting is bij aanvang van de werkzaamheden van de consultant projectleider voldoende duidelijk welk projectresultaat wordt nagestreefd en welke specifieke inrichting moet worden gerealiseerd.