Secretarieel administratief medewerker polikliniek Kinder- en Jeugdpsychiatrie

Als secretarieel administratief medewerker ben je een belangrijke schakel binnen onze afdeling. Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen, zodat behandelaren zich kunnen richten op de zorg voor patiënten. 

Een belangrijk deel van je werkzaamheden verricht je voor het poliklinische team Internaliserende stoornissen. Samen met een collega ben je verantwoordelijk voor het plannen van intakes, het verzorgen van de bijbehorende administratie, het notuleren van vergaderingen en het afstemmen van afspraken met patiënten en andere betrokkenen. 

Daarnaast speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van de overige poliklinische teams en het huidige secretariaat. Een groter deel van deze werkzaamheden bestaat uit het plannen van afspraken voor psychologen, psychiaters en andere behandelaren in HiX. Hiervoor heb je regelmatig contact met behandelaren, patiënten en externe partners, zoals scholen en andere zorginstellingen. Je denkt vooruit, ziet mogelijkheden binnen complexe agenda's en organiseert afspraken zo efficiënt mogelijk. Je signaleert knelpunten, maakt deze bespreekbaar en onderneemt actie om processen soepel te laten verlopen. 

Je werkt dagelijks met onder meer Outlook, Teams, Word, Excel, HiX en AI-toepassingen. Het betreft een functie van 32-36 uur per week, waarbij donderdag en vrijdag vaste werkdagen zijn. 

In het Erasmus MC werken we hard aan het verbeteren van de zorg van vandaag en de gezondheid van morgen. Baanbrekend werken, grenzen verleggen en vooroplopen. In onderzoek, onderwijs en zorg. We werken met de nieuwste apparatuur, technieken en zorgprocessen.  

De afdeling Kinder- en Jeugdpsychiatrie/Psychologie van het Erasmus MC Sophia is met in totaal ruim 200 medewerkers de enige in een kinderziekenhuis gelegen zelfstandige universitaire kinder- en jeugdpsychiatrische afdeling in Nederland, met eigen onderzoekslijnen en hoogleraren. De afdeling is blijvend in ontwikkeling en richt zich op internationaal erkend wetenschappelijk onderzoek dat gecombineerd wordt met hoogwaardige patiëntenzorg en het verzorgen van verschillende opleidingen en onderwijs. De zorg van de afdeling Kinder- en Jeugdpsychiatrie/psychologie bestaat uit een multidisciplinaire poliklinische unit, 2 klinische units en een unit voor psychosociale zorg. Daarnaast is er voor het ziekenhuis een consultatieve dienst, en werken we samen met onze research unit.  

Op de polikliniek

Je komt te werken binnen een polikliniek van ongeveer 70 medewerkers. In deze functie werk je nauw samen met het team van Internaliserende stoornissen, bestaande uit circa 30 collega's, en ben je onderdeel van een secretariaatsteam van momenteel 10 medewerkers. Daarnaast is er een intensieve samenwerking met de secretariaten van de andere afdelingen binnen de KJPP. Samen zorgen jullie voor een goede afstemming, continuïteit en ondersteuning binnen de organisatie.

Wij zoeken een collega die energie krijgt van een dynamische werkomgeving en die graag organiseert, plant en ontzorgt. Je weet prioriteiten te stellen, maar kunt deze ook moeiteloos aanpassen wanneer de situatie daarom vraagt. Je houdt overzicht, denkt vooruit en wacht niet af wanneer je ziet dat iets opgepakt moet worden. Daarnaast: 

• Ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen.
• Ben je het visitekaartje van onze afdeling en begrijp je hoe belangrijk een vriendelijke, professionele en zorgvuldige communicatie is voor patiënten, naasten en verwijzers.
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en kun je je in de Engelse taal voldoende redden in contact met patiënten en andere betrokkenen.
• Werk je graag zelfstandig, maar ben je ook een echte teamplayer. Je vindt, net als je collega's, een goede sfeer belangrijk en helpt je collega's bij hun werk wanneer dat nodig is.  
• Ga je vanzelfsprekend zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie.
• Kennis van medische terminologie en ervaring met HiX zijn een pluspunt. 

Het is mooi meegenomen wanneer je je vakanties buiten de zomervakantie inzet.  

In je motivatiebrief vragen we je antwoord te geven op de volgende twee vragen: 

1. Beschrijf kort een situatie waarin je zag dat iets beter of slimmer kon. Wat heb je gedaan en wat was het resultaat? 

2. Welke kwaliteiten of talenten maken volgens jou het verschil in deze functie en hoe zie jij die terug bij jezelf? 

Bekijk hier de voorwaarden voor indiensttreding bij Erasmus MC.

• Een jaarcontract voor 32-36 uur.
• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.771,- en € 3.807,- (schaal 6) bij een volledige werkweek van 36 uur.
• Een 13e maand die we in november uitkeren en een reiskostenvergoeding.  
• Iedere maand een afdelingsborrel op verschillende locaties in Rotterdam.
• Samen bespreken we jouw inzetbaarheid op de afdeling. Een goede werk-privé balans vinden we belangrijk.  
• Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij betalen 70% van je pensioenpremie waardoor je netto salaris hoger uitvalt dan je misschien denkt.  
• Sportfaciliteiten in het Erasmus MC. En heb je een lekke band? Onze fietsenmaker repareert deze graag. 

Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.

Maak van deze vacature jouw nieuwe baan! Solliciteer nu via de sollicitatiebutton. Het begint met doen.

Inhoudelijke vragen over de vacature? Mabel van den Brink, manager polikliniek, beantwoordt deze graag via 06 256 851 71.

Reacties op sollicitaties worden in principe vanaf 31 augustus verstuurd. 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.