Standplaats: UTRECHT
Duur: 01-08-2026 - 31-12-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-07-2026
Projectmanagement ondersteuner (PMO)/Projectsecretaris Verandermanagement Wij zijn op zoek naar een PMO Verandermanagement binnen de directie Opvang en Begeleiding (O&B) die praktisch ondersteunt en structuur biedt bij de inzet van een intern projectteam en bij de totstandkoming van een integrale verandersystematiek.
Wat ga je doen?
Als PMO ben je de spil in het web binnen het deelproject Verandermanagement. Dit deelproject is erop gericht om de rol van O&B bij projecten/verandering te verbeteren. Dit wordt gedaan door:
• Inzet op lopende projecten/veranderingen te leveren door een tijdelijk projectteam Quick Fix;
• Ontwikkeling van een integrale verandersystematiek - zodat er duidelijke aanpak is waarop O&B, in nauwe samenwerking met collega's uit de andere directies, in de toekomst veranderingen realiseert.
Het deelproject Verandermanagement valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Veranderopgave waarmee je nauw gaat samenwerken. Daarnaast werk je samen met de teamleden van het Quick Fix team (8 collega's) en collega's betrokken bij de ontwikkeling van de integrale verandersystematiek (een procescoördinator, collega's uit O&B zelf en van andere directies). Je bent de spil in het web voor beide onderdelen van het deelproject doordat je voor het gehele deelproject verantwoordelijk bent voor "het proces":
• Je zorgt dat overleggen logistiek worden voorbereid, worden genotuleerd en dat de besluiten en acties worden opgevolgd;
• Je ondersteunt de manager Veranderopgave en de procescoördinator van de integrale verandersystematiek bij het organiseren van bijeenkomsten, het maken van visuele weergaven en het beheren van communicatie via digitale tool;
• Je ondersteunt de manager Veranderopgave bij het opstellen van projectdocumentatie. Dit betreft rapportages en presentaties voor de Stuurgroep en andere overleggremia om daarmee voortgang inzichtelijk te maken, besluitvorming aan te wakkeren en te zorgen dat er (blijvend) gestuurd wordt op het doel van het project. Daarbij hou je de projectvoortgang in de gaten en signaleer je knelpunten en risico's;
• Daarnaast lever je inhoudelijke projectdocumentatie op die betrekking hebben op het werkproces van het Quick Fix of raamwerken (zoals een raamwerk implementatieplan) die als standaard kunnen worden gebruikt door je collega's binnen het Quick Fix team. Voor de integrale verandersystematiek help je met name de procescoördinator inhoudelijk bij de uitwerking van de huidige wijze waarop Verandermanagement is ingericht, een toekomstig ontwerp en deelproducten binnen dat ontwerp (bijv. ontwerpen criteria om een rangorde in veranderingen te bepalen, een governancestructuur voor projecten, etc).
Kortom, een hele leuke, dynamische en diverse rol!
Je bent iemand die sterk is in het aanbrengen van structuur - zelfs in veel dynamiek - en het visualiseren om een boodschap over te brengen. Je zoekt graag de samenwerking en verbinding op met je collega's en krijgt hierdoor ook zakengedaan. Ook weet je jezelf goed verbaal en schriftelijk uit te drukken.
Waar ga je werken?
Het deelproject Verandermanagement is onderdeel van het overkoepelende project Grip Op Ontwikkeling binnen de directie O&B. Het traject moet gaan zorgen voor rust en structuur om te zorgen dat de directie haar taak - opvang en begeleiding - goed kan uitvoeren. Het projectteam Quick Fix - onderdeel van het deelproject
- is begin mei 2025 gestart en heeft de opdracht om zoveel mogelijk O&B inzet te leveren op projecten om te zorgen dat deze projecten (versneld) worden gerealiseerd. Parallel hieraan wordt een systematische aanpak van verandering ontwikkeld en geïmplementeerd. Om te zorgen dat er geen achterstanden meer ontstaan bij het realiseren van veranderingen binnen O&B is het van belang dat dat de aanpak is geïmplementeerd voordat het Quick Fix wordt opgeheven. Op het moment dat de aanpak is geïmplementeerd en deze succesvol is geborgd in de staande organisatie van O&B dan is het deelproject Verandermanagement afgerond. De verwachting is dat dit eind 2026 is.
De opdracht omvat onder andere de volgende resultaatgebieden: Wat zijn de resultaatgebieden?
• Ondersteunen van de manager Veranderopgave en procescoördinator.
• Zorgdragen voor de logistiek van overleggen en bijeenkomsten.
• Zorgdragen voor de projectadministratie en -documentatie door het opstellen van projectdocumentatie van het deelproject en het beheren hiervan.
• Opstellen en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van het werkproces van Quick Fix.
• Bijdragen aan concrete (deel)producten ten behoeve van de integrale verandersystematiek.
• Communicatie aan diverse groepen die belanghebbend zijn om draagvlak te creëren en hierin het centrale aanspreekpunt te zijn.
• Het bewaken van de voortgang van het deelproject en het signaleren van knelpunten en risico's.
Eisen:
• Je bent zo snel mogelijk beschikbaar tot en met 31 december 2026. 2 van 3
• Je bent minimaal 32 uur (4 hele dagen) beschikbaar en kunt minimaal 2x per week op locatie in Utrecht werken.
• Je hebt aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de rol van projectondersteuner, PMO en/of projectsecretaris.
• Je hebt ervaring binnen de rijksoverheid als PMO.
• Ruime ervaring met alle genoemde werkzaamheden.
• Ervaring met het opstellen van projectdocumentatie zoals voortgangsrapportages.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Vaardig met MS outlook, Powerpoint (voor het maken van visuele rapportages) en Excel.
• Vaardig met Azure DevOps.
Het COA als werkgever
Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In het DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij alle collega's gelijke kansen.
Standplaats: Utrecht en hybride.
Functie-eisen:
Azure DevOps
MS outlook
PMO