Als Bestuurssecretaresse bij Stichting Prisma ondersteun je twee bestuurders en de bestuurssecretaris binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. Je brengt structuur, overzicht en rust in een organisatie waar veel ontwikkelingen tegelijk spelen en waar snel geschakeld wordt tussen verschillende prioriteiten.
Je vervult een centrale rol binnen de bestuurlijke ondersteuning en bent een belangrijke schakel tussen bestuur, management en organisatie. Daarbij beweeg je soepel mee met veranderende agenda’s, bewaak je acties en zorg je dat zaken zorgvuldig worden voorbereid, uitgewerkt en opgevolgd.
De rol bestaat voor ongeveer 30% uit complex agendabeheer. Daarnaast ligt de nadruk sterk op redigeren, coördineren, uitzetten, ophalen, opvolgen en prioriteren. Gemiddeld notuleer je eens per drie weken bij bestuurlijke overleggen, zoals vergaderingen van de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en CCR.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheren van complexe agenda’s van bestuurders en bestuurssecretaris
- ondersteunen van bestuurders en bestuurssecretaris in de breedste zin van het woord
- voorbereiden en organiseren van bestuurlijke overleggen
- gemiddeld eens per drie weken notuleren bij bestuurlijke vergaderingen
- redigeren, uitwerken, uitzetten en opvolgen van stukken, acties en afspraken
- bewaken van voortgang, prioriteiten en deadlines
- zorgen dat stukken en informatie tijdig compleet zijn
- signaleren wanneer zaken extra aandacht of opvolging nodig hebben
- meedenken over structuur, planning en verbeteringen binnen de bestuurlijke ondersteuning
- fungeren als verbindende schakel tussen bestuur, management en organisatie
Jij bent een ervaren (bestuurs)secretaresse of management assistant die zich prettig voelt dicht op het bestuur. Je hoeft niet zelf de inhoudelijke governancevraagstukken te dragen, maar je begrijpt wel hoe belangrijk zorgvuldigheid, discretie en timing zijn binnen een bestuurlijke omgeving.
Je werkt rustig, gestructureerd en proactief. Je ziet wat er moet gebeuren, schakelt makkelijk tussen verschillende mensen en weet overzicht te houden wanneer prioriteiten veranderen. Je bent toegankelijk en mensgericht, maar ook stevig genoeg om afspraken te bewaken en collega’s of bestuurders waar nodig scherp te houden.
Daarnaast beschik je over een pro‑actieve instelling, relativeringsvermogen en een gezonde dosis humor.
Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:
- hbo werk- en denkniveau
- sterk in complex agendabeheer, opvolging en prioriteren
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
- goed in redigeren, structureren en zorgvuldig uitwerken van stukken
- digitaal vaardig, waaronder PowerPoint, Google‑omgevingen en andere systemen
Stichting Prisma ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij wonen, werken, leren en vrije tijd. De organisatie zet zich dagelijks in voor een zo zelfstandig en waardevol mogelijk leven voor cliënten, met aandacht voor kwaliteit, ontwikkeling en persoonlijke regie.
Je werkt vanuit het centrale kantoor in Waalwijk binnen een betrokken en professionele organisatie waar samenwerking centraal staat. Binnen het senior supportteam werk je nauw samen met onder andere de bestuurssecretaris en de (toekomstige) office manager. De sfeer is professioneel, mensgericht en dynamisch. Er is veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken over hoe de bestuurlijke ondersteuning verder kan worden versterkt.
- Een functie voor 32 tot 36 uur per week
- Een salaris tot 5.300 bruto per maand op basis van 36 uur
- Een maatschappelijk betrokken werkomgeving
- Een rol dicht op bestuur en besluitvorming
- Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
- Korte lijnen en een informele werksfeer
- Een functie waarbij je grotendeels vanuit kantoor werkt
€4500 - €5300 monthly