Secretarieel administratief medewerker - Almere

Daarom wil je als secretarieel administratief medewerker bij NS werken

• Je haalt energie uit het ondersteunen van collega’s zoals V&S‑medewerkers, hoofdconducteurs, machinisten en servicemedewerkers.
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jouw servicegerichte houding direct bijdraagt aan een veilige en goed georganiseerde werkomgeving.
• Je zorgt samen met het team voor de veiligheid bij nood en staat klaar voor collega’s en klanten.

“Geen dag is hetzelfde in ons team, wij zijn altijd in beweging!”

Dit ga je doen als secretarieel administratief medewerker in Almere

In deze functie combineer je backoffice‑ en frontoffice‑taken, waarbij je verantwoordelijk bent voor een breed pakket aan werkzaamheden. Dankzij jouw nauwkeurigheid, overzicht en proactieve houding ben je van grote waarde bij het:

Backoffice – administratieve ondersteuning

• Ondersteunen van de teammanager in Almere in diverse administratieve taken, planning en agendabeheer.
• Verwerken en beheren van administratie rondom V&S, zoals uitstel van betalingen, proces‑verbale en diverse overige registraties in de systemen.
• Regelen van alle administratieve processen rondom V&S en walpersoneel: secuur werken, schakelen met verschillende BOA‑partijen en signaleren wanneer zaken aandacht nodig hebben.
• Incidenteel verwerken van administratieve processen voor rijdend wanneer je op standplaats Utrecht werkt.

Frontoffice – zichtbare ondersteuning op de standplaats

• Openen van het facilitair bureau en uitvoeren van een ochtendronde: toezicht houden op ruimtes, contact met de huismeester en signaleren van bijzonderheden.
• Ondersteuning bieden in de breedste zin van het woord aan rijdende collega’s die pauze hebben in Almere en hulp nodig hebben met apparatuur of overige uitrusting.
• Ontvangen van collega’s die vergaderruimtes gebruiken en verantwoordelijk zijn voor de planning en beschikbaarheid van deze ruimtes.
• Uitgifte van materialen, gadgets en communicatiemiddelen aan rijdend personeel dat pauze heeft op de standplaats.
• Zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor collega’s die ondersteuning nodig hebben.
• Uitvoeren van BHV‑taken; in Almere vervul je de rol van ontruimer.

Hoe jouw dag eruit kan zien

Een werkdag in Almere is afwisselend en vraagt flexibiliteit. Je start met het openen van het facilitair bureau, doet een ronde door het gebouw, checkt proces‑verbale en zorgt dat alles klaarstaat voor collega’s die meetings hebben. Gedurende de dag ondersteun je V&S met administratieve taken, plan je TWO’s in, help je rijdend personeel aan materialen en spring je bij waar nodig. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt snel wanneer er onverwachte situaties ontstaan.

Hier ga je werken

Je werkt op het facilitair bureau in Almere, onderdeel van Service & Operatie (S&O). Je bent inzetbaar binnen het cluster en kunt bij calamiteiten of onderbezetting ook op andere standplaatsen worden ingezet. Je werkt samen met één of meerdere collega’s maar je moet ook alleen kunnen werken. Het facilitair bureau in Almere valt onder de afdeling Service en Operatie (S&O). Op dit moment wordt een herinrichting geïmplementeerd. Dit betekent dat S&O wordt gekanteld naar een functioneel aangestuurde organisatie en de facilitaire bureaus onderdeel worden van het Bedrijfsbureau S&O. Je wordt hiërarchisch aangestuurd vanuit het Bedrijfsbureau van S&O, de manager IVB Facilitair en direct door de manager Facilitaire Zaken van het cluster. Je werkt binnen het facilitaire domein van S&O met in totaal 30 facilitaire bureaus. Werken in een veranderende organisatie vraagt flexibiliteit van jouw als medewerker als het gaat om je werk en inzetbaarheid. Het is onze ambitie om voorspelbaar te zijn in de geboden dienstverlening waar uniformiteit in openingstijden, en onze manier van werken de basis voor is. Het borgen van onze verantwoordelijkheid in de BHV‑organisatie is voor iedere medewerker een vanzelfsprekendheid. Daarnaast vraagt het werken in een veranderende organisatie om empathie richting je omgeving en de collega’s waaraan je ondersteuning verleent.

Dit zijn de functie‑eisen

• Je bent minimaal in het bezit van een MBO 2 niveau diploma; bij voorkeur een opleiding in secretarieel of administratief werk. Indien je deze opleiding niet hebt, volg je een online opleiding die binnen een jaar succesvol afgerond moet zijn.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een veelzijdige functie, zoals support‑ of servicemedewerker, facilitair ondersteuner of back‑office medewerker, waarbij je met verschillende taken en prioriteiten omgaat, flexibel inspeelt op onverwachte situaties en zowel administratieve als operationele werkzaamheden uitvoert.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een administratieve omgeving en daardoor ook kennis van MS Office 365 (o.a. Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je weet de juiste aandacht te geven aan mensen, luistert goed, handelt respectvol binnen je verantwoordelijkheden en zorgt voor een duidelijke en effectieve afhandeling van vragen en situaties. Je hebt de zeven principes van service hoog in het vaandel staan.
• Je stemt je werkzaamheden en houding af op wat op dat moment het meest urgent is, ook tijdens drukte en wanneer collega’s terughoudend zijn, passend bij de situatie op verschillende locaties.
• Je werkt geconcentreerd en zorgvuldig, zodat de administratie klopt en collega’s soepel hun werk kunnen voortzetten.
• Je hebt een probleemoplossend vermogen en ziet het als een uitdaging om problemen ter plekke z.s.m. Op te lossen.
• Je bent beschikbaar voor 32–36 uur werk per week.
• Je bent beschikbaar voor diensten van 8 uur op maandag tot en met zondag tussen 7.00 – 22.00 uur. Je werkt van de acht weekenden drie volledige weekenden.
• Je werkt zelfstandig en hebt het organisatievermogen om alle diensten zelf te plannen en uit te voeren. Tevens ben je in staat om de BHV‑taak als ontruimer zelfstandig te vervullen.
• Met jouw uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, communiceer je helder in woord en geschrift.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen € 2.767 en € 3.676 bruto per maand (schaal 55) (o.b.v. 36 uur)
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. Een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week)
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet‑christelijke feestdagen
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage
• Je gezin reist gratis in de daluren
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
• Een keuzeplan met o.a. Fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen
• Wil je meer weten? Bekijk dan de NS cao

#J-18808-Ljbffr