Bestuurssecretaresse (m/v/x)

Veilig opgroeien samen mogelijk maken, dat is onze opdracht. Wil jij daaraan bijdragen?

Jeugdbescherming west is op zoek naar een Bestuurssecretaresse.

Jouw rol als Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse ondersteun je primair de twee leden van de raad van bestuur bij hun dagelijkse werkzaamheden en werkt hierin nauw samen met de bestuurssecretaris en het managementteam. Het Bestuurssecretariaat werkt als spin in het web samen met de andere afdelingen van de ondersteunende diensten. Dit doe je samen met je collega-Bestuurssecretaresse.

Kortom: een veelzijdige rol waarin jouw organisatorische vaardigheden, discretie en proactieve houding het verschil maken!

Als Bestuurssecretaresse zorg jij voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Je bent het centrale aanspreekpunt voor cliënten, collega’s en netwerkpartners. Je voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Je beheert de complexe agenda’s, plant efficiënt overleggen in en bewaakt de jaarplanning met precisie.
• Je organiseert en bereidt (externe) bijeenkomsten en vergaderingen voor, notuleert deze, waarbij je hulpmiddelen zoals AI kan inzetten en zorgt voor een zorgvuldige opvolging van besluiten en actiepunten.
• Je geeft vorm aan het secretariaat van de raad van toezicht en onderhoudt de communicatie met de Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad.
• Je verwerkt uitgaande post, beoordeelt en archiveert inkomende stukken en stelt correspondentie op, op basis van inhoudelijke aanwijzingen.
• Je zorgt voor tijdige beschikbaarheid van informatie en facilitaire ondersteuning, zoals catering en ontvangst van bezoekers.

Dit heb jij in huis

Jij bent een energieke en nauwkeurige professional die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken en belangen. Met jouw hbo- of mbo+ werk- en denkniveau weet je structuur aan te brengen in een dynamische omgeving. Je hebt relevante ervaring in een vergelijkbare functie en bent communicatief ijzersterk – zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent vertrouwd met de Office 365-programma’s en je maakt snel nieuwe systemen eigen. Dankzij jouw uitstekende organisatie- en planningsvaardigheden weet je altijd het overzicht te bewaren en ben je een betrouwbare steunpilaar voor het bestuur en de organisatie.

Je bent klant- en resultaatgericht. Integriteit en vertrouwen staan voorop in alles wat je doet. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent hulpvaardig, collegiaal en denkt graag mee. Je neemt initiatief, bent ondernemend en hebt een scherp oog voor wat er speelt in en om de organisatie.

Het is belangrijk dat kinderen veilig kunnen opgroeien. Meestal kunnen ouders daar zelf voor zorgen, maar soms lukt dat even niet. Wij komen in beeld als er zorgen zijn over veiligheid van kinderen. In opdracht van gemeenten in de regio’s Den Haag; Zoetermeer; Leiden; Gouda; Dordrecht; Middelburg en Terneuzen, voeren we maatregelen op het gebied van jeugdbescherming en jeugdreclassering uit.

Samen met je collega's draag jij hieraan bij en ga jij de verbinding aan. Je werkt samen als één team aan dit doel in de uitvoering en om de uitvoering van het primaire proces zo optimaal mogelijk te ondersteunen.

Wij bieden jou een afwisselende en betekenisvolle functie binnen een betrokken organisatie. Daarnaast krijg je van ons:

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd en bij goed functioneren na één jaar omzetting naar een vast dienstverband.
• Een salaris conform de cao Jeugdzorg. Afhankelijk van je ervaring word je ingeschaald in schaal 7 met een maximum van € 4.176,73 bruto per maand bij een 36-urige werkweek.
• De mogelijkheid om tijd- en plaats onafhankelijk werken. Je overlegt hierover met je collega’s. Dit geeft ruimte om je werk goed te combineren met je andere bezigheden, en vraagt ook om een flexibele houding ten aanzien het vormgeven van de bezetting als aanwezigheid op kantoor gewenst is.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering, een NS-businesscard, fietsplan, opname in het Pensioenfonds Zorg & Welzijn en diverse collectiviteitkortingen op verzekeringen.

Je kunt solliciteren via onderstaande button. Graag zien we je motivatiebrief en cv vóór 11 mei a.s. Tegemoet. De gesprekken willen wij graag laten plaatsvinden op maandagmiddag 18 mei en dinsdagochtend 19 mei.

Ben je al werkzaam bij Jeugdbescherming west en overweeg je een overstap naar deze functie? We nodigen je uit om je eigen manager hierover tijdig te informeren. We adviseren je altijd het gesprek te blijven voeren over je ambitie en zo samen de doorgroeimogelijkheden binnen Jeugdbescherming west te verkennen.

Als medewerker bij Jeugdbescherming west werk je met cliënten, en vertrouwelijke gegevens. Daarom vindt aanstelling plaats onder voorbehoud van het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

De vacature wordt intern en extern gelijktijdig uitgezet. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat.

Meer informatie?

Voor vragen over de functie kun je terecht bij Anita Sonneveldt (Bestuurssecretaris) op telefoonnummer 06-31924395 of Diane Kester (Bestuurssecretaresse) op telefoonnummer 06-31924464.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Tijdens de eerste kennismaking toetsen we of je een realistisch beeld hebt van de functie, en kijken naar jouw persoonlijkheid: wat zijn je sterke punten en wat zijn je valkuilen? Het kan zijn dat we je een casusvoorlegen: een realistische werksituatie die je in de praktijk kunt tegenkomen.