Bestuurssecretaresse

Voor onze directe eindklant in de omgeving Amersfoort, zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse.

• Start: zo snel mogelijk
• Duur: 6 maanden, met optie tot verlenging
• Inzet: 28 - 32 uur per week (over 4 dagen)
• Tarief: marktconform
• Locatie: hybride, waarvan minimaal de helft op kantoor in Amersfoort

Als Bestuurssecretaresse ondersteun je op dit moment twee van de drie bestuurders in de volle breedte en ben je een onmisbare schakel binnen de organisatie. Je brengt structuur, overzicht en continuïteit in een dynamische omgeving waar veel ontwikkelingen tegelijk spelen. Je beweegt soepel mee met veranderende agenda’s en prioriteiten en weet daarin rust en helderheid te creëren. Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en rapporteert aan de Bestuurssecretaris. De organisatie is in ontwikkeling en bevindt zich op dit moment in een transformatieproces; je vindt het leuk om mee te bouwen aan de nieuwe organisatie en bent niet bang voor verandering.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Je beheert en coördineert proactief de agenda van de bestuurders, door interne en externe afspraken te organiseren en prioriteren.
• Je zorgt voor een juiste voorbereiding, vastlegging en opvolging van (interne en externe) afspraken en vergaderingen.
• Je bouwt het secretariaat van de COO op en geeft het vorm.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor correspondentie, telefoontjes en zakelijke bezoekers.
• Je beheert de mailboxen van de bestuurders en brengt proactief belangrijke zaken, verzoeken en deadlines onder de aandacht.
• Je notuleert bij toerbeurt de vergaderingen van de RvB.
• Je verzorgt de administratie en digitale archivering van documenten.
• Je organiseert in samenwerking met de Office Manager bijeenkomsten en evenementen voor het bestuur.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 4-5 jaar ervaring als Executive assistant, Directiesecretaresse.
• Ervaring binnen financiële dienstverlening is een pré.
• Digitaal vaardig (o.a. Teams en Microsoft Office).
• Proactief, stressbestendig en flexibel.
• Sterk ontwikkeld organisatievermogen.
• Vind je het leuk om te werken in een veranderde organisatie.
• Flexibele instelling en discretie in de omgang met gevoelige informatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlands taal, mondeling en schriftelijk.

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.

Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

• Volledige voor- en achternaam;
• Woonplaats;
• Beschikbaarheidsdatum; Hoeveel uur per week;
• Eigen medewerker of freelance;
• Vakantie;
• Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
• NEN4400-1 Certificering: Ja/Nee.