Projectleider implementatie Fin en Inkoop – HAARLEM

Voor onze eindklant zijn wij opzoek naar een Projectleider implementatie Fin en Inkoop voor 16-24 uur voor de eerste drie maanden. Na deze periode gemiddeld 32 uur per week. (ZZP toegestaan)

Context – Programma BVS. Met programma BVS vervangt de Provincie Noord-Holland haar bedrijfsvoeringssystemen. De afgelopen 20 jaar is binnen HR, Financiële, Inkoop en projectbeheersing processen gewerkt met SAP ECC. Op 31 december 2027 eindigt de reguliere ondersteuning hiervan. Om continuïteit te borgen en doorontwikkeling mogelijk te maken van deze processen is programma BVS gestart. Binnen dit programma worden in drie projecten aanbestedingen en implementaties gerealiseerd: 1) Project HR (aanbesteding gerealiseerd, AFAS geselecteerd, implementatie gestart); 2) Project Fin en Inkoop (aanbesteding bijna gerealiseerd, definitieve gunning 15 juli); 3) Projectbeheersing (aanbesteding in voorbereiding). Voor de implementatie van het Financiële en Inkoop systeem zoeken we een projectleider. De aanbesteding wordt afgerond door de projectleider die hiervoor is aangesteld. De wens is dat de projectleider voor de implementatie halverwege mei start. Op die manier is er voldoende tijd voor een goede overdracht en voorbereiding van de implementatie.

Doel Project Financiën en Inkoop
Van maatwerk naar een standaard SaaS-applicatie terwijl continuïteit wordt geborgd. Dat is de grote uitdaging binnen project Financiën en Inkoop. Processen moeten worden aangepast naar de mogelijkheden van de nieuwe applicatie. En medewerkers moeten hierin op de juiste manier worden meegenomen. De hoogste prioriteit daarbij is de continu eiteit van belangrijke processen zoals het betalen van facturen. De basis moet eerst staan (plateau 1). Op die manier kan het werk vanuit Financiën en inkoop doorgaan èn maakt de organisatie de komende jaren optimaal gebruik van de ontwikkeling en innovatie van de leverancier.

Rol en verantwoordelijkheden projectleider Fin en Inkoop
De projectleider is verantwoordelijk voor het opleveren van de hieronder beschreven producten met het projectteam. De projectleider stuurt het projectteam aan, bewaakt planning, scope, kwaliteit en risico’s en zorgt voor samenhang tussen procesinrichting, systeemconfiguratie en organisatieverandering. Hiervoor werkt de projectleider nauw samen met interne experts vanuit financiën, inkoop, informatievoorziening, de andere directies en met de softwareleverancier en eventuele implementatiepartners. De projectleider zorgt voor een gestructureerde aanpak van analyse, ontwerp, implementatie en ingebruikname van het systeem, inclusief migratie en integratie. De projectleider organiseert en begeleidt besluitvorming over procesinrichting, systeemconfiguratie en het rekeningschema, en vertaalt inhoudelijke discussies naar heldere keuzes en besluitvoorstellen voor de stuurgroep. Daarnaast zorgt de projectleider voor goede afstemming met andere projecten binnen het programma BVS en draagt bij aan een beheerste overgang naar de beheerorganisatie. De projectleider stuurt actief op het werken volgens de best practices van de applicatie en het benutten van standaardfunctionaliteit en het voorkomen van maatwerk. Dit vraagt om een pragmatische aanpak en het tijdig organiseren van besluitvorming. Op die manier blijft de implementatie binnen de planning. Ingebruikname op uiterlijk 31 december 2027 is een belangrijke harde deadline. De projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereiding, implementatie en ingebruikname van het nieuwe systeem. De projectleider zorgt voor een gestructureerd besluitvormingsproces over de inrichting van het systeem en benut daarbij de inhoudelijke kennis die binnen de organisatie aanwezig is.

De projectleider brengt experts uit financiën, inkoop, informatievoorziening en de organisatie samen, faciliteert inhoudelijke discussies over proces- en inrichtingsvraagstukken en zorgt dat deze leiden tot heldere keuzes. Voor besluitvorming binnen het project werken we met een projectstuurgroep. De projectleider vertaalt belangrijke discussies naar onderbouwde adviezen en besluitvoorstellen voor de stuurgroep. Besluiten die het project overstijgen worden samen met de programmamanager in de programmastuurgroep ingebracht. De implementatie van het nieuwe Financiële en Inkoop systeem is een grote verandering voor de organisatie. Voor alle projecten binnen programma BVS is daarom communicatie- en veranderkundige capaciteit beschikbaar bestaande uit een senior veranderkundig adviseur, senior communicatieadviseur, een veranderkundig medewerker en communicatiemedewerker. De organisatie hecht belang aan het goed meenemen van medewerkers en versterken van verbinding tussen afdelingen. Het is belangrijk dat de projectleider veranderkundige ervaring heeft zonder daar een expert in te hoeven zijn.

Welke resultaten moeten worden opgeleverd

Projectstart: 1) Projectplan inclusief governance, planning, risicoanalyse en besluitvormingsstructuur. Aangesloten op de governance en uitgangspunten vanuit programma BVS. 2) Plateauplanning concept (basisimplementatie in ‘plateau 1’ en verdere ontwikkeling in ‘plateau 2 en 3’). 3) Acceptatieplan voor in beheer nemen applicatie na livegang. 4) Migratieplan inclusief het plan voor de controle van de kwaliteit en opschoningsactiviteiten. Ontwerp: 1) Beschrijving (op hoofdlijnen) financiële en inkoopprocessen en vertalen naar inrichting van het systeem en het rekeningschema. 2) Organiseren en begeleiden van werksessies met inhoudelijke experts. 3) Vaststellen plateaus. 4) Uitvoeren van proefmigratie (zo vroeg mogelijk in project). Implementatie: 1) Configuratie applicatie (waar nodig besluitvoorstellen voor de projectstuurgroep, inclusief opties, consequenties en advies). 2) Draagvlak bij medewerkers en managers. 3) Procesbeschrijvingen aangepaste processen. 4) Benodigde integraties. 5) Datamigratie samen met leverancier en interne teams. 6) Training medewerkers. 7) Testrapporten (aantonen dat werkzaamheden goed uitgevoerd kunnen worden en data klopt). 8) Acceptatie en go-live besluit (inclusief ‘fall back scenario’s’ belangrijke processen). Livegang en stabilisatie: 1) Deadline: in gebruikname op 31-12-2027. Belangrijke deadline ivm end of life van SAP ECC. 2) Continuiteit belangrijke processen. 3) Support voor medewerkers tijdens livegang. 4) Proces om issues snel op te lossen. 5) Gebruik applicatie en uitvoeren processen zoals ontworpen verder professionaliseren. In beheer nemen en doorontwikkelen: 1) Zorgdragen voor een beheerste overgang naar de beheerorganisatie. 2) Plateau 2 en 3 realiseren.

Minimaal 3 succesvol afgeronde implementaties als projectleider van:

• Een financieel of ERP systeem inclusief P2P, Waarvan één binnen een lokale overheid of provincie, Waarvan één binnen een organisatie van minimaal 1500 medewerkers. Waarbij in alle gevallen verschillende afdelingen en stakeholders in verschillende lagen binnen de organisatie betrokken waren.
• Aantoonbare ervaring met de overgang van een maatwerk- of een sterk aangepast systeem naar een standaard SaaS-oplossing.
• Hbo- of wo-werk- en denkniveau.
• Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

Wensen:

• De mate waarin de kandidaat aantoonbare inhoudelijke kennis heeft van financiële (inkoop)processen zoals begroting, verplichtingenadministratie, rapportages en planning en control. Kennis van deze processen in SAP ECC is een pré.
• De projectleider moet in staat zijn inhoudelijk te sparren met financiële experts, informatiespecialisten en softwareleveranciers en hierin doorzien waar optimalisatie van processen mogelijk is.
• De mate waarin de kandidaat aantoonbaar ervaring heeft met het begeleiden van werksessies en het structureren van complexe inhoudelijke discussies met experts. Samen steeds terug naar het doel van een proces en dat zo simpel mogelijk realiseren.
• De mate waarin de kandidaat aantoonbaar ervaring heeft met het verbinden van verschillende perspectieven en belangen om te komen tot een gedragen advies en besluitvoorstel.
• Kandidaat beschikt over sterkecommunicatieve vaardigheden richting leverancier, projectteam, management en stuurgroep.

Gewenste startdatum: 18 mei 2026
Initiële einddatum: 18 mei 2027
Optie op verlenging: ja
Aantal uur per week: 16-24 uur eerste 3 maanden, daarna 32 uur per week.
Reageren voor: Vrijdag 17 april 12:00 uur

Mirko Ivanek 06-48438770
mivanek@bergler.nl

Reageren voor: Vrijdag 17 april 12:00 uur

Mirko Ivanek 06-48438770
mivanek@bergler.nl