Ben jij een logistieke professional met oog voor detail en een passie voor transport en forwarding? Krijg jij energie van het coördineren van zendingen en het dagelijks schakelen met klanten, terminals en collega's in binnen- en buitenland? Dan is deze functie bij DHL Freight iets voor jou.
Over de functieAls Forwarding Officer ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, regelen en administratief verwerken van standaard zendingen, conform de afspraken met onze klanten. Je zorgt ervoor dat zendingen soepel verlopen en bewaakt de kwaliteit en voortgang van het operationele proces.
Wat ga je doen?Je bent dagelijks bezig met de operationele uitvoering en opvolging van zendingen, waaronder:
- Dagelijks contact met partner terminals in binnen- en buitenland en interne afdelingen wanneer een interventie nodig is
- Maken van pick-up- en leverafspraken met verzenders en ontvangers
- Boeken van zendingen in het systeem en controleren op gewicht, afmetingen, type goederen en ADR-vereisten
- Communiceren over en verwerken van eventuele extra kosten
- Onderhouden van routinematig klantcontact over de voortgang van zendingen
- Oplossen van operationele problemen en onregelmatigheden via tickets en e-mail
- Informeren van klanten, Customer Service en partner terminals over de status van zendingen
- Opstellen en compleet maken van dossiers en deze, indien nodig, overdragen voor verdere administratieve afhandeling
- Ontvangen van chauffeurs en aanmelding bij het warehouse volgens geldende securityafspraken
- Controleren en verwerken van laad- en loslijsten, CMR's en europalletbonnen
- Bevestigen van gemaakte afspraken en informeren van partners over de voortgang van het transport
- Voorbewerken van claims en doorzetten naar de afdeling Claims
- Assisteren van planners bij communicatie met chauffeurs en het bijhouden van incidenten
- Afsluiten van exportwagens in het systeem en zorgen dat deze correct vertrekken met de juiste documentatie
- Controleren op aanwezigheid en volledigheid van benodigde afzendersdocumenten
- Contact onderhouden met DHL eCommerce met betrekking tot leveringen
Naast de operationele werkzaamheden zorg je voor een correcte en tijdige administratie:
- Vastleggen van boekingen en afspraken met derden in de systemen
- Aanleveren en overdragen van dossiers voor het facturatieproces
- Invoeren van te verwachten kosten in het systeem
- Verwerken van eenvoudige facturatie
- Administratieve opvolging via Excel-bestanden en het TSM-systeem
- Verwerken van creditaanvragen van terminals
- Verwerken van extra kosten en het traileroverzicht
Kennis & ervaring
- Mbo werk- en denkniveau
- Relevante mbo-opleiding, bij voorkeur in de richting logistiek, transport of expeditie
- Ervaring in de transport- of logistieke sector
- Ervaring met administratieve en operationele processen binnen forwarding
- Ervaring met geautomatiseerde systemen en administratieve toepassingen
Vaardigheden
- Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlands en Engels
- Nauwkeurig, stressbestendig en goed in het stellen van prioriteiten
- Klantgericht en communicatief vaardig
- Flexibel en bereid om te werken onder tijdsdruk
- Bereidheid om in wisselende diensten te werken
- Een afwisselende functie binnen een internationale en toonaangevende logistieke organisatie
- Een dynamische werkomgeving waarin samenwerken centraal staat
- Marktconforme arbeidsvoorwaarden volgens DHL-beleid
- Ruimte om jezelf professioneel verder te ontwikkelen
- Mogelijkheid tot werken in onregelmatige diensten