Subcontracts Manager Medior

Voor een grootschalig infraproject in Zuid / Midden Nederland, zijn we op zoek naar een (Medior) Subcontracts Manager. Ten aanzien van de realisatie vervullen onderaannemers, advies- en ontwerpbureaus en leveranciers, feitelijk grotendeels de verplichtingen van het project. Net zoals tussen het project en Rijkswaterstaat, is contractmanagement en projectbeheersing in relatie tot de keten daarom voor het project essentieel in het beheerst doorlopen van het ontwerp, de realisatie en de instandhouding.

Het project implementeert daarom naast het reguliere contractmanagement proces (richting Rijkswaterstaat), (Sub)contractmanagement. (Sub)contractmanagement draagt ertoe bij dat leveringen en uitbestedingen van werk op gedegen en gestructureerde manier worden gemonitord, hetgeen bijdraagt aan het beheerst doorlopen van zowel de reguliere scope als de 2-fasen scope van het project.

In de basis is (Sub)contractmanagement van toepassing op alle (inkoop)overeenkomsten. Dat betekent dat in alle (inkoop)overeenkomsten een contactpersoon wordt benoemd die de rol van (Sub)contractmanagement gaat vervullen. Dat komt vervolgens terug in het inkoopregister. Hoe die rol wordt ingevuld en door wie verschilt per (inkoop)overeenkomsten en is bijvoorbeeld afhankelijk van het type product/ dienst, de contractwaarde, tijd en risico’s. Voor (inkoop)overeenkomsten die zich in de kwadranten strategische producten en knelpuntproducten van de Kraljic matrix bevinden is de rol inhoudelijk uitdagender en intensiever dan de kwadranten van hefboomproducten of routineproducten.

Hierbij wordt er ten aanzien van (Sub)contractmanagement een duidelijk onderscheid gemaakt tussen pre-award en post-award. Pre-award vertegenwoordigt de fase tot en met het ondertekenen van een (inkoop)overeenkomst. De fase na het ondertekenen van de (inkoop)overeenkomst wordt gezien als post-award.

Pre-award (Sub)contractmanagement

• (Sub)contractmanagement in de pre-award fase is gebaseerd op de volgende principes/ taken:
• De (Sub)contractmanager ondersteunt actief de (deel)Projectmanager door het opstellen van samenwerkings- en/ of inkoopovereenkomsten met strategische partners en/ of (onder)aannemers en leveranciers, met focus op een gezonde balans in risico’s en gedeelde belangen.
• Ondersteunt het (Sub)contractmanagement in de verantwoordelijk (in plaats van de inkoper) voor de uitvoering van het inkoopproces voor strategische en/ of risicovolle inkoop‑en/ of uitbestedingspakketten, met als doelstelling te komen tot een heldere scope en borging van de gemaakte afspraken in een eenduidige overeenkomst die past bij de aard en omvang van de scope en het project.

Activiteiten omvatten:

• Meedenkend en adviserend bij het vaststellen van het Plan inkoopstrategie, in relatie tot de contractuele risico’s tijdens de uitvoering en het verband tussen de DBM Overeenkomst en de in te kopen zaken en/ of diensten;
• Opstellen en/ of reviewen, in overeenstemming met het team (sub)contractmanagement van de (specifieke) inkoopvoorwaarden en -overeenkomsten;
• Meewerken aan, en reviewen van de offerte uitvraag;
• Bijwonen van inkoopbesprekingen met aanbieders, bij het notuleren;
• Verzorgen van een goede vastlegging van het inkoopproces, en bewaken van het ‘level playing field’ om te komen tot goed vergelijkbare offertes;
• Meewerken aan de (kwalitatieve) beoordeling van de offertes, inclusief het analyseren van de financiële draagkracht en productiecapaciteit van de potentiële partijen ten opzichte van de beoogde opdrachtsom.

Post-award (Sub)contractmanagement

• (Sub)contractmanagement in de post-award fase is gebaseerd op de volgende principes/ taken:
• (Sub)contractmanagement draagt bij aan een proactieve communicatie en samenwerking binnen de keten, met als doel risico’s beheersbaar te houden;
• (Sub)contractmanagement richt zich op het ondersteunen bij het borgen van rechten en plichten, het adequaat afhandelen van wijzigingen en het inzichtelijk houden van de voortgang van de samenwerking;
• Na het aangaan van de (inkoop)overeenkomst ondersteunt (Sub)contractmanagement de uitvoering daarvan bij onder andere: opvolging van VGM-gerelateerde zaken (waaronder Bouwpas), verzekeringen, voortgangsbewaking, uitschrijven van PV’s, wijzigingsmanagement, kwaliteitsmanagement, oplevering, dossiervorming, eindafrekening en evaluatie van marktpartijen.

Activiteiten omvatten o.a.

• VGM; Voldoet Onderaannemer aan de eisen die worden gesteld aan VGM? Zijn Partijen aangemeld in Bouwpas en wordt voldaan aan de gevraagde certificaten?
• Verzekeringen; Wat is de situatie qua verzekeringen bij de partijen? Is dat in lijn met de (inkoop)overeenkomst?
• Voortgangsbewaking: monitoren en vastleggen van de voortgang per fase (Ontwerp, Werkvoorbereiding, Productie, Montage, Oplevering), bijvoorbeeld via periodieke voortgangsoverleggen;
• PV’s: Voorbereiden en opstellen van PV’s op basis van vastgelegde betalingsafspraken en bewaken van facturatie, indexatie en bonusafspraken;
• Wijzigingsmanagement: Signaleren van scopewijzigingen en meewerken aan de vastlegging van consequenties in tijd en geld
• Kwaliteitsmanagement: Ondersteunen bij het doorlopen en opleveren van het V&V-proces en bijbehorende kwaliteitsdocumentatie;
• Dossiervorming en strategie: Fungeren als ondersteunend sparringpartner voor het projectmanagement door het:
  • Bijwonen van (bouw)vergaderingen en notuleren;
  • Initiëren, formuleren en archiveren van formele correspondentie ten behoeve van een adequate dossiervorming;
  • Schrijven van (contractuele passages in) (voortgangs)rapportage, zowel intern als extern;
  • Bijdragen aan Document Control activiteiten.
• Eindafrekening; Als alle werkzaamheden zijn uitgevoerd en opgeleverd vindt de eindafrekening plaats. Als aan alle verplichtingen zijn voldaan wordt een (inkoop)overeenkomst ‘’afgesloten’’. Vervolgens vindt er met de partij een evaluatie plaats.
• Claims en geschillen: Signaleren en voorbereidend ondersteunen bij contractuele issues en, indien nodig, betrokken zijn bij afstemming met Rijkswaterstaat;
• Training en instructie: Meewerken aan training en instructie van projectmedewerkers op het gebied van (Sub)contractmanagement.

Verantwoordelijkheden

In de (inkoop)overeenkomst wordt opgenomen wie verantwoordelijk is voor (Sub)contractmanagement. Deze rol kan worden vervuld door verschillende disciplines, zoals een werkvoorbereider, projectcoördinator, (Sub)contractmanager of inkoper. Voor een medior professional geldt dat verantwoordelijkheden in overleg worden afgestemd en kunnen groeien naarmate ervaring toeneemt. Hoewel taken in de praktijk verdeeld kunnen worden, blijft de aangewezen persoon verantwoordelijk voor een correcte opvolging binnen zijn of haar rol en bevoegdheden.

Administratieve Procedures Adviseur

Om controle te houden over managementaspecten zoals scope, budget, planning, kwaliteit, veiligheid, organisatie en communicatieprocedures, maken betrokken partijen duidelijke afspraken. Daarom heeft het project de annex “administratieve procedures adviseurs” uitgevaardigd.

#J-18808-Ljbffr