Projectmanager BBT

Voor onze klant Financiën Beleidsdepartement zijn wij op zoek naar een Projectmanager BBT.

Deze functie is niet geschikt voor zzp’ers en daarom ontvangen wij graag CV’s van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.

Bedrijf informatie

We zoeken een projectmanager die onder aansturing en leiding van BBT zorgt dat een workflowoplossing gerealiseerd wordt die de primaire processen van de BBT structureert en digitaliseert. We willen een gebruiksvriendelijk, veilig en toekomstbestendig casusvolgsysteem dat het primaire proces van de BBT ondersteunt.

De projectmanager gaat de volgende werkzaamheden uitvoeren:

• Het inventariseren van de interne behoefte
• Als materiedeskundige optreden binnen het aanbestedingstraject (het gaat hier dus niet om het uitvoeren van het aanbestedingstraject en werkzaamheden op het gebied van aanbesteden, dat is ergens anders belegd nl bij de inkoopadviseur van RIS)
• De coördinatie op het ontwikkeltraject, de begeleiding van de implementatie en de realisatie van de ingebruikname van het gekozen systeem
• De overdracht naar beheer binnen de kaders van de Rijksoverheid

Uiteindelijk is er een goed werkend systeem dat casusbehandeling ondersteunt, ondersteunt bij het zichtbaar maken van mogelijke patronen, casuïstiek welke potentieel geschikt is voor de Tweede Kamer Rapportage van de BBT selecteerbaar maakt, informatie en kengetallen genereert voor bijvoorbeeld management of de Tweede Kamer Rapportage van de BBT. Het systeem voldoet aan de geldende eisen op het gebied van informatiebeveiliging, informatiehuishouding, met passende bewaartermijnen, privacy vereisten en architectuurkaders van de Rijksoverheid.

Rol en verantwoordelijkheden

De opdrachtnemer vervult is de rol van projectleider materiedeskundige gedurende het aanbestedingstraject en coördineren het proces gedurende het gehele traject op inhoud van aanbesteding tot aan de realisatie en fungeert als aanspreekpunt richting leverancier en het ontwikkelteam bij de BBT. De projectmanager legt periodiek verantwoording af aan het (daartoe gemandateerde) Mt-lid van de BBT over de voortgang, tijdsplanning en hetgeen wat gerealiseerd. De projectmanager geeft het MT periodiek updates en legt beslispunten voor ter besluitvorming. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de inhoudelijke regie op het gehele traject: van inventarisatie van behoeften tot en met implementatie en overdracht naar beheer.

Werkzaamheden – Voorbereiding en aanbesteding

De werkzaamheden in de voorbereidings- en selectiefase omvatten onder meer:

• Inventariseren van wensen en eisen vanuit Afdeling Triage, relatiebeheer en casusbehandeling, Afdeling Strategie Communicatie en Onderzoek, management, burgers, intermediairs, dienst Toeslagen, Belastingdienst en betrokken stakeholders.
• Vertalen van procesbehoeften naar functionele en niet-functionele eisen.
• Opstellen van een Programma van Eisen (PvE) en selectiecriteria.
• Uitvoeren van een marktverkenning en het uitvoeren van een aanbestedingstraject.
• Wij zoeken een ICT professional die ervaring heeft met processen rondom inkoop binnen de Rijksoverheid. Het aanbestedingstraject zelf wordt begeleid door een inkoopadviseur, die de inkoopkennis inbrengt.
• Beoordelen, organiseren en begeleiden van leveranciersdemonstraties en consultaties.
• Beoordelen van voorstellen en ondersteunen van besluitvorming over de selectie van een leverancier.
• Afstemming met relevante interne partijen zoals inkoopadviseurs, juristen, IVarchitecten en privacy adviseurs.

Werkzaamheden – Implementatie en realisatie

Na selectie van een leverancier ligt de focus op realisatie en implementatie van het systeem.

De werkzaamheden omvatten onder meer:

• Opstellen en bewaken van een projectplan voor de implementatie.
• Optreden als Projectmanager richting leverancier en ontwikkelteam.
• Prioriteren van functionaliteiten op basis van de prioriteiten van de BBT en bewaken van scope en planning.
• Borgen dat het toekomstige BBT systeem voldoet aan de AVG vereisten.
• Coördineren van inrichting van het systeem en procesondersteuning op basis van de behoeften van de BBT.
• Afstemmen met CDIO en IV-architectuur over technische integratie.
• Borgen dat de bewaartermijnen (en vernietiging van informatie) van het toekomstige BBT systeem aansluiten op de selectielijsten van de Rijksoverheid (IHH op orde).
• Organiseren van gebruikersacceptatietesten.
• Afspraken maken over inrichting en datamigratie.
• Borgen van betrokkenheid van gebruikers/ organisatie tijdens het hele traject.
• Regie voeren op de planning en bewaken van voortgang, risico’s, planning en budget.
• Organiseren van training en ondersteuning voor gebruikers.
• Rapporteren over voortgang, risico’s en knelpunten aan het MT en/of stuurgroep.
• Besluitvorming voorleggen aan het (gemandateerde) MT-lid.
• Zorgen voor een soepele overdracht naar beheerorganisatie na implementatie.
• Aansluiten bij de Data Protection Impact Assessment (DPIA) die parallel wordt uitgevoerd voor de BBT.

Resultaatgebieden

• Inventarisatierapport wensen en eisen: Een overzichtsrapport van de wensen en eisen (functioneel en technisch) vanuit de relevante gebruikersgroepen/stakeholders.
• Programma van Eisen (PvE): Een volledig en gedragen Programma van Eisen en selectiecriteria als basis voor offerteaanvraag/aanbesteding.
• Marktverkenningsrapport: Een verslag van de uitgevoerde marktoriëntatie, inclusief overzicht van relevante oplossingen en leveranciers.
• Selectiedossier: Opzet van het aanbestedingstraject met gunningscriteria, Scoremodellen (beoordelingsmatrix), Verslag van selectie/besluitvorming, Advies over keuze van leverancier en ICT-oplossing.
• Projectplan implementatie: Een concreet projectplan, inclusief planning, fasering, mijlpalen, betrokkenen, communicatie en risicobeheersing.
• Communicatie- en Adoptieplan: Plan van aanpak voor communicatie en voor betrokkenheid van gebruikers en borging van acceptatie van het nieuwe systeem, inclusief training(en).
• Implementatierapportages: Periodieke voortgangsrapportages over implementatie, inclusief terugkoppeling over planning, risico’s en knelpunten.
• Opzet data migratieplan (indien van toepassing): Plan voor migratie van bestaande oplossingen naar het nieuwe systeem.
• Gebruikersdocumentatie: Handleidingen, instructiemateriaal en ondersteuning voor gebruikers met diverse rollen (zoals Casusbehandelaar, Onderzoeker, Manager, Bestuursadviseur, Strategisch Specialist).
• Overdrachtsdossier aan beheer/organisatie: Volledige documentatie en overdracht naar de interne beheerorganisatie, inclusief afspraken met leverancier(s).

Profiel van de kandidaat

Voor deze opdracht wordt een ervaren professional gezocht met aantoonbare ervaring in vergelijkbare trajecten binnen de (semi-)publieke sector.

De kandidaat beschikt over:

• WO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider en/of programmamanager en/of adviseur en/of in een vergelijkbare rol op het gebied van inkoop en gehele aanbestedingscyclus op ICT-gebied, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.
• Bekend met Rijks inkoopvoorwaarden ARVODI en ARBIT
• Ervaring met het inventariseren van wensen bij de verschillende gebruikers en het aanbrengen van gedragen prioriteiten en passende fasering.
• Ervaring met aanbestedingstrajecten ICT onder raamovereenkomsten, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.
• Ervaring met coördinatie van de gehele aanbestedingscyclus (inventarisatie, implementatie en realisatie) van een ICT-systeem.
• Ervaring met organisaties in opbouw en veranderende processen.
• Vermogen om procesbehoeften te vertalen naar technische oplossingen.
• Sterke projectmanagementvaardigheden (bijvoorbeeld Prince2, Agile/Scrum is een pre).
• Kennis over Privacy-vereisten en het borgen van een goede Informatiehuishouding (conform bewaartermijnen).
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, een flexibele houding en organisatiesensitiviteit.
• Affiniteit met verandermanagement en gebruikersadoptie.

Planning

• Startdatum: zo spoedig mogelijk

Randvoorwaarden

Gedurende de opdracht wordt nauw samengewerkt met verschillende interne functionarissen,waaronder:

• Privacyadviseur en Chief Privacy Officer, Service Manager CDIO, inkoopadviseur RIS, betrokken medewerkers binnen de BBT en externe leverancier(s)
• De opdrachtnemer rapporteert periodiek over voortgang, risico’s en knelpunten aan de afdelingsmanager Triage Relatiebeheer Casusbehandeling (TRC).
• Afstemming met privacy-officer bij uitwerking privacyaspecten is onderdeel van de opdracht.
• Geheimhouding, informatiebeveiliging en zorgvuldige omgang met gegevens zijn onderdeel van de opdracht.

Opdracht informatie

De Belangenbehartiger Belastingplichtigen en Toeslaggerechtigden (hierna BBT) opereert in een politiek-bestuurlijke context en draagt bij aan de versterking van de praktische rechtsbescherming van burgers en kleine ondernemers in belasting- en toeslagzaken. De organisatie behandelt casuïstiek van burgers en ondernemers en brengt signalen en structurele knelpunten in kaart die voortkomen uit deze zaken in relatie tot de Belastingdienst en het toeslagenstelsel. Voor de ondersteuning van deze werkzaamheden is een robuust, betrouwbaar, toekomstbestendig en veilig casusvolgsysteem noodzakelijk. Dit systeem moet het volledige proces ondersteunen: van aanmelding en registratie van casuïstiek, het vastleggen van de behandeling van de casuïstiek (zoals ontvangen, bewaren documenten en rapportages van de casusbehandeling), analyse van potentiële patronen mogelijk maken, casuïstiek die (potentieel) interessant is voor de Tweede Kamer Rapportage van de BBT zichtbaar maken en het genereren van informatie en kengetallen voor bijvoorbeeld management en de Tweede Kamer rapportage van de BBT. Op dit moment is er behoefte aan een workflow-oplossing die de primaire werkprocessen structureert en (zo veel als mogelijk is) digitaliseert. Tegelijk moet deze oplossing toekomstbestendig zijn en kunnen doorgroeien naar een volwaardig casusvolgsysteem dat aansluit op de ICT-infrastructuur binnen de Rijksoverheid.

Wat heb je nodig

• Kandidaat beschikt over WO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider en/of programmamanager en/of adviseur en/of in een vergelijkbare rol op het gebied van inkoop en aanbestedingstrajecten op ICT-gebied (van inventarisatie tot en met selectie en implementatie van ICT-systemen).
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over projectmanagementvaardigheden (bijvoorbeeld Prince2, Agile/Scrum).
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over kennis en ervaring op het gebied van privacy-vereisten en het borgen van een goede Informatiehuishouding (conform bewaartermijnen).
• Deze functie is niet geschikt voor zzp’ers en daarom ontvangen wij graag CV’s van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.

Wat wij bieden

• Mate waarin kandidaat aantoonbare ervaring heeft als projectleider op het gebied van inkoop en aanbestedingstrajecten op ICT-gebied bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.
• Mate waarin kandidaat affiniteit heeft met verandermanagement en gebruikersadoptie.
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Functie contact imformatie

• Een Nederlands CV (max 5 pagina's) in word formaat (inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties
• All-in uurtarief (incl. Reiskosten, parkeerkosten en verblijf, excl. BTW)

#J-18808-Ljbffr