Programmasecretaris

Programmasecretaris

Ben jij sterk in organiseren en procesbewaking? Je ondersteunt besluitvorming binnen een stafafdeling gericht op stedelijke ontwikkeling.

Als programmasecretaris zorg je dat besluitvorming soepel, zorgvuldig en op tijd verloopt. Je ondersteunt afdelingsmanagers en de werkgroep verstedelijking door informatie te organiseren, voortgang te bewaken en acties op te volgen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor procedurele vragen en houdt overzicht in een omgeving waar veel tegelijk speelt. Dat doe je samen met collega's binnen de afdeling Strategie, Externe Betrekking, Portfoliomanagement en Onderzoek (SEPO), het staf- en adviesbureau van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling.

Wat ga je doen?

Je vervult een signaleringsfunctie naar het management en je pakt zaken proactief op. Je beheert de agenda van de managers en de afdelingsmailbox en je regelt bestelaanvragen voor offertes. Als secretaris van de werkgroep verstedelijking fungeer je als procesregisseur, informatie-bewaker en verbindingspunt tussen inhoudsdeskundigen op het gebied van verstedelijking. Doel is het proces van besluitvorming correct, efficiënt en transparant te ondersteunen. Als secretaris waarborg je de kwaliteit, volledigheid en voortgang van producten van de werkgroep verstedelijking. In het verlengde hiervan ondersteun je bij de indiening van proposities voor MIRT en Leefbaarheid. De werkgroep verstelijking komt wekelijks bijeen.

Je taken zijn:

• agendabeheer managers, beheer afdelingsmailbox en regelen bestelaanvragen;
• opstellen en verspreiden van agenda voor de werkgroep verstedelijking;
• zorgdragen dat agendapunten tijdig en volledig worden aangeleverd voor bespreking;
• signaleren van conflicterende belangen en deze agenderen;
• uitwerken en verspreiden van notulen, actie- en besluitenlijsten;
• ondersteunen bij het opstellen van memo's, annotaties en voortgangsrapportages;
• tijdlijnen opstellen en bewaken, tijdig knelpunten signaleren;
• regelen van besluiten via het interne zaaksysteem;
• zorgdragen voor dossierbeheer en archivering;
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor procedurele en dossiermatige vragen.

Wat bieden wij?

Een afwisselende baan waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan het soepel laten functioneren van de afdeling en de werkgroep verstedelijking. Je komt te werken in een afdeling met leuke en bevlogen collega's, je hebt een afwisselend takenpakket en je krijgt een goed beeld waaraan we als stafafdeling voor de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) werken.

Ook kun je rekenen op:

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.524,- en maximaal €5.033,- bruto per maand (schaal 9), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

Je beschikt over een dienstverlenende, proactieve en oplossingsgerichte houding. Je werkt nauwkeurig, hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en werkt goed samen. Je weet prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zaken die je kunt plannen pak je meteen op, zodat je bij adhoc-vragen snel kunt schakelen.

Daarnaast beschik je over:

• hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een overheidsorganisatie met complexe besluitvormingsprocessen;
• uitstekende beheersing van Microsoft-programma's, Oracle en Sharepoint,
• kennis van IRIS en Ibabs is een pre;
• ervaring met de processen voor het aangaan van financiële verplichtingen;
• affiniteit met stedelijke vraagstukken is een pre.

Wie zijn wij?

Je komt te werken bij de afdeling Strategie, Externe Betrekking, Portfoliomanagement en Onderzoek (SEPO) van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Door strategische advisering, gedegen onderzoek, portfoliomanagement en het actief verbinden aan de interne organisatie en externe partners, levert SEPO een wezenlijke bijdrage aan de verantwoorde ontwikkeling van Den Haag. De afdeling maakt niet alleen ruimte voor de stad, maar ook voor de mensen die bij de afdeling werken. We werken vanuit professionaliteit, openheid en respect op een collegiale en inspirerende wijze samen met anderen. Voor de afdeling SEPO zijn circa 35 personen werkzaam.

Sollicitatieproces

Solliciteren

Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Op gesprek

Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden

Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen

Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding

Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met Ilse Hultzer, Afdelingsmanager SEPO, via telefoonnummer 06-29510655.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Extra informatie

• Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
• Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de vacature.
• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.