IP administrator

Voor een opdrachtgever in Den Haag zijn wij op zoek naar dynamische secretaresse die zich voor verschillende taken kan inzetten. Het betreft een functie voor 32 of 37.5 uur in de week met uitzicht op een vast contract.

Met een netwerk van 24 kantoren verspreid over Europa biedt deze organisatie technisch en juridisch advies aan organisaties wereldwijd, waarbij meer dan 200 experts samenwerken.

Jij bent verantwoordelijk voor het leveren van uitgebreide secretariële ondersteuning aan de octrooigemachtigden en formalities officers op het kantoor in Den Haag, maar ook facilitaire taken en het fungeren als persoonlijke assistent aan de leidinggevende van het kantoor.

Dit is een cruciale rol waarbij je de medewerkers van dit kleine maar groeiende kantoor ondersteunt bij het ontwikkelen van hun praktijk.

Als IP administrator / secretaresse verricht je o.a. De volgende werkzaamheden:

• Opstellen en verzenden van correspondentie
• Inkomende post openen en scannen naar ons elektronische documentensysteem
• Uitgaande post verwerken en versturen
• Kosten boeken, facturen opstellen en naar klanten versturen of importeren in klantensystemen.
• Opstellen van documenten in Word, Excel en Adobe Acrobat
• Het up-to-date houden van ons elektronische archiveringssysteem met relevante data, kopieën van alle correspondentie en technische documenten
• Assistentie verlenen bij octrooiaanvrage proces
• Onderhouden en bijwerken van de klantendatabase zodat deze correct en actueel is
• Assistentie verlenen aan de leidinggevende van het kantoor middels agenda beheer, mailbeheer en het organiseren van reizen en team-activiteiten
• Assistentie verlenen aan de Formalities Officers en Octrooigemachtigden door middel van ad hoc administratieve taken
• Verwerken van inkomende declaraties en het maken en versturen van facturen
• Facilitaire werkzaamheden
• Bezoek ontvangen

• Minimaal 2 jaar secretariële ervaring opgedaan binnen een juridisch kantoor, bij voorkeur een octrooi- of merkenbureau
• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift, met zeer goede mondelinge en schriftelijke Engelse vaardigheden
• Affiniteit met deadlines en juridische procedures
• Nauwkeurig met aandacht voor detail
• Flexibel; in staat om te werken op eigen initiatief en onder tijdsdruk; blijft vriendelijk en kalm
• In staat om prioriteiten te stellen in je dagelijkse werk
• Je bent in het bezit van minimaal een mbo diploma niveau 4
• Gedegen kennis van Word, Outlook, Excel en PowerPoint en eventueel Adobe Acrobat

• Mogelijkheid tot thuiswerken;
• Een goed salaris tot €3.750,- (o.b.v. 37.5 uur en werkervaring);
• 27 vakantiedagen per jaar;
• Jaarlijkse prestatiebonus;
• Werknemersondersteuning programma.

Onze opdrachtgever is één van de grotere spelers in Europa op het gebied van intellectueel eigendom. Met een breed team van ruim 200 specialisten – waaronder octrooigemachtigden, merken- en modelgemachtigden en juristen – biedt de organisatie een geïntegreerde, full-service oplossing op het gebied van intellectueel eigendom. De werkomgeving is internationaal, professioneel en gericht op samenwerking en groei.