Het ministerie van Financiën heeft de ambitie om aanzienlijke verbeteringen door te voeren in de informatiehuishouding- en voorziening. Deze verbeteringen zijn essentieel voor het versterken van transparantie, efficiëntie en besluitvorming binnen de organisatie.
CDIO/IHH voert bij de DG’en van het kerndepartement het project Dossiers op Orde uit, met als doel de actuele dossiers van het ministerie van Financiën in volledige, goed geordende en toegankelijke staat zijn gebracht. Na een focus op het (p)SG-cluster, de GT en FZ in 2024-2025, zijn in 2026 ter afronding de dienstonderdelen van het SG-cluster, Audit Dienst Rijk (ADR) en Domein Roerende Zaken (DRZ) aan de beurt. Daarnaast worden kwalitatieve toetsen bij de IBTD, BBT en DFEI uitgevoerd.
Deze dienstonderdelen dienen - ondanks de onafhankelijke positie - te voldoen aan de kaders en richtlijnen die zijn vastgesteld in de RINFIN 2022 (met aandacht voor zowel de departementale kaders als haar eigen onafhankelijke positie) en relevante wet- en regelgeving.
Uiterlijk einde 2026 moeten bij de dienstonderdelen de actuele dossiers bij de ADR, DRZ, IBTD, BBT en DFEI in volledige, goed geordende en toegankelijke staat zijn gebracht. De expertise op het gebied van de informatiehuishouding berust bij de afdeling IHH, het feitelijk op orde brengen van de dossiers bij de lijn. Om grip te krijgen en te houden op zowel de kwaliteit als de voortgang wordt het op orde brengen van de dossiers als project aangepakt.
Om dit te bereiken zoekt de afdeling een projectmanagementdienst die resultaatverplicht het project inricht en uitvoert bij de dienstonderdelen ADR, DRZ, IBTD, BBT en DFEI.Onder het begrip projectmanagement wordt verstaan: het plannen, organiseren, uitvoeren en controleren van een project om specifieke doelen te bereiken binnen gestelde tijd, budget en scope, met een duidelijk begin en einde. Het omvat het managen van middelen, risico's en het team om een uniek resultaat te leveren. Toelichting op de ADR en DRZ:
- Audit Dienst Rijk: Het project richt zich op de informatiehuishouding van de secundaire- (bedrijfsvoering) en stuurprocessen. Buiten scope van het project valt het primaire proces: TeamMate+ is de hoofdapplicatie voor het primaire proces bij de ADR. Er wordt gebruik gemaakt van Digidoc Online voor de eindproducten van het primaire proces.
- Domein Roerende Zaken: Het project richt zich op de informatiehuishouding van de processen die in Digidoc Online opgenomen dienen te worden. DRZ voert het primaire proces uit in SAP en werkt met MS365 voor o.a. e-mail en projectplanning. Enkele medewerkers maken gebruik van Digidoc (let op niet met Digidoc Online) voor de parafenlijn. In Q2 2026 zal de toegang tot Digidoc Online technisch geregeld zijn. CDIO/IHH biedt DRZ kennis en expertise bij de uitvoering van het Informatie Beleidsplan (actuele en historische informatie).
Gezien de grootte van de dienstonderdelen en het aantal onder te brengen processen in het DMS, te weten Digidoc Online, van het ministerie van Financiën wordt rekening gehouden met een verdeling van de inzet van 60% bij de ADR en 15% bij DRZ en 15% voor de overige onderdelen.
De projectvoering:• Werk je met specialisten richtlijnen uit die de Archiefwet en het interne Kader vertalen naar de dienstonderdelen zodat zij weten wanneer een dossier op orde is (in welk systeem werken, welke informatie hoort in dossier, etc.);• Voer je voor de dienstonderdelen een analyse uit gericht op het vaststellen van de processen die dienen te lopen via Digidoc Online;• Stel je per dienstonderdeel een plan op voor de uitrol van het project Dossiers op Orde die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken. Het plan behelst o.a. inrichting uniforme dossierstructuur, uitvoeren van gebruikersmetingen, het aanbieden van op maat gemaakte iWerkt trainingen, het ontwerp van handleidingen/instructiemateriaal en communicatie, rapportages en borging;• Stuur je operationeel het team van (twee) kwaliteitsmedewerkers aan die medewerkers helpen met het op orde brengen van dossiers;• Communiceer je vlot met het management en medewerkers, en geef je presentaties om de opgave goed in te leiden en onderweg bij te sturen;• Stuur je op het resultaat om uiterlijk 2026 de actuele dossiers in volledige, goede geordende en toegankelijke staat te krijgen; en• Lever je voortgangsrapportages op aan het management. Je signaleert wanneer de voortgang stagneert en neemt initiatief om daarvoor oplossingen te vinden.
Als basis wordt de in 2024-2025 gehanteerde methodiek van Dossiers op Orde bij het (p)SG-cluster ingezet. Deze methodiek wordt aangepast op de behoeften bij de dienstonderdelen.
Deelresultaten:• Uitvoeren van een analyse per dienstonderdeel gericht op het vaststellen van de processen die dienen te lopen via Digidoc Online. Bij de ADR richt de analyse zich op de secundaire- (bedrijfsvoering) en stuurprocessen en het kennismanagement. Bij DRZ dient geanalyseerd te worden welke processen in Digidoc Online opgenomen dienen te worden; en• Aansluitend: opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak per dienstonderdeel op voor de uitrol van het project Dossiers op Orde die aansluit bij de bestaande aanpak, zodat alle medewerkers met hun huidige dossiers conform richtlijnen gaan werken. Het plan behelst o.a. inrichting uniforme dossierstructuur, uitvoeren van gebruikersmetingen, het aanbieden van op maat gemaakte iWerkt trainingen, het ontwerp van handleidingen/instructiemateriaal en communicatie, rapportages en borging.