Een Executive Secretary is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office om een uitstekende personeelservaring te bieden, terwijl hij/ zij secretariële ondersteuning biedt, de administratie beheert en archivering uitvoert.
Wat ga ik doen?
Als Executive Secretary ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office. Een Executive Secretary biedt secretariële ondersteuning, beheert de post en administratieve taken en voert alle archivering uit.
Je bent onder andere verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken volgens de hoogste standaarden:
Dagelijkse administratieve activiteiten uitvoeren van het directiekantoor volgens de normen, beleidsregels en procedures van Hilton
Secretariële ondersteuning bieden aan de General Manager en het Management team
Zorgen dat alle communicatie, met name met betrekking tot eigenaren, gasten (Guest Relations) en het regionale kantoor, snel en professioneel wordt afgehandeld
Kantoorbenodigdheden bijhouden
Interne en externe relaties identificeren en onderhouden
Agenda's organiseren en bijwerken
Reisplanning voor GM/HOD's/team members voor zakelijke reizen
Boekingen van onze eigenaren coördineren, gevolgd door VIP-procedure, inclusief het verwerken van daadwerkelijke reserveringen
Begroeten van bezoekers/gasten bij afwezigheid van GM
Plannen/organiseren/notuleren bij MT-vergaderingen
Plannen/organiseren/notuleren bij Operationele vergaderingen
Lid van het BHV team
Deadlines met betrekking tot acties/rapportage/projecten bewaken
MT-evenementen plannen, organiseren en beheren
Helpen bij de organisatie van speciale hotelevenementen/projecten maar ook ondersteunen van de HR afdeling met team member events
Specifieke projecten en onderzoek uitvoeren zoals bijvoorbeeld onze community events
Coördinatie van vouchers en donaties
Contactpersoon voor alle kunstpartners
Alle archivering uitvoeren
Waar zijn we naar op zoek?
Om deze rol succesvol te vervullen, moet zijn we op zoek naar een collega die zich herkent in het volgende:
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Engels en bij voorkeur ook Nederlands
Uitstekende administratieve en IT-vaardigheden
Toegewijd aan het leveren van een hoog niveau van gastenservice, zowel intern als extern
Flexibiliteit om te reageren op een reeks van verschillende situaties
Vermogen om onder druk te werken
In het bezit van een geldige Nederlandse verblijfs- en werkvergunning
Het zou in deze functie een pré zijn als je ook over de volgende vaardigheden beschikt:
Eerdere administratieve ervaring in een snel veranderende omgeving
Kennis van hotelbranche